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Artículo por: Moonflow
¿Qué es la administración de cuentas por cobrar? Esta es conocida también como gestión de cuentas por cobrar y consiste básicamente en comprender cuánto es el dinero que deben los clientes y encargarse de cobrarles.
La administración financiera de cuentas por cobrar es un proceso que debe gestionarse de forma proactiva, puesto que errores en la gestión podrían desembocar en problemas con el flujo de caja de la organización, y caer en una gestión de la cartera castigada, la cual es muchas veces costosa y difícil de llevar.
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Administración cuentas por cobrar: 10 tips
1. Prioriza las cobranzas en función al riesgo
2. Programa el envío de facturas en el menor tiempo posible
3. Facilitar el pago a los clientes
4. Hacer un seguimiento especial a las cuentas de pago lento
5. Resuelve disputas a tiempo para que no deriven en moras
6. Medir el desempeño de tu equipo de cobranzas
7. Define y respeta tus políticas de cobranza
8. Implementa estrategias de cobranza proactiva
9. Automatiza todo lo que sea posible
10. No tercerices: mejora tus recursos
Administración cuentas por cobrar: 10 tips
En esta publicación de Moonflow, software de cartera te brindamos 10 consejos que te ayudarán con la administración de las cuentas por cobrar.
1. Prioriza las cobranzas en función al riesgo
En general las empresas están acostumbradas a centrarse en el cobro de las cuentas con un monto de deuda mayor, en vez de en el riesgo que representan. Esta práctica debe cambiar si se quiere aumentar el éxito en las cobranzas. Si se prioriza el riesgo sobre el monto existe la posibilidad de reducir la tasa de morosidad, además de dejar de invertir energías en cuentas que no necesariamente tienen riesgo de morosidad.
Administración de cuentas por cobrar | ejemplo de cuenta que prioriza el riesgo:
La empresa Préstamos Rápidos ha decidido que para mejorar la administración de cuentas por cobrar va a centrarse en priorizar las cuentas con riesgos a morosidad. Para esta estrategia, ha decidido implementar un software de cobranza con IA. Gracias a la implementación de esta tecnología no solo tiene una base de datos completa y actualizada de su cartera, sino que la tecnología IA, puede analizar el comportamiento de pago de los clientes de su cartera para detectar las cuentas que predisposición a cambiar su comportamiento de pago y caer en morosidad en el próximo mes.
El software de cobros con IA identifica entonces clientes con alto riesgo y comienza a ejecutar estrategias proactivas que eviten la morosidad. Por ejemplo: ofrecer un descuento por pago temprano, brindar al cliente la opción de reducir los montos mensuales y extender el plazo de su deuda, etc.
2. Programa el envío de facturas en el menor tiempo posible
El envío de facturas a tiempo es clave para una administración de cuentas por cobrar eficiente. Después de todo, muchas omisiones o moras se deben a que el cliente no cuenta con la factura que debe pagar a tiempo. La automatización es una solución eficaz para que esta programación sea eficiente. Además, permite el rastreo para conocer si el cliente ha recibido la comunicación o no.
3. Facilitar el pago a los clientes
Así como el envío de facturas a tiempo es crucial para mejorar la ratio de cobranza, también lo es facilitar los medios de pago a clientes. Tener un único medio no es efectivo en la administración cuentas por cobrar porque no todos los clientes de la cartera usan el mismo medio. Es por eso que además del pago en efectivo o transacciones bancarias, puede ser conveniente usar pasarelas de pago, envío de enlaces de pago para pagar, QR, entre otras alternativas.
4. Hacer un seguimiento especial a las cuentas de pago lento
Pese a las diferentes acciones que se tomen para una buena administración de las cobranzas siempre existirá el riesgo de cuentas de pago lento, es decir aquellas que demoren más en pagarse o que no se paguen nunca. Este riesgo puede evitarse si antes se ha hecho un correcto filtro de los usuarios con acceso a crédito. Pero también, si ya existen es importante seguirlas para agotar todas las formas posibles y admisibles de obtener el pago. Dejarlas de lado no es una opción, ya que si se acumulan pueden afectar el flujo de caja de la empresa.
El uso de un software de cuentas por cobrar es de nuevo una solución eficaz tanto para el seguimiento como para la detección temprana. En cuanto a la forma de abordarlas, la mejor es de forma directa en el menor tiempo posible, mediante canales como las llamadas telefónicas que permiten comprender mejor los motivos del retraso.
5. Resuelve disputas a tiempo para que no deriven en moras
Una de las causas de retrasos en el pago de los clientes son disputas que no han llegado a cierre, y que en consecuencia generan insatisfacción en la cartera. Para mejorar la administración de las cobranzas es crucial estar atentos a las reclamaciones que puedan surgir para que estas no se prolonguen y lleguen a buen término.
Al detectar una disputa, es importante analizarla inicialmente de forma interna antes de involucrar a los clientes. Asimismo, mantener activos y abiertos los canales de comunicación para que estas puedan manifestarse y resolverse. Y finalmente, llevar un registro del estado de dichas disputas para conocer si llegaron a solucionarse o no para tomar las medidas correspondientes.
6. Medir el desempeño de tu equipo de cobranzas
Esto es importante puesto que, si no eres capaz de identificar qué está mal y qué funciona, no tendrás idea de qué debes resolver y cómo. Por eso, establece tus métricas de cobranza clave, haz reportes periódicos y toma decisiones estratégicas en base a toda esta información.
7. Define y respeta tus políticas de cobranza
Así como es importante definir tus políticas de crédito para evitar darlo a personas insolventes o con riesgo de morosidad; es importante que también definas y respetes tus políticas de cobranza. Estas se refieren a las condiciones bajo las cuales se realizan los pagos, incluyendo por ejemplo las fechas de vencimiento, los cargos por pagos atrasados, etc. Además de tenerlas definidas es importante que sean comunicadas claramente a los clientes y respetadas por los gestores de cobranza.
8. Implementa estrategias de cobranza proactiva
Aunque es importante cobrar las cuentas en mora para obtener liquidez y reducir los días de morosidad, es importante también que no descuidemos la cobranza proactiva.
Los sistemas automatizados de cobranza pueden ayudarte con estas acciones, ya que tienen la capacidad de enviar recordatorios o programar llamadas con clientes desde el día 1 que se registre morosidad en su cuenta. De esa manera puedes comunicar amablemente que ha habido una omisión en el pago, y que es importante ponerse al día para no sumar costos de intereses en la factura ni afectar el historial crediticio.
9. Automatiza todo lo que sea posible
La implementación de tecnologías como los programas de cobranza con IA, es una ayuda para los gestores y supervisores de cobranza. Esto se debe a que facilitan la automatización de tareas repetitivas en el área. En consecuencia, liberan a los recursos para concentrarse en otras labores más estratégicas que demanden sus conocimientos, especialización y trato directo con los clientes.
10. No tercerices: mejora tus recursos
Aunque la tercerización de cobranzas puede resultar atractiva para algunos negocios, hay que saber identificar cuándo es conveniente y cuándo es mejor dotar al equipo de cobranzas de sus propias herramientas.
Si bien la tercerización evita que tengas que encargarte de cobrar a clientes, puede jugarte en contra, ya que representa una pérdida de control parcial o total de esta área lo que podría repercutir en la imagen que se percibe de tu marca. Por otro lado, la información de cobranza es valiosa para el resto de tus procesos financieros y operativos, por lo que no debes privarte de tenerla y monitorearla.
Estos son 10 consejos que te serán de ayuda para una mejor administración de cuentas por cobrar. Síguelos y no olvides implementar Moonflow para procesos más eficientes en cobranzas.
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