¿Automatizar los canales de comunicación en cobranzas es buena idea? La cobranza digital tiene cada día más protagonismo; esto se debe a que las empresas se han dado cuenta de que los software de cobranzas de deudas son herramientas que permiten que los gestores de cobro se enfoquen en tareas estratégicas que favorezcan el recaudo, en vez de desarrollar funciones repetitivas y rutinarias, que fácilmente puede hacer un programa de cobros con IA.
Pero ¿es factible, como parte de la automatización de cobranzas, automatizar los canales de comunicación? Esto sería sumamente complicado si usamos métodos tradicionales o software no especializado en cobros. Por ejemplo, si estás buscando cómo automatizar en Excel las comunicaciones sería imposible, ya que no dispone de la tecnología para vincularse con los canales que habitualmente se usan y lograr programar llamadas, mensajes o emails.
Para automatizar las comunicaciones, los sistemas de cobranza de deudas modernos, son una mejor alternativa. Ya que precisamente, gracias a la Inteligencia Artificial que integran, son capaces de programar el envío de facturas, recordatorios de pagos y notificaciones de morosidad, en su plataforma. Y no sólo esto, sino también generar reportes que sean útiles a los gestores, respecto al estado de las cuentas por cobrar. Incluso estos softwares tienen la capacidad de programar el tipo de mensaje que se enviará según el segmento de la cartera en el que se encuentre un cliente, o su etapa de cobro.
Hay amplios beneficios de automatizar los canales de comunicación en cobranzas; a continuación, enumeramos los principales:
¿Qué vas a encontrar en este texto?
1. Se puede identificar el canal de cobranza preferido del cliente
2. Favorece el cumplimiento de las leyes de cobranza para contacto a clientes
3. Mejora la trazabilidad de las comunicaciones con clientes
Al automatizar los canales de comunicación en cobranzas, nos encontramos con que la IA integrada es capaz de reconocer qué medios de comunicación son más efectivos, no solo para cada segmento, sino para cada cliente. Esto es posible porque analiza el comportamiento del usuario para identificar patrones.
Así puede saber que el cliente “A” tiende a pagar a tiempo si la factura es enviada por correo; mientras que el cliente “B” por SMS. Es más, también puede identificar, que existe un cliente “C” al que le funciona mejor no sólo el correo con la factura de cobranza, sino un recordatorio vía SMS, próximo al vencimiento para efectuar el pago a tiempo.
En el país, existe una ley que regula las comunicaciones con los clientes que tienen cuentas por cobrar. Esta no permite que sean contactados a menos que la deuda haya caído en morosidad. Además, indica que dicha comunicación se dé dentro de un horario establecido, y con una periodicidad regulada.
Con el uso de métodos de cobranza tradicionales (tablas de Excel, por ejemplo) sería complicado hacer un seguimiento de cada comunicación; y verificar que se estén haciendo conforme a la ley que protege el derecho de los consumidores. En cambio si se automatizan las comunicaciones, se puede programar el software de cobranzas para que cumpla con ellas. Así, por ejemplo, si el cliente “A” ya ha sido contactado una vez por SMS el día anterior, el programa no podrá enviarle otro recordatorio de pago hasta que pasen “x” días desde esta última comunicación. Además, se puede asignar cuándo empezarán las llamadas de cobranza y con qué frecuencia, dentro del horario permitido.
En la gestión de cuentas por cobrar, es crucial llevar un registro detallado de cada interacción con los clientes. Los gestores deben documentar todas las comunicaciones para asegurar un control eficiente y facilitar el monitoreo. Esto no solo beneficia a la empresa de cobros, sino que también es clave en caso de auditorías externas por parte de entidades regulatorias. Además, resulta útil para resolver disputas con los clientes.
Aquí un ejemplo:
Al automatizar las comunicaciones de cobranza, la empresa de créditos "Préstamos Fácil" puede registrar cuántas veces el área de cobros ha contactado al cliente "Juan García", quien tiene una de las deudas más altas, con más de 90 días de mora sin llegar a acuerdos de pago. Este seguimiento permite a la empresa evaluar si es necesario iniciar un proceso legal, contando con el respaldo de las comunicaciones previas para demostrar los intentos de conciliación antes de entablar una demanda.
Como puedes notar, automatizar tus conversaciones de cobranza es sumamente beneficioso para tu recaudo, cumplir con las regulaciones vigentes y mejorar la trazabilidad. Te invitamos a implementar este proceso: ¡Confía en Moonflow!