La importancia de la capacitación en cobranzas para los administradores de propiedades

¿Qué tan importante es la capacitación en cobranza?  ¡Mucho! Si no contamos con personal que sepa manejar las objeciones de los clientes en mora, y convencerlos de pagar, será complicado que obtengamos el dinero adeudado. Esto de por sí resulta crucial en negocios con grandes volúmenes de ventas al crédito, y lo es más para administradores de propiedades que deben cobrar altos montos por alquiler o el mantenimiento del inmueble cada fin de mes. ¿Cómo pueden estos mejorar la gestión de cobranza y obtener el pago por los inmuebles en renta?

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La capacitación en cobranzas es clave

Es importante conocer las normas que aplican para el arrendamiento en México

La capacitación en cobranzas es clave

Existen cursos enfocados en proporcionar las habilidades para gestionar cuentas por cobrar. Mediante estos, se aprende más acerca del manejo de carteras, los procesos de cobranza legales y se desarrollan habilidades de negociación.

Hay errores que se cometen en cobranzas por falta de experiencia o competencias de los gestores. Por ejemplo, no tomar todas las cuentas en mora con la misma importancia, sin considerar que incluso si se trata de montos menores, la acumulación de deudas pequeñas puede sumar una más grande difícil de manejar si se deja pasar más tiempo.

Es mejor contar con gestores de cobranza profesionales, con experiencia en el rubro para que el proceso sea más eficaz. Y si se está delegando la tarea a equipos de otras áreas (contabilidad, finanzas), es preferible invertir en una capacitación para que se dediquen a esta tarea. Con la capacitación, podrán:

• Mejorar su comunicación con los clientes. Identificando aquellos canales más efectivos para compartir sus facturas por el alquiler, o enviarles recordatorios de pago.
• Proporcionar a la cartera opciones para pagar sus deudas. Los gestores de cobranza deben poder analizar el comportamiento de su cartera para identificar cuáles son los medios de pago más efectivos para obtener el recaudo. Aunque existe la costumbre, en alquiler de inmuebles, de cobrar en efectivo, hay segmentos de clientes que prefieren pagar por transferencias, optar por el débito automático o simplemente dar clic en un enlace de pago. Algunos incluso prefieren acceder a una web de cobranzas donde estén al tanto del estado de sus pagos y puedan realizar el pago del dinero que deben, sin problemas.
• Brindar incentivos para pagos tempranos. Los gestores de cobranza también pueden desarrollar estrategias para motivar el pago puntual o anticipado de sus arrendadores. Por ejemplo, ofreciendo sorteos a quienes paguen puntuales con frecuencia. Esto ayuda no solo a evitar la morosidad, sino a fidelizar a la cartera.
• Negociar con clientes difíciles. Incluso en la cobranza de alquileres, podemos encontrarnos con clientes que se resisten a pagar. Si esto sucede y el inquilino persiste, lo único que se puede hacer para poder recuperar la propiedad es iniciar un proceso legal de desalojo. Este suele ser costoso y largo; por lo que es mejor tomar medidas preventivas en el contrato de alquiler. Y, en caso la mora se presente, saber cómo negociar el pago, por ejemplo, ofreciendo un fraccionamiento de las mensualidades atrasadas, cargadas a los nuevos recibos de alquiler. 
  

Los administradores de cobranza también deberían capacitarse para desarrollar habilidades tecnológicas. Esto se debe a que existen softwares de cobranzas que se pueden usar para hacer su proceso más eficiente y tener un mejor control de su cartera y el estado de cada cuenta. Con este tipo de herramienta, se evita la pérdida de documentación y se mejora la trazabilidad en el cobro de alquileres. Esto es además crucial si en algún momento se debe iniciar un proceso legal en contra del inquilino moroso. 

En cuanto a dónde aprender sobre el uso de nuevas tecnologías para cobranzas, existe Moonflow Academy, donde se suben episodios semanales que te ayudarán a mejorar tu proceso. Por ejemplo, para saber si es mejor contar con un software de cobranza especializado o un desarrollo propio, te invitamos a ver el episodio 3 en el enlace.

Es importante conocer las normas que aplican para el arrendamiento en México

Además de los cursos de cobranza, los administradores de propiedades no pueden descuidar el conocimiento de la normativa vigente en el campo de los bienes inmuebles. 

Respecto a las regulaciones relacionadas a bienes inmuebles en México; si bien en el país no existe una ley de arrendamiento como tal, esta actividad está regulada por el Código Civil Federal, donde se establece que:

• Debe existir un contrato por escrito donde se constante el acuerdo entre el arrendador y arrendatario. En este debe quedar claro los fines de uso de la propiedad.
• La renta de la propiedad, con fines habitacionales, no puede ser superior a 10 años.
• Solo el dueño de la propiedad tiene derecho a arrendarla.
• El tiempo que se debe tener en cuenta para notificar al arrendatario si no se renovará el contrato de alquiler; el cual es de 3 meses como mínimo. 
  

Como ves, tanto la capacitación en cobranzas como en regulaciones sobre arrendamiento son importantes para los administradores de propiedades. Para hacer tu proceso de cobranza más eficiente, te invitamos a optimizar tu gestión con Moonflow.