Guía para redactar mensajes de cobranza extrajudicial eficaces

La forma cómo escribimos los mensajes de cobranza puede marcar la diferencia en la forma cómo responda el cliente ante estas comunicaciones. Por eso es clave que sean planificados y revisados antes de ser enviados. 

Además de asegurarnos de que la redacción vaya acorde con la identidad de nuestra marca, también debemos ser cuidadosos con el tono de comunicación. Después de todo, un error podría hacer que un mensaje de cobranza a cliente se interprete como hostil, lo cual podría afectar no solo la reputación de la empresa, sino también acarrear problemas legales; puesto que en los diferentes países existen leyes de cobranza contra el hostigamiento.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Proceso de cobranza extrajudicial ¿qué es?
• Mensajes de cobranza extrajudicial: Ejemplos
  • 1. Mensajes de cobranza por sms: Ejemplos
  • 2. WhatsApp ejemplos de mensajes de cobranza
  • 3. Ejemplo de email para cobrar cliente

Proceso de cobranza extrajudicial ¿Qué es?

El proceso de cobranza extrajudicial se refiere a las acciones que las empresas realizan para recuperar pagos atrasados sin necesidad de acudir a instancias legales. Durante la etapa extrajudicial, se contacta al cliente a través de medios como llamadas, correos electrónicos o mensajes de texto de cobranza, con el objetivo de llegar a un acuerdo para saldar la deuda. Este proceso suele tener un tiempo límite, que varía según las políticas de cobranza de la empresa, y busca resolver el incumplimiento de manera amistosa y eficiente.

Mensajes de cobranza extrajudicial: Ejemplos

Aunque cada empresa estipula el momento en que se comienzan a enviar mensajes de cobranza extrajudicial, lo común es que el proceso inicie una vez que la deuda haya excedido el tiempo acordado de pago. Estas comunicaciones deben realizarse únicamente a través de los medios previamente autorizados por el cliente, asegurando siempre que el contacto sea directo. Es importante destacar que la deuda no debe ser revelada a terceros en ningún momento, ya que esto podría generar problemas legales y dañar la relación con el cliente.

1. Mensajes de cobranza por sms: Ejemplos

Este tipo de mensajes se caracteriza por su brevedad y concisión. Así que debes dominar la habilidad de decir mucho en poco: 

• Ejemplo 1:

Hola [Nombre], vemos que tienes un saldo pendiente de [monto]. Para evitar cargos extra, te pedimos que realices tu pago antes del [fecha]. Puedes pagar aquí: [link de pago].

• Ejemplo 2:

Hola [Nombre], tu saldo pendiente de [monto] sigue sin pagarse. Si necesitas asistencia o más detalles, estamos disponibles para ayudarte. Realiza tu pago aquí: [link de pago]. ¡Gracias por tu atención!

2. WhatsApp ejemplos de mensajes de cobranza

Antes de que tengas dudas sobre las comunicaciones por este medio, te recordamos que en la mayoría de países  es legal la cobranza por WhatsApp en tanto sea una comunicación directa con el cliente deudor y no se comparta la información en historias o grupos de este medio. Aunque siempre es prudente contar con la aprobación del cliente para incluir este medio de comunicación como parte del proceso de cobranza. Algunos ejemplos de recordatorio de pago por WhatsApp son los siguientes:

• Ejemplo 1:

Hola [Nombre], ¿cómo te encuentras? Queremos recordarte que aún tienes un saldo pendiente de [monto]. Para tu comodidad, hemos adjuntado los detalles de la factura. Si el pago ya ha sido procesado, puedes omitir este mensaje. Si no, te invitamos a regularizar tu cuenta mediante este enlace: [link de pago]. Para cualquier consulta o asistencia adicional, estamos a tu disposición. ¡Gracias por tu atención!

• Ejemplo 2:

Hola [Nombre], ¿cómo estás? Queremos informarte que el saldo de [monto] ha estado pendiente durante [número de días/semanas]. Sabemos que han podido surgir imprevistos que hayan influido en el retraso, por lo que estamos aquí para conversar y resolverlo en conjunto. Recuerda: es importante regularizar el pago para evitar cargos adicionales.

Si ya has podido resolver el inconveniente y estás listo para realizar el pago, aquí te adjuntamos los detalles de la factura y el enlace para hacerlo de manera rápida: [link de pago]. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda adicional, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de asesores: [forma de contacto].

Ejemplo de email para cobrar cliente

En el caso de un correo de cobranza, estos generalmente se usan para estrategias B2B, aunque también para B2C para el envío de la factura o cuando no ha habido respuestas por otros medios escritos. Aquí, igual que los mensajes de cobranzas por WhatsApp se pueden adjuntar documentos e imágenes.

A continuación, un ejemplo:

Asunto: Recordatorio de saldo pendiente – [Nombre de tu empresa]

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Esperamos que estés bien. Nos ponemos en contacto para recordarte que el saldo de [monto] correspondiente a la factura [número de factura] lleva 21 días pendiente. Sabemos que pueden haber surgido imprevistos que hayan retrasado el pago, por lo que te invitamos a regularizar la situación o ponerte en contacto con nuestros asesores para explorar opciones.

Adjuntamos los detalles de la factura y un enlace directo para que puedas realizar el pago de forma rápida: [link de pago].

Si ya has efectuado el pago, por favor ignora este mensaje. Si tienes alguna duda o necesitas ayuda, no dudes en contactarnos. Estamos a tu disposición para asistirte.

Valoramos mucho que puedas atender este tema a la mayor brevedad.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
[Datos de contacto]

La forma cómo escribimos mensajes a los clientes o cómo les hablamos en las llamadas telefónicas debe ser planeada de forma estratégica para mejorar los resultados. Además, es importante dar seguimiento a cada interacción para asegurarnos de que el cliente reciba la atención necesaria y se resuelvan sus dudas o inconvenientes de manera efectiva. Esto no solo aumenta la posibilidad de recuperación de la deuda, sino que también contribuye a mantener una relación positiva con la cartera.