¿Por qué automatizar las cobranzas de tu empresa?

La buena gestión de las cuentas por cobrar es esencial para que tu empresa tenga liquidez. Después de todo, se trata de activos exigibles que permiten que el flujo de caja de tu negocio se mantenga sano. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es la automatización de cobranzas?
• ¿Cuál es el proceso que se aplica para la cobranza automatizada? 
• Métodos de cobranza automatizada
• Automatizar las cobranzas va más allá de optimizar las comunicaciones con clientes.
• Razones por las cuales las empresas usan software de cobros automatizados.

Una buena gestión de cobros parte desde el momento de la venta y facturación, por lo que es importante contar, desde antes con una adecuada política de gestión y cobro, de tal forma que la manera como se establezca el plazo de pago de los clientes sea conveniente para tu empresa. Y, del mismo modo, es necesario establecer políticas y una estrategia que permita que los encargados sepan cómo obtener el pago de las deudas, cómo contactar a los clientes y así lograr cobranzas efectivas.

Como se ve esta gestión implica varios procesos y estrategias de cobranza eficiente. Por lo mismo, automatizar las cobranzas resulta importante para garantizar el pago de las deudas de los clientes y contar con la liquidez necesaria para que la empresa siga funcionando. Para la automatización de cobranzas es esencial la implementación de un sistema de cobranza automatizada que garantice que tu empresa no pierda de vista las cuentas por cobrar más importantes (la de clientes morosos o las más caras); o para que las cuentas por cobrar, que todavía no hayan caído en morosidad, sigan manteniendo este score.

¿Qué es la automatización de cobranzas?

La cobranza automatizada es el uso de tecnología para gestionar y realizar el cobro de deudas de manera automática, sin intervención manual. Este proceso permite programar recordatorios y notificaciones para que los clientes realicen sus pagos a tiempo, optimizando la eficiencia y reduciendo errores humanos en la gestión de las cuentas por cobrar.

¿Cuál es el proceso que se aplica para la cobranza automatizada? 

El proceso de cobranza automatizada comienza con la generación automática de facturas y la programación de recordatorios de pago en fechas específicas. A partir de ahí, se envían notificaciones a los clientes mediante correos electrónicos, mensajes de texto u otros canales digitales. Si los pagos no se realizan a tiempo, el sistema envía recordatorios adicionales o aplica acciones de seguimiento. Todo el proceso se monitorea en tiempo real, lo que permite ajustar estrategias de cobro según el comportamiento del cliente, sin intervención manual.

Métodos de cobranza automatizada

Existen varios métodos automatizados que ayudan a gestionar las cuentas por cobrar de manera más efectiva y puntual, asegurando un flujo de caja constante.

• Débito automático: Los pagos se extraen directamente de la cuenta del cliente en la fecha de vencimiento.
• Recordatorios automatizados: El sistema envía recordatorios de pago vía correo electrónico, SMS o notificaciones.
• Pasarelas de pago integradas: Permiten a los clientes realizar pagos de manera directa y automática a través de diversas plataformas.
• Facturación recurrente: Se emiten facturas automáticas para pagos periódicos, como suscripciones. 

Automatizar las cobranzas va más allá de optimizar las comunicaciones con clientes

Muchos softwares online de cobranzas que ofrecen optimizar estos procesos solo se concentran en automatizar el envío de mensajes de cobranza a clientes o gestionar las llamadas que se tienen que realizar a estos; sin embargo, hay sistemas más complejos que pueden hacer mucho más que esto.

Por ejemplo, algunos usan inteligencia artificial para segmentar la cartera de clientes (cartera vencida, cartera castigada, etc.) e incluso brindan un análisis del estado de las cuentas por cobrar y de los deudores, entre otra información relevante para este proceso. De esa manera, son menos las tareas rutinarias que tienen que realizar los gestores de cobranza; por lo que pueden invertir más tiempo y recursos en lograr que el pago de las deudas atrasadas de los clientes se concrete, a partir de la elaboración de soluciones a medida de cada segmento o cliente particular. En consecuencia, la tasa de eficiencia mejora.  

Razones por las cuales las empresas usan software de cobros automatizados

Hay tres razones principales por las cuales las empresas prefieren usar sistemas de cobranza en piloto automático. Uno de ellos es que reduce los errores humanos en este tipo de procesos. Otro beneficio es que se agiliza la gestión de pagos, puesto que se tiene información en tiempo real del estado de estos, así no se gasta energía en procesos que ya han sido tratados o con clientes que ya han sido contactados (lo que suele suceder cuando se de hace de forma manual); en tercer lugar, se ahorra tiempo, facilitando el proceso de cobro. A esto podemos sumar el hecho de que se evita que los trabajadores realicen tareas repetitivas que no contribuyen a la eficiencia.  Por último, este tipo de sistemas te permite tener toda la información de la cartera en un solo lugar, por lo que favorece la toma de decisiones acertadas. 

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