¿Cómo crear un proceso de cobranza eficiente? Estrategias clave

El proceso de cobranza puede ser tedioso. Y es que si bien hay clientes que tienen un fuerte compromiso con el pago puntual de sus deudas; hay otros que pueden ser menos responsables y organizados con sus pagos. Esto, sin embargo, puede afectar como empresa acreedora. Implementar estrategias y soluciones como un software de cobranza son acciones inteligentes; pero también deben formar parte de un proceso. En esta publicación de Moonflow, queremos ayudarte, por eso te compartimos una guía para que logres crear un proceso de cobranza eficiente y exitoso. ¡Toma nota y ponlo en práctica! 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Implementa un software de gestión de cobranza

2. Mide tus indicadores de desempeño en cobranza

3. Revisa tus políticas de cobranza 

4. Revisa y evalúa los canales de comunicación con clientes

5. Facilita el pago a tus clientes

6. Establece un cronograma de cobranza para cada etapa del proceso

1. Implementa un software de gestión de cobranza

No es que queramos hacernos promoción; pero contar con un software de cobranzas es la base de un proceso de cobranza eficiente. ¿Por qué te lo decimos? Porque las métricas de los resultados obtenidos respaldan esta adquisición.

Los softwares de cobros ayudan a reducir los costos operativos de esta área de tu negocio. Esto se debe a que muchas tareas se automatizan, liberando a los gestores de cobro para otras funciones más estratégicas. En consecuencia, también los beneficios se incrementan.

Además, contar con un sistema de cobranza de deudas es beneficioso para tu recaudo, debido a que te permite tener toda la información de tu cartera centralizada y actualizada. Lo que evita la pérdida de datos, o retrabajos. ¡Lo que es clave para las cobranzas eficientes! 

2. Mide tus indicadores de desempeño en cobranza

¿Cómo puedes saber si tus cobranzas están siendo eficientes si no tienes en claro qué indicadores medir y comparar? Hay indicadores que no puedes descuidar, como el plazo promedio de cobranza o la antigüedad de la deuda. Concentrar estos y otros indicadores clave en tu dashboard te ayudará a tener una mirada clara y actualizada de tu proceso de cobros.

Es importante que no solo los visualices; sino que puedas comparar su evolución por semanas, meses o trimestres. Así puedes hacer cambios a tiempo, y no darte con sorpresas a final de cada año. El uso de plataformas de cobranza de deudas con IA, es una solución eficaz para tener tus tableros actualizados e informes en segundos. 

3. Revisa tus políticas de cobranza

Si has notado que ha habido una caída en tu recaudo, o en general en tus indicadores de cobranza, es clave que eches una mirada a tus políticas de créditos y cobranza actuales. Siempre existen oportunidades de mejora haciendo algunos cambios.

Por ejemplo, si has notado un aumento en los días de pago promedio (DSO), podrías cambiar tu política para reducir los plazos de crédito otorgados a ciertos clientes o implementar penalizaciones por pagos tardíos. Este tipo de ajuste ayuda a mejorar el flujo de caja y a reducir el riesgo de morosidad.

4. Revisa y evalúa los canales de comunicación con clientes

¿Qué medios usar para cobrarle a tus clientes? Muchas empresas solo envían la factura por correo electrónico y luego realizan llamadas de cobranza una vez detectada la mora. Pero ¿esto es realmente efectivo? La omnicanalidad es un factor determinante para cobranzas eficaces hoy en día. Y es que los clientes no están usando solo su e-mail y muchos ni siquiera contestan llamadas de números desconocidos o asociados a call-center.

Entonces ¿qué hacer? Verificar que estás usando los canales de comunicación con clientes adecuados. Usa una estrategia omnicanal y mide luego qué medios están siendo más efectivos para obtener respuestas. Esto no es todo, usa sistemas de cobranza de deudas con IA que te ayuden a identificar qué medios y en qué horario las comunicaciones son más efectivas, para cada cliente. Con esta estrategia verás cómo tu recaudo mejora. 

5. Facilita el pago a tus clientes

No solo la forma cómo nos comunicamos puede hacer menos o más eficiente las cobranzas. Sino también los medios de pago que demos a nuestros clientes. Por ejemplo, si tu único medio es realizar pagos en tu tienda o establecimiento, es probable que la morosidad sea alta.

En cambio, si varías tus alternativas, como ofreciendo pagos por enlace, QR, por CCI, transferencias, entre otras opciones, podrías notar como esta métrica disminuye y tu recaudo aumenta. ¿Pero por qué sucedería? Porque no todos usan los mismos medios de pago y hay que identificar cuáles son los empleados y favoritos de tu cartera.

6. Establece un cronograma de cobranza para cada etapa del proceso

Esto debería estar establecido en el manual de cobranza de tus empleados; pero en caso no lo tengas, es conveniente fijar fechas estratégicas para cada acción. Por ejemplo, establecer la fecha de envío de las facturas, una comunicación previa al vencimiento para asegurarse de que recibió la factura e identificar cualquier inconveniente con el pago (o con el servicio).

Establecer un contacto pasivo (mensaje de texto, correo, mensaje de WhatsApp) para el primer día de vencimiento. Agendar una llamada de cobranza la primera semana de retraso para entender la causa de la mora y ofrecer soluciones.

Fijar cuándo una cuenta debe pasar a un despacho de cobranza o iniciar un proceso judicial, etc.

Sin lugar a duda, hay muchas más cosas que puedes hacer para mejorar la eficiencia de tus cobranzas. Lo importante es que siempre monitorees para poder identificar debilidades y oportunidades. El uso de un sistema de cobranza de deudas como Moonflow te será de suma ayuda en tu proceso. ¡Impleméntalo!