Métodos y procedimientos para optimizar la cobranza a empresas

Según el medio Crédito y Caución (2024) un promedio de 48% de las facturas emitidas como parte del proceso de cobranza a empresas en México se encuentra en situación de morosidad. De este grupo, se estima que al menos el 6% termina derivando en una deuda incobrable. 

Estas cifras no son alentadoras; sobre todo si consideramos que la tasa de deudas incobrables en México ha crecido dos puntos en comparación con el 2023. Y que, como consecuencia de los retrasos ocasionados, las mismas empresas han terminado demorando sus propios pagos a proveedores. 

En este panorama se hace crucial mejorar los métodos y procedimientos usados en la cobranza para empresas. Aquí algunos consejos clave. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. Mantener organizada la cartera de cobranza 
• 2. Tener un mejor control de las fechas de facturación y pagos
  
• 3. Identificar los perfiles de los clientes
• 4. Evaluar dar flexibilidad de pagos 
• 5. Evaluar la tercerización de la cartera

1. Mantener organizada la cartera de cobranza 

El orden es el mejor aliado en los procesos de cobranza tanto B2C como B2B. Por este motivo, es importante tener una base de datos de la cartera organizada y actualizada. Esta debe ofrecer una rápida visualización de los montos de cada deuda, sus fechas de vencimiento, datos de contacto, así como los términos acordados. 

Con la cobranza tradicional, hecha de forma manual resultaría un proceso complicado. Sin embargo, actualmente existen software de cobranzas que facilitan la gestión, tanto como base de datos actualizada como para la automatización de tareas repetitivas.

2. Tener un mejor control de las fechas de facturación y pagos

Llevar un control riguroso sobre las fechas clave de la cobranza es fundamental para reducir retrasos y evitar que las facturas caigan en mora. Para lograrlo, es recomendable contar con un calendario de cobranzas que incluya las fechas de emisión, vencimiento y recordatorios de pago.

Este seguimiento no solo permite anticipar acciones de cobro antes de que una factura venza, sino que también ayuda a programar recordatorios preventivos y contactos estratégicos con los clientes. Automatizar este proceso mediante herramientas digitales puede hacer que la gestión sea más eficiente y menos propensa a errores.

3. Identificar los perfiles de los clientes

Cada empresa tiene un comportamiento de pago diferente, por lo que clasificar a los clientes según su historial financiero es clave para aplicar estrategias de cobranza más efectivas.

Se pueden segmentar en categorías como clientes con pagos puntuales, clientes con retrasos ocasionales y clientes con alto riesgo de morosidad. Con esta información, es posible adaptar los métodos de cobro, aplicar incentivos para el pago oportuno y detectar de antemano a aquellos clientes que podrían generar problemas de cobranza.

4. Evaluar dar flexibilidad de pagos 

Ofrecer opciones de pago ajustadas a las necesidades del cliente puede hacer la diferencia en la recuperación de la deuda. Algunas estrategias incluyen ofrecer distintos métodos de pago, como transferencias bancarias, pagos con tarjeta o incluso pagos en parcialidades en casos específicos.

Sin embargo, es importante definir claramente los criterios bajo los cuales se otorgará flexibilidad. Aplicar condiciones diferenciadas según el perfil del cliente y establecer límites para los plazos extendidos ayuda a mantener el equilibrio entre facilitar el pago y proteger la liquidez de la empresa.

5. Evaluar la tercerización de la cartera

Cuando la recuperación de pagos se vuelve compleja o genera una carga operativa excesiva para la empresa, es posible considerar la tercerización de la cartera de cobranza. Esto implica delegar la gestión de cobros a empresas especializadas que cuentan con experiencia en negociaciones de pago y, si es necesario, en procesos legales para la recuperación de deudas.

Antes de optar por esta alternativa, es importante evaluar su viabilidad según las características de la cartera y el impacto financiero que pueda generar. En algunos casos, puede ser más beneficioso mejorar los procedimientos internos de cobranza, capacitar al equipo encargado o implementar herramientas digitales que automaticen el seguimiento de pagos. Sin embargo, cuando las cuentas presentan un alto riesgo de incobrabilidad o requieren intervención legal, la tercerización puede ser una opción estratégica para maximizar la recuperación de fondos sin afectar la operatividad del negocio.

La gestión eficiente de la cobranza B2B es clave para garantizar la estabilidad financiera de cualquier empresa. Para optimizar este proceso, contar con herramientas tecnológicas especializadas marca la diferencia. Moonflow ofrece una solución integral para la gestión de cuentas por cobrar de empresa a empresa. ¡Conoce más de nuestro producto!