¿Qué es un recordatorio de pago?

La Ley N°. 21.320 establece límites claros sobre la frecuencia con la que se pueden realizar recordatorios de pago en procesos de cobranza extrajudicial. Pero ¿qué es un mensaje de recordatorio de pago y qué dice esta ley?

En primer lugar, un mensaje de recordatorio de pago es una comunicación dirigida al deudor para informarle sobre una obligación pendiente, con el fin de facilitar su cumplimiento antes de que se inicie un proceso de cobranza formal.

Según la Ley N° 21.320, cuando estos recordatorios se envían por medios como mensajes de texto, correos electrónicos o aplicaciones de mensajería instantánea, están sujetos a un límite de dos gestiones por semana, con al menos dos días de diferencia entre cada una. Además, si se realizan a través de llamadas telefónicas o visitas, solo se permite un contacto por semana.

Estos límites buscan garantizar que las gestiones de cobranza sean razonables y respeten la privacidad del consumidor, evitando prácticas abusivas o invasivas.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Gestión de recordatorios de pagos en empresas
  
  • 1. Programar los envíos con anticipación
  • 2. Automatizar el proceso de recordatorios
  • 3. Diversificar los medios de pago
  • 4. Analizar la información de cobranzas para mejorar tus procesos
  • 5. Crear recordatorios de pago útiles y detallados enfocados en el cliente

Gestión de recordatorios de pagos en empresas

Aclarado el concepto, ¿cómo deben ser gestionados los recordatorios de pago en empresas? Estos son algunos consejos clave:

1. Programar los envíos con anticipación

Es fundamental planificar con suficiente tiempo el envío de los recordatorios de pago. Esto puede variar según las necesidades y objetivos de cada negocio. Lo ideal es enviar la factura tan pronto como se emita el producto o se preste el servicio, luego enviar un recordatorio antes del vencimiento y otro inmediatamente después de que la deuda entre en mora.

2. Automatizar el proceso de recordatorios

El envío manual de recordatorios ha quedado obsoleto. Hoy en día, la tecnología permite optimizar estos procesos, facilitando la gestión de grandes volúmenes de clientes con distintas fechas de facturación de manera más precisa. Además, la automatización permite acceder a indicadores clave para identificar qué tipos de recordatorios y canales de comunicación son más efectivos, optimizando así las oportunidades de recuperación de pagos.

3. Diversificar los medios de pago

No todos los clientes utilizan el mismo método de pago. Si bien en el caso de empresas las transferencias bancarias suelen ser la opción más común, en negocios B2C los clientes pueden preferir alternativas como billeteras digitales, enlaces de pago o códigos QR. También es recomendable ofrecer pagos con tarjetas de crédito o débito, pagos en cuotas o convenios con plataformas de pago automatizado.

4. Analizar la información de cobranzas para mejorar tus procesos

Cada recordatorio de pago enviado y la forma en que es recibido por los clientes que proporcionan información clave para optimizar tu estrategia de cobranza. Es fundamental recopilar y analizar estos datos para identificar oportunidades de mejora y detectar posibles errores en la gestión.

Monitorea qué mensajes generan mejores tasas de respuesta, qué canales de comunicación prefieren los clientes y cuáles son los horarios más efectivos para el contacto. Además, el análisis de esta información puede ayudarte a segmentar mejor a los deudores y ajustar el tono y la frecuencia de los recordatorios según el perfil de cada cliente, aumentando así las probabilidades de recuperación de deuda.

5. Crear recordatorios de pago útiles y detallados enfocados en el cliente

No todos los recordatorios de pago deben ser iguales. Es importante personalizarlos según el tipo y segmento de cliente, además de considerar el tiempo de mora de la deuda. Un recordatorio bien estructurado no solo facilita el pago, sino que también mejora la relación con el cliente y evita malentendidos.

En cuanto a la información clave, está debe incluir:

• Nombre de la empresa y/o su representante para dar claridad sobre quién está gestionando el cobro.
  
• Detalles de la deuda, como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y los días de morosidad.
  
• Opciones de pago, especificando los medios disponibles (transferencia, pago en línea, entre otros) o los datos de la cuenta bancaria.
  
• Canales de contacto con la empresa acreedora, para que el cliente pueda resolver dudas, disputar cargos o negociar nuevas condiciones de pago si es necesario.
  

Junto con todo lo anterior, también es importante reconocer qué medios de contacto son los más adecuados según el cliente. Por ejemplo, en el caso de empresas, los correos de cobranza suelen ser la opción más apropiada, ya que mantienen un tono formal. Por otro lado, para personas naturales, los SMS y los mensajes de WhatsApp de cobro (siempre que hayan sido previamente autorizados) son alternativas menos invasivas y con un mayor índice de apertura. Asimismo, las llamadas de cobranza suelen utilizarse en ambos casos cuando los recordatorios escritos no han sido efectivos y se requiere una mejor comprensión de la situación del deudor.

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