Paso a paso para cobrar a un cliente que no quiere pagar

La gestión de cobranzas es un proceso delicado, en toda empresa. Después de todo, si los clientes pagan a tiempo y se mantiene una baja tasa de morosidad, el flujo de caja será favorable y la empresa podrá seguir funcionando y creciendo. Sin embargo, como parte de la cobranza, hay que saber cómo cobrarle a un cliente.

La forma cómo lo hagamos, influirá en la manera cómo reciba esta comunicación y la acción que realice luego de nuestro mensaje. En este contexto, es importante saber cómo cobrar a un cliente amablemente, tanto por temas financieros, como también con el objetivo de fidelizar a nuestra cartera.

En esta publicación, queremos orientarte para que sepas cómo cobrarle a una persona que te debe dinero, a través de 5 ejemplos, según la forma de contacto que hayas elegido. Incluimos frases para cobrar clientes amablemente que te ayudarán a crear un recordatorio de pago que sea efectivo en tu correo de cobranza o por cualquier otro medio de comunicación que elijas.  

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cómo cobrar amablemente a un cliente? - Ejemplo
• Mensajes de texto de cobranza ejemplos 
• Plantillas para cobrarle a un cliente WhatsApp
• ¿Cómo cobrarle a un cliente por correo? - Plantillas para los mensajes
• ¿Cómo cobrar a una persona por teléfono?
• ¿Cuáles son los mejores métodos para cobrar amablemente a un cliente corporativo?
  
• Bonus
  • ¿Qué pasos debes seguir para cobrar por mensaje a cliente?
  • ¿Qué mensajes funcionan mejor en el cobro preventivo?
  • ¿Cómo usar WhatsApp para cobrar con éxito?
  • ¿Cómo escribir mensajes para cobrar una deuda a una empresa americana?
  • ¿Cómo cobrar a un cliente que no quiere pagar sin ofender?
  • ¿Cómo mandar un mensaje por cobrar?
  • ¿Por qué es mejor un software de cobranza automatizado?

Cómo cobrar amablemente a un cliente – ejemplo

Cómo cobrarle a alguien sin que se enoje debe formar parte de tu estrategia de cobranza; sin embargo, el hecho de ser amable y respetuoso no quiere decir que no seamos serios con nuestra solicitud de pago.

Un consejo importante que te damos, antes de brindarte ejemplos de como cobrar sin quedar como el malo es que NO te comuniques con tu cartera, sin tener una plantilla o guion de comunicación previamente definido. De esa forma sabrás qué decirle al cliente según su perfil, cómo responder sus dudas; y brindarle soluciones en caso presente problemas de pago antes o después del vencimiento de su factura.

Contar, en este punto, con un software de cobranza de deudas suele ser sumamente efectivo para establecer recordatorios de pago, en las diferentes etapas de cobranza. Estos programas, permiten crear plantillas de cobranza que se envían en fechas estratégicas en cada segmento de tu cartera. Además, también te permiten un mejor control de las comunicaciones, incluyendo los pagos realizados y las promesas de pago obtenidas, entre otros KPIs importantes.  

A continuación, te contamos cómo cobrar a tus clientes por diferentes medios y te proporcionamos algunos ejemplos de mensajes de cobranza que puedes adaptar: 

Mensajes de texto de cobranza ejemplos

Cuando le hablamos a clientes por canales como mensajes a sus teléfonos móviles, tenemos una forma de comunicarnos diferente a otros. Y es que en el caso de SMS por ejemplo, debemos usar un mensaje de cobro corto. Esto nos impulsa a desarrollar formas de decir mucho en poco, ya que debemos considerar el límite de caracteres de este tipo de mensaje por cobrar.  A la vez hay que ser sumamente cuidadosos para que el tono de comunicación no se interprete como mensajes de cobranza agresiva.

En cuanto a como cobrar a un cliente moroso aquí hay algunos ejemplos:

• Estimado/a [Nombre], le recordamos que su saldo de [Monto] está pendiente. Agradecemos su pronta atención al pago. Si ya ha pagado, por favor ignore este mensaje.
• Estimado/a [Nombre], notamos que su saldo de [Monto] lleva una semana pendiente. Por favor, realice el pago aquí: [Enlace de pago]. Gracias.
• Estimado/a [Nombre], su saldo de [Monto] lleva un mes pendiente. Le recordamos que el pago es urgente para evitar el corte de su línea. Realice el pago aquí: [Enlace].

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Plantillas para cobrarle a un cliente por WhatsApp

Los mensajes de cobranza por  WhatsApp son una manera efectiva de cobrar deudas. De hecho, la cobranza por WhatsApp es más utilizada que la primera opción. Esto se debe, a que de esa manera se tiene un mejor control sobre la recepción del mensaje, por parte del cliente. Además, facilita la interacción con los gestores de cobranza, a través de chatbots que pueden resolver preguntas frecuentes, facilitando así el pago mediante enlaces o derivando a los clientes con predisposición a caer en mora, con el equipo de cobranza.

Los mensajes de cobranza por WhatsApp pueden hacerse durante cualquiera de las etapas del ciclo de cobranza. A continuación, te brindamos WhatsApp ejemplos de mensajes de cobranza que te ayudarán en tu estrategia. 

Ejemplo 1: 
¡Saludos [Nombre del Cliente]!

Te escribimos porque hemos notado que tu factura [Número de factura] vencerá el próximo [Fecha de vencimiento].

Para evitar caer en moras e incurrir en cobros adicionales, puedes realizar el pago en el siguiente enlace [enlace de pago]

Si tienes dudas o necesitas reprogramar el pago de tu deuda, responde este mensaje y te contactaremos con un asesor.

¡Que tengas buen día! 

Ejemplo 2: 
¡Hola [Nombre del Cliente]!

Esperamos que estés teniendo un buen día. Solo queríamos recordarte que hoy es el día de vencimiento de tu factura [Número de factura].

Para evitar inconvenientes y cargos adicionales, puedes realizar tu pago de manera rápida y sencilla haciendo clic en el siguiente enlace [enlace de pago].

Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda con alguna gestión, estamos aquí para asistirte. Puedes responder a este mensaje y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.

Gracias por tu atención y confianza. ¡Que tengas un excelente día!

Cómo cobrarle a un cliente por correo - Plantillas para los mensajes

Los correos de cobranza son una de las formas más efectivas cómo cobrar una deuda. Muchos clientes prefieren este medio de contacto porque es menos invasivo que una llamada telefónica o un mensaje de texto, por lo que pueden revisarlo en cualquier momento y hora del día.

Lo ideal, si recurres a correos para cobrar deudas es que sean parte de tu cobranza preventiva. Es decir que los envíes antes del vencimiento de la factura, para que los clientes tengan tiempo de organizarse y pagar. Debido a que se trata de una forma preventiva de cobrar, lo ideal es que uses un tono amable en esta comunicación; que recuerdes las condiciones de pago; las consecuencias de retrasarse en saldar lo adeudado y; que incluyas las formas de pago disponibles.

Si bien los e-mails de cobranza son generalmente usados en estrategias preventivas; por lo que se envían antes y el mismo día del vencimiento de la factura; también puedes usarlos para comunicaciones posteriores al retraso; aunque si los clientes no pagan ni se comunican con tus gestores de cobranza para regularizar su situación, será conveniente que recurras a otras vías de comunicación. 

A continuación, compartimos un ejemplo de mensaje de cobranza por correo electrónico.

Ejemplo 3

Asunto: Tu recibo de pago [Nombre de tu empresa] está próximo a vencer
Hola [Nombre del Cliente]

Esperamos que te encuentres bien. Te escribimos para comunicarte que tu recibo del mes [Número de recibo] vencerá el próximo [Fecha de Vencimiento]. ¡Por eso, te ayudamos recordándote nuestros medios de pago!

[Lista de medios de pago y enlaces para pagar]

¡Paga antes del vencimiento y evita cobros por moras!

En caso de que ya hayas efectuado el pago, por favor omite este mensaje 
¡Que sigas pasando un excelente día!

Atentamente

[Tu nombre]
[Tu cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]

Ejemplo 4: Correo de cobranza por deuda vencida:

Asunto: Recordatorio de pago urgente: Factura vencida

Estimado/a [Nombre del Cliente],

Esperamos que se encuentre bien. Nos dirigimos a usted para informarle que su factura correspondiente al mes [Número de Recibo] venció hace [Número de días] el [Fecha de Vencimiento].

Es muy importante abordar esta situación de inmediato para evitar cargos adicionales y asegurar la continuidad de nuestros servicios. Le instamos a realizar el pago de forma urgente utilizando los siguientes medios:

[Lista de medios de pago y enlaces para pagar]

Si ya ha realizado el pago, le agradecemos y le pedimos disculpas por este recordatorio. En caso contrario, le solicitamos encarecidamente que aborde esta situación sin demora.

Si requiere asistencia o desea discutir un plan de pago alternativo, estamos aquí para ayudarle.

Agradecemos su pronta atención a este asunto y esperamos recibir su pago a la brevedad posible.

Atentamente,

[Tu nombre]
[Tu cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]

Vale la pena agregar que es recomendable incluir algo de diseño y branding a tu correo de acuerdo a la marca de tu empresa, incluyendo logos, colores y otros elementos. Esto le agrega mayor credibilidad a tu email. Un software de cobranza con funcionalidades de cobros a través de correo electrónico puede ser una buena solución en este caso, pues te permiten personalizar las plantillas de los correos de acuerdo a la identidad de tu marca.

¿Cómo cobrarle a una persona por teléfono?

Finalmente, otras de las formas cómo cobrar amablemente, es por teléfono. En general, este método suele usarse cuando el cliente ha caído en mora, puesto que es posible que los mensajes de correo o texto no hayan sido leídos por el cliente. Esta forma de contacto, no solo es una estrategia para obtener el pago cuando se cae en mora, sino también para conocer los motivos del retraso y tener la oportunidad de llegar a acuerdos de pago antes que la deuda crezca.

Estratégicamente, las llamadas de cobranza deben hacerse en un tono amable, para que la otra persona se abra al diálogo y esté dispuesta a negociar. Asimismo, antes de llamar, debes asegurarte de que hablas con la persona correcta, por lo que contar con una base de datos de clientes actualizada y confirmada es vital.

Esto se debe a que legalmente está prohibido comunicar la deuda de una persona a terceros; por lo mismo, antes de informar el motivo de tu llamada, debes validar su identidad; te debes identificar con tu nombre, el nombre de la empresa por la cual llamas y el motivo. Cuando expreses el motivo, el cual es la deuda a saldar, expón el concepto y las consecuencias del incumplimiento. Asimismo, debes predisponerte a escuchar a la otra parte para llegar a un acuerdo de pago y finalmente registrar dicha interacción. 

Ejemplo 5:

Buenos días/tardes, [Nombre del Cliente]. Mi nombre es [Tu Nombre] y estoy llamando en representación de [Nombre de tu Empresa]. ¿Cómo se encuentra hoy?

En este punto, corroboras la identidad de la persona al otro lado de la línea, para luego avanzar al paso siguiente.

El motivo de mi llamada es discutir sobre la factura pendiente con número [Número de Factura] que venció el [Fecha de Vencimiento]. Queremos asegurarnos de que recibiste nuestro mensaje. E informarte que, según nuestras condiciones de pago, empezará a cobrarse un recargo, por pago atrasado, de no regular la situación. Por favor indícanos qué medio de pago usarás para poder ayudarte con el proceso.

Este mensaje evita que el cliente se excuse con facilidad; y puedes evaluar su predisposición a pagar. Tras esta primera intervención, debes permitir que se exprese con libertad, para comprender su situación y proponer, si hay intención de pagar, un nuevo compromiso de pago. 

¿Cómo definir un guion de comunicación efectivo para cobranzas telefónicas?

Para elaborar guiones exitosos, la clave es tener identificados los diferentes perfiles de clientes. Una vez esté claro, lo que sigue es crear scripts sencillos y directos que ayuden a que el cliente acceda a la información de forma clara. 

La estructura de un guion de cobranzas telefónicas básica, implica:

1. Saludar, confirmar el nombre de la persona, presentarte y mencionar la empresa que representas.
2. Exponer la deuda (monto, fecha de vencimiento) y la situación.
3. Escuchar al cliente para entender su situación.
4. Ofrecer soluciones basadas en la interacción con el cliente.
5. Llegar a acuerdos.
6. Agradecer la respuesta, el compromiso y repetir los términos del acuerdo.
7. Concluir la llamada y registrarla.

¿Cuáles son los mejores métodos para cobrar amablemente a un cliente corporativo?

Los correos de cobranza son uno de los mejores métodos para cobrar amablemente a un cliente corporativo, ya que combinan profesionalismo y formalidad con un enfoque respetuoso. Este canal permite estructurar el mensaje de manera clara, incluyendo detalles importantes como el monto adeudado, la fecha límite de pago y las opciones disponibles para liquidar la deuda. Además, los correos ofrecen un registro escrito que sirve tanto para la empresa emisora como para el cliente, lo que ayuda a evitar malentendidos. 

Aquí un ejemplo de e-mail de cobranza B2B

Asunto: Recordatorio de pago pendiente – Factura [Número de factura]

Estimado/a [Nombre de contacto en la empresa]

Mis cordiales saludos

Escribimos para hacerle presente que la factura [Número de factura], emitida el [fecha de emisión], por un monto de [monto adeudado], sigue pendiente de pago. Según el acuerdo establecido, el pago debía haberse realizado el [fecha de vencimiento], por lo que le solicitamos que pueda proceder con el pago a la mayor brevedad posible.

Compartimos los detalles de la factura:

• Factura N°: [Número de factura]
• Monto adeudado: [Monto]
• Fecha de vencimiento: [Fecha]
• Método de pago: [Detalles sobre los métodos de pago disponibles]

Si ya ha realizado el pago, le agradecemos de antemano y le pedimos que ignore este mensaje. En caso contrario, quedamos a su disposición para cualquier consulta o detalle adicional.

Agradecemos su pronta atención a este asunto.

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

[Tu puesto]

[Nombre de tu empresa]

[Teléfono de contacto]

[Correo electrónico]

Bonus

Ahora que conoces un poco más acerca de cómo solicitar un pago amablemente, queremos darte un poco más en esta publicación, por eso respondemos algunas preguntas frecuentes acerca de mensajes para cobrar deudas.

¿Qué pasos debes seguir para cobrar por mensaje a clientes?

• Clasifica a los clientes: Organiza a los deudores según el tiempo de atraso y el monto adeudado.
• Selecciona el canal adecuado: Usa WhatsApp, SMS o correo electrónico según la preferencia del cliente.
  
• Diseña mensajes efectivos: Prepara guiones o plantillas que incluyan monto, fecha límite y opciones de pago.
  
• Elige momentos clave: Envía recordatorios antes de la fecha de vencimiento y realiza seguimientos si es necesario.
  
• Registra la interacción: Documenta cada contacto y respuesta para ajustar estrategias futuras.
  
• Ofrece soluciones flexibles: Propón alternativas como planes de pago si el cliente tiene dificultades.

¿Qué mensajes funcionan mejor en el cobro preventivo?

Los mensajes que funcionan mejor en el cobro preventivo son aquellos que combinan claridad, personalización y amabilidad. Deben ser breves, recordando la proximidad de la fecha de vencimiento y destacando los beneficios de mantener los pagos al día. Además, es útil incluir opciones de contacto o enlaces directos para facilitar el proceso de pago y ofrecer flexibilidad en caso de problemas para cumplir con la deuda.

¿Cómo usar WhatsApp para cobrar con éxito?

Para cobrar con éxito a través de WhatsApp, es esencial seguir una estrategia bien estructurada. Comienza segmentando a los clientes morosos según el nivel de atraso en sus pagos, lo que te permitirá priorizar a aquellos con deudas más urgentes. Luego, automatiza el envío de mensajes en momentos clave, como cuando se acerca la fecha de vencimiento o para confirmar el recibo de pago, lo que optimiza el proceso y reduce la carga de trabajo manual. 

Es importante, al momento de redactar los mensajes, personalizarlos para que transmitan empatía y urgencia. Esto ayuda a motivar al cliente a resolver la deuda sin que se sienta presionado o incomprendido. Además, considera ofrecer soluciones flexibles, como planes de pago adaptados a la situación del cliente, lo que no solo facilita la liquidación de la deuda, sino que también contribuye a mantener una relación positiva y de confianza.

¿Cómo escribir mensajes para cobrar una deuda a una empresa americana?

Cómo cobrar una factura vencida a una empresa americana, es decir fuera del país, no es muy diferente a como se haría con empresas locales, ya que lo que debe primar es un tono de comunicación formal y amable. En este caso, lo ideal es usar un medio de comunicación como el correo electrónico, que es el preferido para cobranzas B2B. El idioma también debería ser inglés, salvo que el receptor del mensaje hable español.

¿Cómo cobrar a un cliente que no quiere pagar, sin ofender?

Cómo cobrar a alguien que te debe dinero no es un proceso sencillo, en términos de que hay que obtener el pago, pero sin perder la relación con el cliente; incluso cuando se trate de un cliente en mora. En este punto la forma cómo cobrar dinero se hace crucial.  

La clave es abordar la situación con respeto y profesionalismo. Debes comunicarte de manera clara y directa, proporcionando todos los detalles relevantes sobre la deuda. Además, es importante mantener un tono cordial y empático, mostrando comprensión por cualquier dificultad que el cliente pueda enfrentar y ofreciendo soluciones, como opciones de pago o planes de abono. 

1. Mensaje a cliente con retraso en el pago

Hola [Nombre], 👋 Te escribo para recordarte que el pago de [monto] por [factura/servicio] está pendiente desde [fecha]. Puedes realizar el pago fácilmente a través del siguiente enlace: [enlace de pago]. Si necesitas discutir tu situación o encontrar una solución para el pago, por favor contáctanos. ¡Gracias por tu comprensión! 👍 — [Tu Nombre] de [Tu Empresa]

2. Mensaje a cliente para último día de pago

Hola [Nombre], 👋 Este es un recordatorio de que hoy es el último día para realizar el pago de [monto] por [factura/servicio]. Puedes completar el pago fácilmente a través del siguiente enlace: [enlace de pago]. Agradecemos tu pronta atención. ¡Gracias! 👍 — [Tu Nombre] de [Tu Empresa]

¿Cómo mandar un mensaje por cobrar?

Cobrar dinero puede ser más fácil si sabes cómo mandar un mensaje por cobrar. Así que suma a tu estrategia de cómo cobrar dinero amablemente la implementación de un software de cobranzas que te permita el envío masivo de mensajes de cobranza a tu cartera.

¿Por qué es mejor un software de cobranza automatizado?

Porque mientras que los programas de envío masivo de SMS o correos electrónicos son útiles, un software especializado en cobranzas ofrece la ventaja de centralizar toda la información de tus comunicaciones de cobro.

Esto no solo facilita el seguimiento y la gestión de las cuentas pendientes, sino que también te ayuda a mantener un registro detallado de cada interacción. Además, estos sistemas suelen ofrecer plantillas personalizables y funciones automatizadas que pueden hacer el proceso de cobro más organizado y menos laborioso.

Ahora que sabes cómo cobrar educadamente por diferentes medios, te invitamos a optimizar tus comunicaciones de cobranza y el control de estos mensajes con un software especializado. Aprovecha todas las funcionalidades que estos programas de cobranza tienen para ofrecerte.