Automatizar funciones financieras permite tener mejores prácticas en estrategias de cobranza. Esto es importante para poder obtener los pagos pendientes de nuestros deudores y, de esa manera, mayor liquidez y concentrarnos en otras operaciones financieras que también son relevantes. Sin embargo, las estrategias de cobranza que sigamos deben ser respetuosas con los clientes, sin dejar de ser firmes y con determinación. De esa forma lograremos tener un mejor control del flujo de efectivo sin perder la cartera.
La estrategia de cobranza puede definirse como el conjunto de procedimientos y métodos de cobranza que empleemos con el objetivo de recuperar la cartera vencida o por vencer. En este último caso se trataría de métodos de cobranza preventivos.
Gracias a contar con estrategias de cobranza seremos capaces de contar con orden respecto a la cartera y las tareas que debemos realizar con cada segmento de esta, para obtener los pagos correspondientes. Los segmentos, pueden ser clasificados de diferente forma; por ejemplo, en base a las etapas de cobranza; para así seguir métodos de cobranza diferente con cada grupo.
Antes de aplicar las técnicas que describimos más adelante, es necesario que tengas en cuenta algunos factores.
El tipo de deudor puede ser clasificado a partir de la causa del retraso en el pago; después de todo, es diferente tratar con una persona que tiene problemas de liquidez, que con otra que evade el pago por decisión.
Puesto que resulta distinta la forma cómo se aborda a un cliente moroso en cada una de las etapas de la gestión de cobranza. Lo ideal es que se tenga una estrategia tanto para la etapa preventiva (cuando aún no ha habido retraso en el pago), como en la etapa administrativa, extrajudicial y judicial.
Además, es importante considerar dentro de las técnicas de cobranza si se empleará un software de cobranzas, gracias al cual resultará más sencillo segmentar a los tipos de deudores y el tipo de cobranza. Los software para gestión de cobranzas también brindan el beneficio de poder programar las comunicaciones con los deudores, por diferentes vías (mensaje, llamadas de cobranza, etc.) e incluso diseñar plantillas personalizadas según el estatus del deudor.
La inteligencia artificial que poseen los softwares de gestión financiera de cobranza en la nube, resulta útil porque nos proporciona información del cliente que no tendríamos de otra forma. Por ejemplo, puede darnos una mejor comprensión de la capacidad de pago del cliente; y esta información debe alimentar las estrategias de cobranza.
Otro beneficio de la IA en sistemas de cobranzas, es que puede automatizar las tareas repetitivas, como sucede con el envío de recordatorios o llamadas telefónicas. De esa forma el equipo de cobranzas termina teniendo más tiempo para centrarse en tareas más difíciles.
Otras ventajas de la IA es que facilita la segmentación de clientes, mejorar la comunicación con estos e incluso personalizar las comunicaciones según el historial que se lleve con cada uno de ellos.
A continuación, compartimos algunas técnicas de cobranza que ayudarán a poder obtener el pago de las deudas vencidas; incluimos aquí estrategias de cobranza de cartera castigada.
Con mensajes o llamadas que permitan notificar a las personas respecto a las deudas que están por vencer o las deudas vencidas. Estas comunicaciones deben seguir un speech o guion que busque que la persona entienda los riesgos del retraso en el pago, así como las soluciones que tiene disponibles para no caer en este problema o para poder salir de él en el menor tiempo.
Existen diferentes motivos por los cuales los clientes se pueden retrasar en los pagos. Es importante analizarlos para a partir de ello ofrecerles un plan de pagos que evite que el retraso se prolongue y llegue a la fase de cobranzas extrajudiciales o judiciales.
El uso de software de gestión de cobranzas permitirá tener en orden la cartera y las fechas de pago de cada deudor. Asimismo, facilitará la programación de notificaciones de cobros o de deudas atrasadas según la etapa de gestión de cobranza en el que se encuentren.
Crear un incentivo es una estrategia de recuperación de cobranza que busca motivar a que cliente cumpla con el pago de su deuda. Después de todo esta acción lo hace sentir que la empresa le tiene consideración. Existen muchas formas de ofrecer incentivos; por ejemplo, a través de descuentos, bonos para compras futuras luego de liquidar la deuda, etc.
Es importante medir las estrategias que se están siguiendo para saber si están siendo o no efectivas. En el segundo caso es importante replantearlas. La medición de las estrategias a partir de indicadores trazados inicialmente, favorecerá la creación de informes que permitan optimizar los futuros procesos de cobranza.
Los departamentos de finanzas de las empresas muchas veces están sobrecargados de trabajo, a causa de que:
Sin embargo, con la automatización financiera es posible aligerar la carga del equipo financiero. Así el personal podría encargarse de aquellos procesos que sean más importantes; por ejemplo: realizar análisis financieros entre otros procesos contables o algún proceso financiero concreto, como la elaboración un plan integral.
Además, implementar la automatización de áreas como la gestión de crédito y cobranza trae beneficios adicionales, como la reducción de errores de entrada de datos, reducir los tiempos de procesamiento, así como los costos en contraste con lo que se invierte en equipo manual.
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