10 consejos para mejorar tu gestión de cobranza | Moonflow

La gestión de cobranza es una de las áreas más críticas para cualquier negocio que venda a crédito; así como también para negocios que venden al contado o que aceptan pagos a corto plazo. La falta de control adecuado en este aspecto puede llevar a problemas financieros graves. Por eso, es importante conocer algunas técnicas efectivas para mejorar la gestión de cobranza y evitar la morosidad.

En este artículo, te presentamos 10 consejos prácticos que pueden ayudarte a optimizar la gestión de cobranza en tu empresa.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Utiliza un software de cobranza automatizado

¿Qué es un software de cobranza automatizado?

2. Establece una política de cobranza

¿Qué es una política de cobranza?

3. Ofrece incentivos de pago temprano

4. Capacita a tu equipo de cobranza

5. Ofrece opciones de pago flexible

6. Crea un proceso de resolución de conflictos

7. Monitorea tus métricas de cobranza

8. Categoriza a tus clientes

9. Facilita al usuario el detalle de su deuda

10. Reduce los beneficios de los clientes deudores

1. Utiliza un software de cobranza automatizado

En primer lugar, nuestra recomendación es que uses un software de cobranza automatizado.  Pero ¿de qué se trata?

¿Qué es un software de cobranza automatizado?

Los software para gestión de cobranzas son programas informáticos, que pueden o no estar en la nube, los cuales se usan para mejorar la gestión del departamento de cobranza. Las ventajas de usarlo son las siguientes: 

• Ahorrar costos operativos. 
• Mejorar la atención y el seguimiento de clientes. 
• Reducir errores.
• Permiten segmentar la cartera de clientes.
• Pueden integrarse con otros sistemas; aunque hay versiones bastante completas.
• Puedes automatizar recordatorios. 
• Puedes enviar facturas y recordatorios electrónicamente. 
• Algunos programas incluso te brindan informes que te permiten detectar deficiencias en tus procesos de cobranza. 
  

2. Establece una política de cobranza

Aunque la implementación de un software de cobranza es recomendable; también lo es tomar otras medidas; por ejemplo, establecer una política de cobranza. 

¿Qué es una política de cobranza? 

Se trata de una serie de procedimientos, planteados por la empresa, para cobrar los créditos que han proporcionado a sus clientes. Estas políticas se adaptan a las necesidades de cada organización; aunque en general deben  incluir una serie de elementos; por ejemplo: 

• Las condiciones de venta.
• Los plazos de cobro. 

Las ventajas de contar con una política de cobranza son: minimizar los conflictos, se evita tomar decisiones subjetivas, se toman decisiones apegadas a los acuerdos; deja en claro las normas de cobranza y, finalmente, permite homogeneizar el proceso. 

3. Ofrece incentivos de pago temprano 

Otra de las estrategias de cobranza que permitirán mejorar esta gestión, es ofrecer incentivos. Se trata de acciones que motivan a que los deudores paguen lo que deben. Puedes emplear diferentes medios para comunicar este beneficio; por ejemplo, mensajes por WhatsApp, correo electrónico, publicaciones en redes sociales, etc. Al ofrecer incentivos verás cómo reduce la tasa de morosidad o incluso se previene, aunque recuerda que es un proceso que debe realizarse bajo una estrategia. 

4. Capacita a tu equipo de cobranza

Un buen software de cobranza y las políticas no son suficiente, si no cuentas con personal capacitado a cargo de la gestión de cobranza; por este motivo, es necesario que inviertas en capacitar a tus empleados, no solo en temas de cobranza, sino también en el desarrollo de sus habilidades comunicativas e incluso en técnicas de negociación. 

5. Ofrece opciones de pago flexibles 

Es cierto que a las empresas no les conviene alargar el pago de las deudas que tienen pendientes; sin embargo, es mejor que el tiempo se alargue y se obtenga el pago, a que este no se realice. Por este motivo, planifica alternativas de pago flexibles, para ello, debes analizar las condiciones de tus clientes; de esa manera podrás diseñar un plan que se adapte a sus necesidades y posibilidades. Ofrecer opciones de pago flexibles evita que se llegue a cobranzas extrajudiciales. 

6. Crea un proceso de resolución de conflictos

Muchos conflictos con los clientes se dan en etapas tempranas y avanzan porque no se solucionan en esta fase. Por ello, es importante diseñar un proceso que permita solucionar dichos conflictos en sus diferentes etapas. De esa manera, se puede atender la demanda del cliente de forma oportuna e incluso establecer acuerdos, a tiempo, favorables para todas las partes. 

7. Monitorea tus métricas de cobranza

Es importante que hagas un seguimiento de tus métricas de cobranza, puesto que de esa manera tendrás un mejor control sobre todos los procesos de cobranza involucrados. Un buen manejo de tus KPI puede ayudarte a mejorar la gestión de cobranza, además de mejorar el flujo de caja y tener menos problemas de liquidez.  Algunos de los KPI de gestión de cobranza que deberías monitorear son los siguientes:

• Plazo promedio de cobranzas. 
• Estado de cobranza.
• Tasa total de deuda vencida.
• Porcentaje de clientes gestionados, entre otros.

8. Categoriza a tus clientes

Es importante analizar la situación de cada cliente y categorizarlos según su nivel de riesgo y la importancia financiera de sus operaciones. Esto permitirá emplear acciones concretas y personalizadas para cada segmento de usuario, lo que promoverá el pago oportuno y mejorará la experiencia del cliente. Es esencial evitar generar molestias a usuarios con un perfil comercial intachable y siempre cumplidor, y esto se logra mediante una segmentación cuidadosa y acciones específicas para cada grupo.

9. Facilita al usuario el detalle de su deuda 

Los retrasos en pagos pueden deberse a la dificultad para conocer los montos adeudados y las fechas de vencimiento de las facturas. Algunos usuarios tienen agendas ocupadas o falta de organización financiera, por lo que una relación comercial precisa y flexible es necesaria. El autoservicio, a través de plataformas web, aplicaciones móviles y respuestas automatizadas vía SMS, permitirá que los clientes de la cartera puedan consultar directamente sus deudas y otros criterios de transacciones.

10. Reduce los beneficios de los clientes deudores

Este consejo está orientado a clientes que reinciden en el retraso del pago de su deuda. El objetivo es que esta acción los motive a cumplir con sus pagos, puesto que será la única forma de recuperar los beneficios perdidos. 

En conclusión, la gestión de cobranza es crucial para cualquier negocio, ya sea que venda al contado o al crédito, y es fundamental para evitar problemas financieros graves. Sigue estos 10 consejos prácticos para mejorar la gestión de cobranza en tu empresa para ayudarte a optimizar la gestión de cobranza y reducir la morosidad. Recuerda que la gestión de cobranza es una tarea constante y que aplicar estas estrategias puede marcar la diferencia en la salud financiera de tu organización.