Ventajas de los sistemas de cobranza para negocios

¿Cuál es el objetivo principal de la cobranza?  Mantener una cartera saludable que garantice el flujo de caja para la empresa. Entonces, si queremos alcanzarlo, es importante que invirtamos en soluciones que optimicen los cobros, por ejemplo, un sistema de cobranza.  Con el uso de un software especializado de cobranza se logra una mejora considerable en el recaudo, aunque claro, es importante que se escoja una tecnología moderna y eficiente, como un sistema de cobranzas impulsado por inteligencia artificial (IA). 

En esta publicación de Moonflow, queremos contarte cuáles son las ventajas que trae la implementación de un sistema de cobranza para tu negocio. Así podrás decidirte por la mejor opción. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. Automatizar tareas para mejorar eficiencia y reducir errores humanos 
• 2. Mejorar la forma y medios de contacto con clientes para evitar incurrir en cobranza ilegal
• 3. Favorece el proceso de auditorías 
• 4. Mejora el control de tu estrategia de cobranza 

1. Automatizar tareas para mejorar eficiencia y reducir errores humanos 

Una de las principales ventajas de usar un sistema de cobranza es que los programas más modernos permiten que los diferentes procesos se realicen de forma automática. Basta con configurar la plataforma para que esta sea la que se encargue de enviar las facturas, recordatorios de pago, o generar reportes periódicos de la gestión de cartera.

De esa manera, liberas a tu equipo de cobranza de muchas tareas rutinarias que fácilmente pueden ser delegadas al software. En su lugar, los gestores y supervisores pueden invertir su tiempo y aprovechar sus conocimientos y experiencia en tareas más complejas. Por ejemplo, la negociación con clientes difíciles, el diseño de estrategias que mejoren el recaudo, etc. 

Además, como no son los gestores los que ingresan la información de forma manual, se reducen los errores en la emisión de facturas (tanto en términos de contenido, como fechas de envío) y, por otra parte, las acciones de los clientes (el abono de su cuota mensual, por ejemplo) se actualizan en la plataforma, para de esa forma evitar contactarlos por procesos que ya realizaron. 

2. Mejorar la forma y medios de contacto con clientes para evitar incurrir en cobranza ilegal

En países como el nuestro, entre otros de Latinoamérica, existen normas que protegen a los consumidores para no ser hostigados en el proceso de cobranza. Y en estas se entiende como hostigamiento no solo el cobro abusivo o amenazante, sino también la repetición ilimitada de mensajes o llamadas de cobranza o las comunicaciones fuera del horario permitido. 

Al utilizar un sistema de cobranza se tiene un mejor control de las comunicaciones con los clientes. De esa manera se evita comunicarse con ellos en horarios no autorizados o más de las veces permitidas por la norma. Por otra parte, con el uso de esta tecnología, también se tiene la trazabilidad de las comunicaciones, lo que sirve de sustento en caso de quejas por parte de la cartera, ante las autoridades competentes. Asimismo, dichas comunicaciones son útiles si se quiere proceder con una cobranza judicial posteriormente, puesto que demuestran los intentos de la empresa por llegar a acuerdos, frente a la resistencia del cliente a aceptarlos o abrir la conversación. 

3. Favorece el proceso de auditorías 

Tener un control detallado de los procesos de cobranza, junto con la generación automática de reportes, simplifica las auditorías tanto internas como externas. Estos informes centralizados y precisos agilizan la verificación de datos financieros, asegurando mayor transparencia y cumplimiento normativo.

Además, los softwares de cobros pueden integrarse con otras herramientas corporativas como CRM y ERP, permitiendo una consolidación de información clave. Esto no solo facilita el acceso a datos en tiempo real, sino que también mejora la trazabilidad de las operaciones, optimizando el análisis y la resolución de discrepancias durante las auditorías.

4. Mejora el control de tu estrategia de cobranza 

Un sistema de cobranza especializado permite monitorear en tiempo real los indicadores clave que determinan el éxito de las estrategias implementadas. Con esta herramienta, puedes evaluar si las tácticas utilizadas están funcionando, y hacer ajustes a tiempo si es necesario.

Por ejemplo, podrás conocer si cada gestor de cobranza está logrando respuestas efectivas de los clientes asignados, ya sea mediante el pago puntual o la llegada a nuevos acuerdos. Además, puedes ver el rendimiento de cada agente, identificar patrones de comportamiento y detectar posibles áreas de mejora, lo que facilita la asignación de tareas más específicas o el cambio de enfoque en casos donde no se está obteniendo el resultado esperado.

Aprende más sobre estrategias de cobranzas con IA en nuestro Academy: Cobranzas 101: Guía básica para mejorar la gestión de pagos y cobros.

¿Te interesa implementar un sistema de cobranza para tu empresa? ¡Estas son solo algunas de las muchas ventajas que te ofrecen! Conversa con nuestros asesores y obtén más detalles acerca de cómo un software de cobros como Moonflow puede contribuir a mejorar el proceso de cobranza de tu negocio.