Problemas de cobranza en una empresa y cómo solucionarlos

Según El Economista, las pequeñas y medianas empresas mexicanas pueden llegar a perder hasta 5,000 pesos diarios por una mala gestión contable. Un motivo de esta pérdida de dinero es la persistencia en el uso de métodos tradicionales o hasta obsoletos para llevar su contabilidad, por ejemplo, ¡el uso de libretas de apuntes!

Los apuntes a mano no solo dificultan la gestión de las ventas, sino también el seguimiento de los productos o servicios vendidos a crédito. Sin un sistema moderno de contabilidad y cobranzas, la empresa enfrenta un alto riesgo de errores, pérdida de información y demoras en la recuperación de pagos, lo que puede afectar su flujo de caja y estabilidad financiera.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cuáles son los problemas más comunes de cobranza?
  
  • 1. No contar con un área de cobranzas interna
    
  • 2. Tener el registro de cobranzas desorganizado
  • 3. No segmentar la cartera
  • 4. Errores en el envío de facturas 

¿Cuáles son los problemas más comunes de cobranza?

En cuanto a cuáles son los problemas de cobranza en las empresas mexicanas, algunos de los más comunes son:

1. No contar con un área de cobranzas interna

Así como es fundamental contar con un equipo de ventas, también lo es disponer de personal especializado en cobranza. No es necesario tener un equipo grande, pero sí profesionales dedicados exclusivamente al seguimiento de cuentas por cobrar, control de pagos, elaboración de balances, detección de morosidad y aplicación de estrategias de recuperación. La falta de un área de cobranza interna puede provocar retrasos en los pagos, pérdida de ingresos y problemas en el flujo de efectivo.

Si no cuentas con el presupuesto para contratar personal especializado en cobranza, puedes optar por tercerizar el servicio con un despacho de cobranza. Otra alternativa más eficiente y rentable a largo plazo es implementar un software de cuentas por cobrar, lo que te permitirá automatizar el seguimiento de pagos, reducir costos operativos y mejorar la gestión de la cartera de clientes.

2. Tener el registro de cobranzas desorganizado

Otro error común es no gestionar la cobranza en una sola plataforma. Todavía hay empresas en México que utilizan libretas físicas o programas no especializados, como Excel, para administrar sus cobros. Esto impide llevar un control preciso de las fechas de vencimiento, el estado de los pagos y el tiempo de morosidad, en caso de haberlo.

La solución a este problema es la digitalización de la cobranza. El uso de sistemas de cobranza en la nube es ideal, ya que permite contar con una única fuente de información, siempre actualizada y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

3. No segmentar la cartera

Un error común en la gestión de cobranza es no segmentar la cartera de clientes. Tratar a todos de la misma manera sin considerar sus particularidades puede afectar la efectividad de la recuperación de pagos y generar ineficiencias en el proceso.

Para solucionar este problema, es fundamental establecer criterios de segmentación. Se puede clasificar a los clientes según su historial de pagos, diferenciando a los puntuales de aquellos con mora temprana o tardía. También es posible segmentarlos por tipo de deuda, antigüedad de la cuenta, capacidad de pago o incluso por el canal de contacto más efectivo para cada grupo.

Con el uso de software de cobranza con inteligencia artificial, esta segmentación puede automatizarse para identificar patrones de comportamiento y aplicar estrategias personalizadas que mejoren la tasa de recuperación.

4. Errores en el envío de facturas

El uso de procesos manuales en la gestión de cobranza puede provocar errores en el envío de facturas, como no enviarlas a tiempo, incluir información incorrecta o, en el peor de los casos, enviarlas al destinatario equivocado. Este último error, además de generar confusión, podría derivar en problemas legales, ya que difundir la deuda de un cliente a terceros está prohibido.

Para evitar estos inconvenientes, la automatización del envío de facturas es fundamental. Implementar tecnología, como un software de cobranza, permite programar el envío de facturas y recordatorios en fechas estratégicas, asegurando que cada cliente reciba la información correcta en el momento adecuado. Esto no solo reduce errores, sino que también mejora la eficiencia y el cumplimiento en los pagos.

¿Identificaste estos errores en tu proceso de cobranza? Recuerda que la mayoría de ellos pueden solucionarse con la implementación de un software de cuentas por cobrar. ¡Te invitamos a conocer Moonflow!