¿Qué es gestión de cobranza? Definición e importancia

Todo negocio que ofrezca productos o servicios al crédito, o que otorgue préstamos, debe contar con un área de cobranzas, o personal capacitado para que se encargue de este proceso. Y es que de un eficiente proceso de cobranza de un crédito depende que la empresa siga a flote, sin problemas de liquidez. En esta publicación, te contamos más acerca de la cobranza de una empresa y la importancia de la gestión de cobranza eficiente.

¿Qué encontrarás en este texto?

¿Qué es la cobranza?

¿Qué es la gestión de cobranza?

¿Cuál es la importancia de la gestión de cobranza?

¿Qué pasa si definimos mal la gestión de cobranza?

Algunas buenas prácticas para mejorar la gestión de cobranza

Realiza acciones preventivas

Diseña una buena estrategia de cobranza

Ten una buena base de datos de tus clientes

Cuenta con políticas y procesos de recuperación bien definidos

¿Qué es la cobranza?

Empecemos por la definición de cobranza. La cobranza es un proceso que consiste en cobrar a una persona o a una empresa por un bien o servicio prestado al crédito, o por un préstamo que se le ha otorgado. El servicio de cobranza puede ser realizado por personal de la misma organización, especializado en gestión de cobranzas y recuperaciones; aunque también puede tercerizarse. En este último caso, un beneficio es que los recursos humanos de la empresa no se distraen de sus actividades principales. 

¿Qué es la gestión de cobranza?

La gestión de cobranza es el proceso de administrar y controlar la recuperación de pagos pendientes de los clientes. En otras palabras, se trata del conjunto de estrategias y acciones diseñadas para asegurar que los clientes paguen sus deudas a tiempo, lo que garantiza la liquidez de la empresa y su capacidad para financiar sus operaciones.

Ahora que conoces cuál es la definición de cobranza y  de gestión de cobranza, te contamos acerca de en qué radica su importancia, así como también cómo una adecuada gestión de las cuentas por cobrar puede ayudar a que tu organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros.

¿Cuál es la importancia de la gestión de cobranza?

Luego de contarte qué es el proceso de cobranza, es necesario que hablemos acerca de la importancia de la cobranza. En líneas generales, podemos decir que la importancia de  la gestión de procesos de cobranza recae en que es una actividad que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento de cualquier empresa. 

Asimismo, esta no solo permite recuperar el dinero adeudado por los clientes, sino que también es una oportunidad para generar una cultura de pago responsable y rentabilidad para el negocio.

Aunque muchas veces la administración de la cobranza es vista como el paso final en el ciclo de gestión de créditos y cobranzas, no debe ser así; puesto que se trata de una parte integral del mismo; del mismo modo, hay que tener presente que durante la gestión de cobro de cartera, las organizaciones obtienen retroalimentación acerca de sus políticas de cobranza y actividades específicas del ciclo de cobranza, lo que permite que puedan realizar mejoras y ajuste en cada subproceso.

Por otro lado, la gestión de cobro también es importante porque puede ser vista como un área de negocio en sí misma; ya que busca generar rentabilidad convirtiendo las pérdidas en ingresos. Esto último se consigue mediante la recuperación de los montos adeudados, así como a través de la fidelización de los clientes, puesto que los clientes satisfechos tenderán a volver a solicitar servicios o productos a la compañía.

¿Qué pasa si definimos mal la gestión de cobranza de una empresa?

Las malas prácticas de cobranza pueden llevar a desarrollar estrategias equivocadas y costosas para tu organización; estos son algunos ejemplos de malas prácticas en la gestión de cuentas por cobrar y sus consecuencias:

• La refinanciación, renovación u otorgar nuevos créditos sin que el cliente haya cancelado el anterior; puesto que podría empeorar la situación de la cartera en el corto plazo, en especial si no se parte de un análisis detallado.
• Cobrar bienes o artefactos como forma de pago; ya que ocasiona la desorientación del gestor e implica altos costos de almacenaje y administración de los bienes; asimismo, ocasiona que el cliente tenga una percepción errónea del pago de sus obligaciones. 
• Orientar la cobranza de forma subjetiva; al considerar, por ejemplo, a algunos clientes como pérdida total o apelar a la buena voluntad para que estos paguen.
• Contratar empresas de recuperación de cartera sin haber evaluado su experiencia, métodos de contacto, reputación y el sistema de gestión de cobranza que utilizan. 
  

Algunas buenas prácticas de cobranza

Las buenas prácticas de cobranza son esenciales en la gestión de cobranzas y recuperaciones ya que ayudarán a que aumentes tu tasa de recaudo, y también ayudará a crear relaciones sólidas con los clientes. A continuación, compartimos algunas buenas prácticas que te ayudarán a mejorar la gestión de cobranza: 

1. Realiza acciones preventivas

Es mejor, como parte del proceso de cobranza en una empresa, tomar medidas que eviten la morosidad y permitan el cobro del dinero adeudado. Entonces ¿cómo gestionar una cobranza exitosa?

• Establece tus políticas de cobranza antes de dar créditos o préstamos. 
• Cuenta con una base de datos de cuentas por cobrar actualizada.
• Como parte de la gestión de cobro es importante educar al cliente, previo al desembolso, acerca de todo lo que implica acceder al crédito que le ofreces. 
• En la gestión de cobranza y recuperación de cartera, es necesario  establecer fechas de pago que sean mutuamente beneficiosas. 

1. Atiende a tiempo las quejas y reclamos; algunos clientes insatisfechos tienden a caer en la morosidad a modo de represalia por algún producto o servicio con el que están inconformes. 
2. Reconoce y premia a los clientes que cumplen puntualmente con sus pagos. 

2. Diseña una buena estrategia de cobranza

Como parte de la gestión de cobro de cartera, define si la cobranza se realizará de forma interna o externa; así como las medidas que se tomarán para contar con personal capacitado. Por ejemplo: 

1. Analiza y define el procedimiento de cobranza que realizarás. 
2. Si decides crear una unidad interna de cobranza selecciona y capacita a tu personal. Si esta no es una opción, quizá sea mejor derivar la tarea a empresas de cobranza especializadas (agencia de cobranza externa) que cuenten con sistemas de gestión de cobranzas eficientes. 
   
3. Evalúa la posibilidad de integrar un software de gestión de cobranza que te permita automatizar procesos y reducir errores. ¡Moonflow es una excelente alternativa!
4. Evalúa integrar un sistema de incentivos para los gestores de cobranza.  Podrías brindarles recompensas en base al flujo de recuperación efectiva. 

3. Ten una buena base de datos de tus clientes

El éxito de una buena gestión de cobro a clientes depende de contar con una base de datos actualizada y ordenada; los sistemas de cobranza para empresa online lo tienen; por lo que, si los implementas, te ayudarán a agilizar y optimizar tus procesos de cobros. Las características del sistema de gestión de cobranzas ideal son: 

• Que te facilite el monitoreo de clientes y clientes morosos. 
• Que genere reportes claros y precisos.
• Que te brinde un historial de las medidas tomadas. 
• Que te proporcione diferentes canales de cobranza. 

4. Cuenta con políticas de cobranza y procesos de recuperación bien definidos

Por ejemplo, establece políticas de cobro para el contacto con el cliente; implementa una estrategia de cobranza segmentada por niveles de riesgos (¡aquí también te puede ser de mucha ayuda un software de gestión de cobranzas!). Asimismo, te puede ser útil ofrecer una variedad de opciones de pago. 

En resumen, la gestión de cobranza es una actividad esencial para cualquier organización, ya que permite el mantenimiento de clientes y el crecimiento del negocio. Además, una adecuada gestión de cobro de cartera puede ayudar a que la organización tenga un flujo de caja saludable que reduzca sus riesgos financieros. Por otro lado, una mala gestión de cobranza puede llevar a estrategias equivocadas y costosas para la organización. Es importante implementar buenas prácticas como acciones preventivas, una buena estrategia de cobranza y una base de datos actualizada y ordenada para mejorar la administración del crédito y gestión de cobranza; para así garantizar el éxito en la recuperación de los montos adeudados.

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