Cómo hacer un recordatorio de pago y ejemplos

¿Buscas ejemplos de "recordatorio de pago"? Probablemente estés enfocado en optimizar tu gestión de cuentas por cobrar y entiendes que un mensaje estratégico puede marcar la diferencia entre recuperar una deuda o no. En esta publicación de Moonflow, software de cobro online, te damos consejos para redactar recordatorios de pago eficientes y cobrar de manera efectiva.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué mensajes funcionan mejor para cobranza temprana?
• ¿Se puede usar WhatsApp para cobrar con éxito?
• ¿Cómo usar SMS para mensajes de cobranza exitosos?
• ¿Cómo definir un guion de comunicación efectivo para cobranzas telefónicas?
• ¿Cuáles son los mejores  métodos para cobrar amablemente a un cliente corporativo?
  
• Recordatorio de pago: ejemplos para cada medio de comunicación
  • 1. Recordatorio de pago: ejemplo de SMS de cobranza
  • 2. Ejemplo de recordatorio de pago por WhatsApp 
  • 3. Ejemplo de mensaje de cobranza por e-mail 
• Preguntas frecuentes sobre mensajes de cobranza
  • ¿Cómo adaptar los mensajes de cobranza para diferentes culturas o países?
  • ¿Qué emoticones se recomiendan usar en un recordatorio de pago por WhatsApp?
  • ¿Cuál es el mejor canal para contactar a clientes en mora?
  • ¿Qué debe incluir un recordatorio de pago para evitar malentendidos?
  • ¿Qué herramientas de software pueden automatizar el proceso de cobranza?

¿Qué mensajes funcionan mejor en cobranza temprana?

Para cobrar dinero a clientes que todavía no han caído en morosidad,  lo ideal es enviar mensajes amigables y cordiales antes de que la factura venza. Este tipo de recordatorio de deuda tiene como objetivo evitar impagos por olvido y debe ser percibido como una simple notificación para informar al cliente que el pago está próximo.

¿Se puede usar WhatsApp para cobrar con éxito?

Para cobrar con éxito a través de WhatsApp, es esencial que el cliente haya autorizado previamente el contacto por este canal, ya que la comunicación debe ser consensuada. Una vez obtenido este consentimiento, WhatsApp se convierte en una herramienta muy eficaz por su inmediatez y accesibilidad.

¿Cómo deben ser los mensajes de cobranza vía WhatsApp?

• Claros
• Respetuosos
• Con un tono profesional
• Evitar ser invasivos
• Ofrecer opciones de pago convenientes
• Permitir la comunicación bidireccional

Además, el seguimiento debe ser constante, pero de manera equilibrada, para no generar incomodidad al cliente y maximizar las posibilidades de cobro.

¿Para qué tipo de cobranzas se recomiendan los mensajes de WhatsApp?

Debido a que son un medio más informal, se pueden usar para cobranzas B2C previa autorización del cliente.

¿Cómo usar SMS para mensajes de cobranza exitosos?

Los SMS de cobranza son una forma de comunicarse con un cliente para informar acerca del estado de su deuda. Algunas consideraciones que se deben tener al enviar un mensaje de texto de cobros son:

• Recordar el límite de caracteres que presenta, el cual es de 160, incluido espacios.
• Mantener un lenguaje claro, objetivo y conciso.
• Asegurarse de que las comunicaciones son realizadas dentro del horario establecido. 
• Elegir un tono de comunicación adaptado al comportamiento de pago del cliente, manteniendo siempre el profesionalismo y cuidando de que no sean intimidantes. 

Asimismo es recomendable contar con una secuencia adecuada para cada comunicación, considerando cada una de las etapas del proceso de cobranza. 

¿Para qué tipo de cobranza se recomiendan los SMS?

Debido a que es una comunicación directa, son ideales para cobranza B2C. Aunque también podría emplearse para cobro de facturas de bajo monto o recordatorios de pagos pendientes en B2B, aunque en este caso es fundamental asegurarse de que el mensaje llegue a la persona adecuada, como el responsable de cuentas por pagar de la empresa.

¿Cómo definir un guion de comunicación efectivo para cobranzas telefónicas?

Para definir un guion de comunicación efectivo para cobranzas telefónicas, puedes seguir estos pasos:

1. Revisa el historial del cliente: Antes de realizar la llamada, revisa el monto de la deuda, la fecha de vencimiento, el tipo de servicio o producto y cualquier otra información relevante que te permita abordar la situación de manera adecuada.
2. Inicia con una presentación clara. Saluda al cliente de manera profesional, identificándote y confirmando si estás hablando con la persona correcta, para evitar confusiones.
3. Expón la razón de la llamada de forma directa y respetuosa. Informa sobre la deuda pendiente sin rodeos, manteniendo un tono de voz amigable pero firme.
4. Escucha las razones del cliente. Deja que el cliente explique su situación sin interrumpir, mostrando empatía por su situación y anotando los detalles relevantes.
5. Presenta soluciones flexibles. Ofrece opciones para el pago de la deuda, como plazos extendidos o pagos fraccionados, según las políticas de la empresa y la situación del cliente.
6. Confirma un compromiso claro. Asegúrate de que el cliente se comprometa a pagar en un plazo específico, repitiendo los términos acordados para evitar malentendidos.
7. Haz seguimiento después de la llamada. Si no se recibe el pago según lo acordado, realiza un seguimiento para recordarle al cliente el compromiso y asegurar que la deuda se salde.

¿Cuáles son los mejores  métodos para cobrar amablemente a un cliente corporativo?

Existen varios métodos para cobrar de manera efectiva y respetuosa a un cliente corporativo, pero la elección del canal adecuado depende del contexto y la fase de la cobranza. Aunque SMS y WhatsApp pueden ser útiles para un recordatorio de pago informal o comunicaciones rápidas, el correo electrónico sigue siendo el canal más apropiado para cobranzas B2B, ya que proporciona un tono más formal y documentado. Un correo bien redactado no solo establece un registro claro de la comunicación, sino que también transmite seriedad y profesionalismo.

El correo electrónico permite detallar la deuda de manera clara, incluyendo la cantidad adeudada, la fecha de vencimiento y las posibles consecuencias de no pagar. Además, ofrece la posibilidad de adjuntar documentos relevantes, como facturas o acuerdos previos, lo que facilita la transparencia en la comunicación.

Sin embargo, en algunos casos, especialmente cuando el cliente ha caído en morosidad o hay dificultades para llegar a un acuerdo de pago, la cobranza telefónica puede ser un siguiente paso necesario.

Entonces ¿cómo cobrar a un cliente que no quiere pagar? ¡Vía telefónica! Una llamada por teléfono proporciona un contacto más directo y personal, permitiendo abordar de manera más efectiva las dudas del cliente, negociar plazos de pago y resolver posibles malentendidos. Es importante que estas llamadas se realicen de manera cortés y profesional, manteniendo siempre un tono respetuoso y buscando soluciones que beneficien a ambas partes.

Recordatorio de pago amable: ejemplos para cada medio de comunicación

El recordatorio de pago de mensualidad es un mensaje de cobranza que podemos enviar a nuestros clientes a través de diferentes plataformas. Es distinta la manera cómo nos comunicamos si hablamos de un sms de recordatorio de pago, si escribimos una carta de recordatorio de pago o si usamos un medio más moderno como WhatsApp. 

La base para escribirlos ya sea que se trate de un recordatorio de pago de colegiatura, factura de servicios o productos, entre otros es la siguiente: 

1. Personalizar el mensaje. Esto incluye mencionar el nombre del cliente en el mensaje, además de asegurarte de proporcionar detalles actualizados del estado de su cuenta. 
2. Comunicar con claridad y precisión: Los mensajes de cobranza independientemente del medio, no deberían ser extensos, ni incluir información innecesaria. Lo que se busca es brindar información clara y detallada para favorecer el pago.
3. Usar un tono profesional y cortés: De esa manera se busca una comunicación que favorezca mantener una buena relación con el cliente. Resulta una forma eficaz como cobrar sin quedar como el malo. 
4. Facilitar la comunicación del cliente: No todos los clientes pueden pagar la cuota mensual; a veces hay segmentos que tienen problemas que los obligan a retrasarse, así que hay que dar la oportunidad de comunicarse con los agentes de cobranza o con el equipo definido para hallar soluciones que beneficien a ambas partes y alienten el pago de la deuda.  Agregar el número o correo de contacto directo con el agente de cobranza suele ser crucial en este punto. 

Para ayudarte cómo cobrar a un cliente moroso, a continuación, te ofrecemos algunos ejemplos que incluye frases para que te paguen lo que te deben. 

1. Recordatorio de pago: ejemplo de SMS de cobranza

Los recordatorios de cobranza por SMS deben ser mensajes muy breves, ya que esta plataforma tiene un límite de caracteres. En ese sentido, no debes pasarte de los 160 caracteres. Aquí algunos ejemplos: 

Ejemplo 1:

Hola [Nombre], tu factura vence el [Fecha]. Paga a tiempo para evitar cargos. Para más detalles, contáctanos al [Número]. Gracias."

Ejemplo 2: 

Hola [Nombre], te recordamos que tu factura vence el [Fecha]. Paga a tiempo para evitar problemas. Para asistencia, llámanos al [Número]. Gracias."

Ejemplo 3

Hola [Nombre], tu factura venció hace [número de días] días. Paga lo antes posible para evitar cargos adicionales. Para más detalles, contáctanos al [Número]. Gracias.

2. Ejemplo de recordatorio de pago por WhatsApp 

En el caso de un recordatorio de pago por whatsapp, si bien el mensaje puede ser más largo que por SMS, lo ideal es tampoco abusar. Además, para hacerlo más amigable, podrías incluir algunos emoticones pertinentes. Asimismo, aprovecha esta plataforma para adjuntar la factura de cobranza u otro documento importante. 

Ejemplo: 

Hola [Nombre del destinatario] 👋, Espero que estés bien. Te escribimos en nombre de la empresa [Nombre de la Empresa] para recordarte sobre el pago pendiente de 💰 [monto] con vencimiento el  ⏰ [fecha de vencimiento]. 

Adjunta encontrarás la factura correspondiente para tu referencia 📄.  Si ya realizaste el pago, por favor omite este mensaje. Y si necesitas alguna ayuda adicional para completarlos, responde este mensaje para contactar con uno de nuestros asesores.

Estamos aquí para ayudarte en lo que necesites. Recuerda que puedes realizar el pago aquí [enlace de pago] 

Gracias por tu atención y cooperación.  Saludos cordiales.

[Tu nombre o el nombre de la empresa]

3. Ejemplo de mensaje de cobranza por e-mail 

En cuanto a la cobranza vía e-mail, como en el caso anterior, también puedes facilitar a tus clientes documentos adjuntos para que estén al tanto de tu factura. En este caso, es conveniente que al final del mensaje coloques información de contacto del gestor de cobranzas a cargo de la cuenta en cuestión, de esa forma el cliente podrá comunicarse con él si tiene algún problema, duda, o si necesita un aplazamiento, etc. 

Vale recordar, que a diferencia de los mensajes de cobranza por SMS o WhatsApp, el canal de correo electrónico es usualmente más usado en la cobranza de empresas a empresas. Los mensajes de texto y de WhatsApp tienen mayor efectividad para cobrarle a personas naturales.

Ejemplo:

Asunto: Recordatorio de Pago - Factura [Número de Factura]

Estimado/a [Nombre del Cliente],

Escribimos para recordarte sobre el pago pendiente de la factura con número [Número de Factura], con fecha de vencimiento el [Fecha de Vencimiento].

Adjunta encontrarás la factura correspondiente para tu revisión.

Por favor, tómate un momento para revisarla y proceder con el pago si aún no lo ha hecho. Si ya realizaste el pago, te agradecemos de antemano y te pedimos ignorar este recordatorio.

Si necesitas asistencia adicional para completar el pago o discutir opciones de pago alternativas, no dude en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte y evitar penalizaciones por moras.

Agradecemos tu atención y cooperación.  Saludos cordiales,

[Tu Nombre] 

[Tu Cargo] [Nombre de Tu Empresa]

 [Tu Número de Teléfono] 

[Tu Correo Electrónico]

Preguntas frecuentes sobre mensajes de cobranza

Estas son algunas dudas frecuentes sobre mensajes de cobranza, ¡las respondemos!

¿Cómo adaptar los mensajes de cobranza para diferentes culturas o países?

Cuando una empresa maneja cobranzas tanto a nivel nacional como internacional, es esencial adaptar los mensajes de cobranza para que puedan ser acordes con la normativa de cada país, después de todo, en algunas regiones dichas leyes pueden ser más estrictas que en otros respecto a aspectos como el horario, el tono y la frecuencia de las comunicaciones.  

Es importante, en este caso, contar con un software de cobranzas automatizado que pueda configurarse según las regulaciones de cada región. Por otra parte, que también pueda realizar la cobranza en la divisa de los países de los clientes para facilitar la transacción. 

En cuanto al mensaje en sí mismo, también es relevante que el tono pueda ajustarse según la cultura. Después de todo, mientras en Latinoamérica puede ser más efectivo un tono más cortés e incluso amical, en algunos países europeos un tono directo puede tener mejores resultados. También es necesario considerar el canal preferido de cada segmento.

¿Qué emoticones se recomiendan usar en un recordatorio de pago por WhatsApp?

Aunque WhatsApp suele ser utilizado para cobranzas B2C, es importante evitar el exceso de emoticones para mantener un tono profesional. Sin embargo, se pueden incluir algunos estratégicos que aporten claridad y énfasis al mensaje, como:

🔔 Campana: Para indicar que se trata de un recordatorio.
📆 Calendario sencillo: Para destacar fechas importantes, como el vencimiento del pago.
🔗 Cadena o enlace: Para acompañar un link de pago directo y hacerlo más visible.

¿Cuál es el mejor canal para contactar a clientes en mora?

El mejor canal dependerá del perfil de cada cliente y del tipo de cuenta. Para clientes B2B, resulta más eficaz utilizar medios formales como el correo electrónico. Por otro lado, en el caso de la cobranza B2C, es importante considerar la etapa del proceso. Un correo electrónico puede ser ideal en un inicio para enviar la factura, pero si se incurre en mora, se pueden emplear SMS o WhatsApp. Si la mora persiste y se busca una respuesta más directa, las llamadas telefónicas suelen ser efectivas.

¿Qué debe incluir un recordatorio de pago para evitar malentendidos?

Es clave asegurarse de que el receptor sea la persona correcta. Además, el recordatorio debe incluir el monto exacto de la deuda, la fecha de vencimiento, detalles de la factura, información de contacto y opciones de pago claras. 

¿Qué herramientas de software pueden automatizar el proceso de cobranza?

Los software de cobranza automatizados. Se trata de plataformas diseñadas para agilizar y optimizar el proceso de gestión de deudas, permitiendo automatizar tareas como el envío de recordatorios, la generación de informes y el seguimiento de pagos. Estas herramientas mejoran la eficiencia y reducen errores humanos al sincronizar la información y proporcionar un control más preciso. Un ejemplo de ello es Moonflow, nuestro software de cobranzas impulsado por Inteligencia Artificial (IA).