¿Qué se entiende por gestión de cartera? Cuando hablamos de gestión de cartera empresarial nos referimos a la base de datos de todos los clientes. Esta cartera, sin embargo, puede referirse a la comercial, donde se contemplan a clientes potenciales como a los clientes obtenidos; aunque también puede hacer referencia a la cartera en cobranzas.
Esta última se refiere al listado de clientes que tienen cuentas pendientes de cobro con la empresa. Y aplica para aquellos negocios que ofrezcan servicios o productos a crédito
¿Qué vas a encontrar en este texto?
Es el proceso mediante el cual el equipo o departamento de cobranza de una empresa busca obtener el pago de la deuda de los clientes.
Como parte del proceso, se diseña un plan que incluye estrategias específicas para la recuperación de pagos, así como mensajes y comunicaciones adaptados a distintos escenarios. Estas herramientas permiten establecer plazos claros, realizar un seguimiento efectivo de las deudas y aplicar medidas concretas en caso de incumplimientos. El objetivo principal es asegurar la estabilidad financiera de la empresa mientras se cuidan las relaciones con los clientes.
Porque garantiza que la organización mantenga un flujo de caja saludable. Si bien muchas empresas se concentran en la obtención de nuevos clientes y ventas, resulta riesgoso descuidar este proceso, ya que, si los pagos de los clientes no se realizan a tiempo, la empresa no tendrá la liquidez necesaria para cumplir con sus responsabilidades financieras.
Un ejemplo claro de mala práctica en este sentido es la falta de establecimiento de plazos claros para los pagos o la ausencia de seguimientos regulares. Esto puede generar retrasos en la cobranza y afectar de manera significativa la estabilidad financiera y operativa del negocio.
La implementación de un software de cobros es el medio más eficiente para mejorar la gestión. Esto se debe a que con dichas tecnologías las organizaciones obtienen beneficios como:
Además de la implementación de una herramienta de cobranza, como Moonflow, otras medidas que se pueden tomar para mejorar la gestión de cobros son: |
Algunos problemas de morosidad se deben porque las facturas de la empresa no se envían a tiempo o no se ejecutan estrategias preventivas de cobranza. Establecer procesos tan sencillos como fechas fijas de envío de facturas y recordatorios, además de automatizarlo, podrían marcar la diferencia en la tasa de recaudo de tu negocio.
Aunque existen muchos tipos de segmentación de cartera, uno de los más eficientes es clasificar a los deudores según la probabilidad de que incurran en morosidad. Para poder hacer esto, es clave tener toda la información posible del cliente, en un solo lugar. Una vez segmentada la cartera, es posible establecer un protocolo de comunicaciones según dicho riesgo. Por ejemplo, mensajes estándar para los clientes puntuales, mientras el desarrollo de estrategias proactivas para aquellos que han mostrado indicios de morosidad.
Un software de cobranzas con inteligencia artificial puede ayudar con esto último; ya que son capaces de realizar un análisis predictivo del comportamiento de pago.
Estos planes deben ajustarse al perfil y las necesidades específicas del cliente, procurando siempre que no comprometan la estabilidad financiera de la organización. Por ejemplo, se puede ofrecer la opción de dividir la deuda en cuotas mensuales fijas, establecer plazos flexibles o incluir descuentos por pronto pago.
Las leyes de cobranza son estrictas y varían según cada país. Estas regulaciones protegen tanto la imagen de los deudores como su derecho a un trato respetuoso. Por este motivo, es fundamental asegurarse de cumplir con dichas normativas, las cuales, en muchos casos, prohíben realizar comunicaciones fuera de los días y horarios permitidos, efectuar más de una llamada a la semana o establecer dos contactos consecutivos por otros medios sin un intervalo mínimo de dos días entre ellos.
En Colombia se aplica la ley 2300, conocida como “Ley dejen de fregar” que regulan los canales, horarios y frecuencia de las comunicaciones con clientes.
Además de los consejos anteriores, otras medidas que puedes tomar en cuenta para hacer tu gestión de cartera en cobranzas más eficiente, pueden ser capacitar a tus trabajadores para mejorar sus procesos de negociación, considerar las preferencias de comunicación de los clientes, además de analizar los indicadores clave de rendimiento de tus procesos.
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