Gestión de cartera en cobranzas: claves para optimizar pagos

¿Qué se entiende por gestión de cartera? Cuando hablamos de gestión de cartera empresarial nos referimos a la base de datos de todos los clientes. Esta cartera, sin embargo, puede referirse a la comercial, donde se contemplan a clientes potenciales como a los clientes obtenidos; aunque también puede hacer referencia a la cartera en cobranzas. 

Esta última se refiere al listado de clientes que tienen cuentas pendientes de cobro con la empresa. Y aplica para aquellos negocios que ofrezcan servicios o productos a crédito 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es gestión de cartera en cobranzas?
• ¿Por qué es importante la gestión de cartera en cobranza?
• ¿Cómo se puede mejorar la gestión de cartera en cobranzas?
  • 1. Enviar facturas y recordatorios de cobranza tempranos
  • 2. Segmentar según los niveles de riesgo 
  • 3. Establecer planes de pago personalizados 
  • 4. Asegurarse de que el proceso se ajusta a lo establecido por la ley 

¿Qué es gestión de cartera en cobranzas?

Es el proceso mediante el cual el equipo o departamento de cobranza de una empresa busca obtener el pago de la deuda de los clientes. 

Como parte del proceso, se diseña un plan que incluye estrategias específicas para la recuperación de pagos, así como mensajes y comunicaciones adaptados a distintos escenarios. Estas herramientas permiten establecer plazos claros, realizar un seguimiento efectivo de las deudas y aplicar medidas concretas en caso de incumplimientos. El objetivo principal es asegurar la estabilidad financiera de la empresa mientras se cuidan las relaciones con los clientes.

¿Por qué es importante la gestión de cartera en cobranza?

Porque garantiza que la organización mantenga un flujo de caja saludable. Si bien muchas empresas se concentran en la obtención de nuevos clientes y ventas, resulta riesgoso descuidar este proceso, ya que, si los pagos de los clientes no se realizan a tiempo, la empresa no tendrá la liquidez necesaria para cumplir con sus responsabilidades financieras.

Un ejemplo claro de mala práctica en este sentido es la falta de establecimiento de plazos claros para los pagos o la ausencia de seguimientos regulares. Esto puede generar retrasos en la cobranza y afectar de manera significativa la estabilidad financiera y operativa del negocio.

¿Cómo se puede mejorar la gestión de cartera en cobranzas?

La implementación de un software de cobros es el medio más eficiente para mejorar la gestión. Esto se debe a que con dichas tecnologías las organizaciones obtienen beneficios como: 

• Favorece el reconocimiento de las cuentas en riesgo, así como también los montos vencidos y los saldos más antiguos, en tiempo real. Esto permite que siempre se tenga una visión clara de las deudas de los clientes para tomar decisiones que favorezcan el recaudo o mitiguen los riesgos de la organización. 
  
• Permite un mejor control de los diferentes procesos realizados por los cobradores. De esa manera los supervisores de cobranza pueden saber si se está cumpliendo o no con las políticas de cobro y, por otra parte, se están alcanzando los objetivos de cobranza trazados. 
  
• Mejora la productividad de los agentes de cobranza; puesto que les proporciona herramientas que automatizan tareas rutinarias, como el envío de recordatorios de pagos o la generación de reportes. De esa manera estos pueden centrarse en atender las cuentas más urgentes e importantes. 
  

Además de la implementación de una herramienta de cobranza, como Moonflow, otras medidas que se pueden tomar para mejorar la gestión de cobros son: |

1. Enviar facturas y recordatorios de cobranza tempranos

Algunos problemas de morosidad se deben porque las facturas de la empresa no se envían a tiempo o no se ejecutan estrategias preventivas de cobranza. Establecer procesos tan sencillos como fechas fijas de envío de facturas y recordatorios, además de automatizarlo, podrían marcar la diferencia en la tasa de recaudo de tu negocio. 

2. Segmentar según los niveles de riesgo 

Aunque existen muchos tipos de segmentación de cartera, uno de los más eficientes es clasificar a los deudores según la probabilidad de que incurran en morosidad. Para poder hacer esto, es clave tener toda la información posible del cliente, en un solo lugar. Una vez segmentada la cartera, es posible establecer un protocolo de comunicaciones según dicho riesgo. Por ejemplo, mensajes estándar para los clientes puntuales, mientras el desarrollo de estrategias proactivas para aquellos que han mostrado indicios de morosidad. 

Un software de cobranzas con inteligencia artificial puede ayudar con esto último; ya que son capaces de realizar un análisis predictivo del comportamiento de pago.

3. Establecer planes de pago personalizados 

Estos planes deben ajustarse al perfil y las necesidades específicas del cliente, procurando siempre que no comprometan la estabilidad financiera de la organización. Por ejemplo, se puede ofrecer la opción de dividir la deuda en cuotas mensuales fijas, establecer plazos flexibles o incluir descuentos por pronto pago.

4. Asegurarse de que el proceso se ajusta a lo establecido por la ley 

Las leyes de cobranza son estrictas y varían según cada país. Estas regulaciones protegen tanto la imagen de los deudores como su derecho a un trato respetuoso. Por este motivo, es fundamental asegurarse de cumplir con dichas normativas, las cuales, en muchos casos, prohíben realizar comunicaciones fuera de los días y horarios permitidos, efectuar más de una llamada a la semana o establecer dos contactos consecutivos por otros medios sin un intervalo mínimo de dos días entre ellos. 

En Colombia se aplica la ley 2300, conocida como “Ley dejen de fregar” que regulan los canales, horarios y frecuencia de las comunicaciones con clientes. 

Además de los consejos anteriores, otras medidas que puedes tomar en cuenta para hacer tu gestión de cartera en cobranzas más eficiente, pueden ser capacitar a tus trabajadores para mejorar sus procesos de negociación, considerar las preferencias de comunicación de los clientes, además de analizar los indicadores clave de rendimiento de tus procesos. 

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