Estrategias efectivas para reducir la morosidad

¿Qué estrategia de cobranza son efectivas? Pero mejor aún ¿qué estrategias de cobranza para reducir la morosidad puedes implementar en tu empresa? Además de seguir nuestros consejos para elegir un software de cobranzas hay otras más que te serán de mucha ayuda. En esta publicación de Moonflow te compartimos 5 de ellas.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Establece un procedimiento de cobro de deudas vencidas

2. Corroborar que la información de la cartera es la correcta

3. Comunicación y recolección multicanal 

4. Resuelve disputas a tiempo 

5. Hacer seguimiento a las comunicaciones de cobranza 

1. Establece un procedimiento de cobro de deudas vencidas

En general, las empresas que cuentan con una política de cobranzas antes de empezar a otorgar créditos, cuentan también con un manual de cobranza o las directrices que establecen el procedimiento que se debe seguir para cobrar deudas.

Si no tienes uno aún es importante que lo definas. Sin embargo ¿qué es lo que debes considerar en este manual de cobranza? 

• Que queden claras las condiciones de pago para los clientes. Es decir, el tiempo que tienen hasta pagar sus facturas, así como mediante qué vías puede concretar esta acción.
• Los canales que se usarán para las comunicaciones de cobranza, así como la periodicidad de las comunicaciones.
• Los cargos que se sumarán a las cuentas de los clientes por pagos atrasados. Así como otras penalizaciones.
• Las situaciones en las que se pueden ofrecer a los clientes incentivos de pagos.
• Las condiciones que pueden hacer que el cobro de deuda derive en manos de terceros (si aplica). Y el método que se usará para notificar a la cartera.

Con directrices claras, los gestores de cobranza tienen una guía qué seguir para hacer más eficiente su trabajo y aumentar las posibilidades de recaudación. 

2. Corroborar que la información de la cartera es la correcta

¿Qué pasa si trabajas con información errónea o desactualizada de tu cartera? Que se pueden dar casos como que envíes una factura fuera de tiempo, o que esta nunca llegue al cliente indicado. Esto puede costarle mucho dinero a tu empresa, sobre todo si no solo es una la cuenta que se ve afectada.

Debido a esto, es crucial contar con información verificada y actualizada de cada cliente. Esto debe ser así tanto si hablamos de información demográfica, como también con relación al estado de sus cuentas por cobrar.

Pero ¿por qué motivo? En el primer caso, por mencionar un beneficio, nos permitirá el envío a tiempo de las facturas mediante los canales autorizados por los clientes.

Mientras que, en el segundo caso, ayudará a que en el segundo caso ayudará a evitar invertir tiempo de los gestores en cuentas que se encuentren al día en sus pagos. Además, con la data actualizada, los softwares de cobranza con IA pueden realizar análisis que permitan:

• Identificar los medios de contacto favoritos de los clientes y con mayor tasa de conversión.
• Reconocer patrones de comportamientos que adviertan de una posible futura morosidad. Lo que permitirá que los gestores de cobro realicen acciones de cobranza preventiva.

3. Comunicación y recolección multicanal

No a todos los clientes les gusta que los contacten por teléfono. Hay segmentos que prefieren mensajes de texto o correos electrónicos. Mientras que otros prefieren plataformas más modernas e interactivas como WhatsApp. Si bien conocer el medio de contacto favorito del cliente aumenta las posibilidades de la recepción del mensaje, esto no significa que nos enfoquemos en un solo canal de comunicación.

Hay que desarrollar estrategias de cobranza omnicanal, para de esa forma abordar vías de comunicación pertinentes en cada etapa de la gestión de cobros.  Esto también permite al cliente comunicarse con la empresa, a tiempo, para poder exponer el motivo de la mora y solicitar una renegociación de la deuda, o alternativas de pago.

En cuanto al método de recolección, sucede algo similar con la comunicación. No a todos les gusta pagar en el local del proveedor. De hecho, cada vez son menos las personas que prefieren los pagos presenciales. Es por eso que hay que ofrecer alternativas para pagar, como transferencias bancarias, pagos con tarjeta, por QR, pasarelas de pago, etc. Esto aumenta las posibilidades de que la transacción se concrete y haya menos excusas por parte del cliente. 

4. Resuelve disputas a tiempo

Hay un segmento de la cartera que se retrasa en el pago no por falta de dinero; sino por disputas que no se resolvieron a tiempo. Atender a este segmento es tan importante como atender a las cuentas con mayor monto adeudado.

De hecho, la resolución de disputas debe ser parte de tus estrategias preventivas de cobranza. Y para lograrlo, es crucial que tengas una forma cómo tus clientes puedan comunicarse directamente con tu empresa para exponer su caso, problema o inconformidad, antes del vencimiento de la factura.

Por ejemplo, en una empresa de telefonía móvil, el cliente C nota que le están cobrando por servicios adicionales que no adquirió. El cliente C no está de acuerdo con este cobro, pero no sabe cómo comunicarse con la empresa y decide no pagar. Si la empresa no tiene un canal claro y accesible para que el cliente C exprese su inconformidad, el problema puede escalar.

En lugar de ignorar la disputa, la empresa debería proporcionar un formulario de contacto en su sitio web o una línea telefónica dedicada para resolver problemas de facturación. Al recibir la queja, el equipo de atención al cliente puede investigar el problema, ofrecer una solución rápida y ajustar la factura si corresponde. Esto no solo evita la acumulación de deudas impagas, sino que también mejora la satisfacción del cliente y mantiene una buena relación comercial.

5. Hacer seguimiento a las comunicaciones de cobranza

La comunicación, como hemos visto en puntos anteriores, es un factor clave para la efectividad de las cobranzas. Sin embargo, ¿basta con comunicarse bien y saber qué canales elegir? No, hay más. Es importante hacer seguimiento a cada comunicación de cobranzas para saber el estado actual de cada cuenta.

Es cierto que los softwares de cuentas por cobrar nos optimizan mucho el trabajo, pero es deber de los gestores de cobros actualizar en la base de datos un nuevo acuerdo pactado con el cliente para que se le pueda dar el seguimiento debido. ¿De qué sirve que una promesa de pago se haya hecho si no se valida que se cumpla?

En la cobranza preventiva el seguimiento también es importante. Con el análisis de la IA que permite evaluar la predisposición a morosidad, también se debe dar seguimiento. Y adelantarse a que el evento suceda. ¿Cómo? Diseñando un plan que se pueda ofrecer a los clientes que les facilite el pago y evite la mora.

¡Implementar y desarrollar estrategias de cobranza es lo mejor que puedes hacer para favorecer tu recaudo!  Suma a esto contar con el mejor software de cobranza de Chile, ¡Y verás los resultados! Conoce más sobre Moonflow.