¿Cómo debe ser un aviso de cobranza exitoso?

A pesar de tener implementada una estrategia de cobros, es común que algunos clientes de nuestra cartera se retrasen en sus pagos. En estos casos, es importante redactar avisos de cobranza que motiven a nuestros clientes a cumplir con sus deudas. Pero, ¿cómo podemos redactar avisos de cobranza efectivos? En este artículo, te proporcionaremos algunos consejos útiles al respecto.
¿Qué vas a encontrar en este texto?

El mejor momento para enviar un aviso de cobranza

Elementos de un aviso de cobranza

1. Nombre de la organización

2. Asunto

3. Contenido

4. Documentos de cobro

El mejor momento para enviar un aviso de cobranza

Los mensajes de cobranza pueden ser enviados tanto antes de que el cliente incurra en mora como después de que esto ocurra. En el primer caso, se trata de una estrategia de cobranza preventiva, mientras que en el segundo caso, buscamos que el cliente pague la deuda atrasada de forma voluntaria, evitando así recurrir a procesos legales. Un aviso de cobro correctamente redactado se convierte en una herramienta efectiva para reducir la cantidad de clientes morosos en nuestra cartera.

Elementos de un aviso de cobranza

Existen varias opciones para enviar avisos de cobranza, ya sea a través de cartas o notificaciones físicas enviadas por correo, así como también mediante mensajes por WhatsApp, SMS o correo electrónico.

Cada uno de estos medios de comunicación tiene características distintas. A continuación, nos enfocaremos en el contenido o elementos que debe incluir un correo electrónico de cobranza:

1. Nombre de la organización

Es crucial que el destinatario pueda identificar de manera confiable que se trata de un mensaje legítimo. Por lo tanto, es importante que el correo electrónico incluya el nombre de la organización o entidad encargada de la cobranza. Además, el mensaje debe ser enviado desde una dirección de correo electrónico corporativa.

2. Asunto

Al enviar un correo electrónico de cobranza, es importante asegurarse de que el asunto del mensaje sea claro y conciso. Esto ayudará a reducir las posibilidades de que el destinatario ignore el mensaje o lo descarte. A continuación, se presentan algunos ejemplos de asuntos que se pueden utilizar:

• Carta de cobranza
• Aviso de cobro
• Factura vencida

No obstante, en Moonflow te recomendamos que incluyas el nombre de tu empresa en el asunto del correo. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato: "Carta de cobranza - (Nombre de la empresa)". Sin embargo, es importante tener en cuenta que agregar el nombre de tu empresa en el asunto no significa que debas omitirlo en el contenido del mensaje. Es necesario incluirlo tanto en el asunto como en el cuerpo del correo electrónico. 

3. Contenido

Cuando redactamos avisos de cobranza, nuestro objetivo principal es informar al deudor sobre el pago pendiente y motivarlo a que lo realice. Para lograrlo, es fundamental enviar un mensaje claro que exponga la situación y brinde instrucciones precisas al cliente sobre la acción que debe tomar. A continuación, se presenta un ejemplo:

• Situación: tiene una deuda de S/2000 con 70 días de vencida. 
• Acción: necesitamos que efectúe el pago de esta factura en un plazo máximo de “x” días. 

Por otro lado, en cuanto al contenido textual del mensaje, debería tener las siguientes partes:

1. Estimado (nombre del cliente)
2. Saludo y presentación de la situación más la acción que debe realizar.
3. Mensaje de despedida. 
4. Firma del agente de cobranza a cargo de la cuenta con sus datos para facilitar el contacto inverso. 

Además, sería conveniente incluir en el mensaje las instrucciones detalladas sobre cómo realizar el pago.

4. Documentos de cobro

Dentro del correo electrónico de cobranza, es importante no olvidar adjuntar los documentos asociados, como la factura o el estado de cuenta.

Asimismo, es fundamental prestar atención al tono de comunicación utilizado en el aviso para lograr su éxito. El tono puede variar dependiendo del momento en el que se envíe el aviso. Por ejemplo, en una etapa de cobranza preventiva, el tono suele ser amigable y cordial.

En caso de retraso en el pago pero sin que haya transcurrido mucho tiempo, el tono puede ser de preocupación. Por último, si ha pasado suficiente tiempo como para considerar acciones legales, el tono puede ser más firme, sin llegar a ser amenazante o irrespetuoso. En este caso, el objetivo es notificar al deudor que, de no efectuar el pago antes de la fecha límite, se tomarán medidas legales para la recuperación de la deuda.

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