Ejemplos de mensajes de cobranza por WhatsApp, Email y SMS

Un mensaje de cobranza es una forma menos invasiva de ponerte en contacto con tu cartera y comunicar el estado de su deuda. Los mensajes de cobranza pueden realizarse en diferentes medios, por ejemplo, están los e-mails de cobranza, generalmente usados para cobranzas B2B, pero también están los mensajes de cobranzas vía SMS o las comunicaciones de cobranza por WhatsApp con las cuales se puede tener un mejor control de la recepción de los mensajes.

En esta publicación de Moonflow, queremos compartir nuestra experiencia, proporcionándote ejemplos de mensajes para cobrar amablemente a tus clientes. Incluso cuando se trate de cuentas en mora.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Consideraciones sobre mensajes de cobranza: Atentos con la ley 21320
• ¿Cómo escribir un mensaje de cobranza a cliente?
  • 1. Whatsapp ejemplos de mensajes de cobranza
    
  • 2. Ejemplos de mensajes de cobranza por correo 
  • 3. SMS de cobranza 

Consideraciones sobre mensajes de cobranza: Atentos con la ley 21320

Antes de empezar a enviar mensajes de cobranza es importante que tengas presente que en Chile existe la ley 21320. Esta normativa, que fue publicada en 2021 regula las comunicaciones de cobranza que se tienen con los consumidores. Así, indica que:

• No puedes comunicarte con el cliente, por motivo de cobranza, más de una vez a la semana por vía telefónica (llamada) o presencial (visita).
• En cuanto a las comunicaciones escritas: SMS, WhatsApp o e-mail de cobranza, pueden hacerse hasta dos veces por semana, siempre y cuando exista un margen de dos días entre cada contacto.
  
• Las gestiones de cobranza (contactos) que mantengas con tus deudores deben quedar registrados y almacenados, por el lapso de dos años desde su realización. Como ves ¡es clave que cuentes con un software de cobranzas que facilite la trazabilidad y monitoreo de tus comunicaciones!
• Si inicias la cobranza judicial, debes cancelar cualquier acción de cobranza extrajudicial.
  

¿Quieres saber más sobre leyes de cobranza en Chile? ¡Lee nuestra nota → Todo sobre la Ley de pago a 30 días Chile! 

¿Cómo escribir un mensaje de cobranza a cliente?

Aunque pueda parecer difícil es necesario mantener la compostura y el profesionalismo al momento de escribirlos. Un mensaje de cobranza amigable es crucial en etapas preventivas o en una mora temprana para obtener respuesta de la cartera. Por otro lado, cuando nos encontramos con clientes con un retraso un poco mayor (una o dos semanas) un mensaje de cobranza cordial sigue siendo útil ya que lo que buscamos es llegar a acuerdos de pago.

Si busca ¿cómo redactar un mensaje de cobranza? Aquí te damos algunas recomendaciones y ejemplos según el medio que utilices. 

1. Whatsapp ejemplos de mensajes de cobranza

Un mensaje de cobranza por WhatsApp te brinda la oportunidad de escribir mensajes más largos que un SMS además, con la posibilidad de adjuntar imágenes, agregar audios o sumar archivos (como la factura de cobranza). Este es un medio de comunicación bastante útil para cobrar a la población entre los 25 a 44 años, aunque también hay público mayor que usa actualmente WhatsApp día a día. 

En cuanto a los mensajes de cobranza por WhatsApp te recomendamos que sean: 

• Ni muy cortos como un SMS ni muy largos como un e-mail. Un promedio de 100 a 150 palabras es suficiente para dejar claro el mensaje que quieres transmitir.
• Estructura tu mensaje antes de redactarlo. Parte por identificarte y saludar al remitente, continúa proporcionando detalles de la deuda. Agrega un Call To Action con instrucciones para realizar el pago. Y finalmente, agradece la atención del remitente. 

Ejemplo de mensaje de cobranza por WhatsApp:

Hola [Nombre del cliente], espero que te encuentres bien. Me llamo [Tu nombre] y represento a la empresa [Nombre de la empresa].

Te escribo para recordarte que tienes un saldo aún sin pagar por [Monto de la deuda] correspondiente a la factura [Número de factura], la cual venció el pasado [Fecha de vencimiento]. ¿Tuviste algún problema para concretar el pago? 

Para ayudarte, te agradeceríamos mucho si pudieras realizar el pago a través del siguiente enlace [link de pago] o mediante estas otras alternativas:  [Métodos de pago]. 

Si tienes dudas, o requieres información ¡por favor, contáctanos! [Métodos de contacto]

En el mensaje podríamos adjuntar también la factura o una imagen de los diferentes medios de pago disponibles. 

2. Ejemplos de mensajes de cobranza por correo

Elegir un modelo de carta de cobranza a clientes es viable tanto para cobranzas B2C como B2B. Se trata de una forma de comunicación más formal que la anterior, donde también podemos adjuntar toda la documentación necesaria. Además, hay programas de envíos de e-mail que permiten rastrear si el correo fue o no abierto por el destinatario.

En cuanto a las características del e-mail de cobranza, primero que nada, es conveniente diseñar diferentes plantillas según la etapa de la cobranza y el número de comunicación con el cliente.  Además, usar un tono cordial y profesional, evitando brindar contenido innecesario. 

Aquí un modelo de correo de cobranza para mora temprana:

Asunto: Recordatorio de pago pendiente. [Nombre de la empresa]

Estimado/a [Nombre del cliente],

¡Saludos cordiales! Mi nombre es [Tu nombre] y soy [Tu cargo] de [Nombre de la empresa]. El motivo de este email es comunicar que tiene un saldo pendiente de [Monto de la deuda] correspondiente a la factura [Número de factura], cuyo vencimiento fue el pasado [Fecha de vencimiento].

Comprendemos que existen motivos que pueden haber ocasionado el retraso y esperamos que hayan podido resolverse. Te invitamos a poder concretar el pago de la factura pendiente mediante los siguientes métodos de pago disponibles:

[Método de pago 1]

[Método de pago 2]

[Método de pago 3]

En caso hayas realizado el pago, por favor ignora este mensaje. Si necesitas más información o deseas hablar con un asesor sobre esta deuda, te proporcionamos nuestros números de contacto al final de este correo. 

Agradecemos mucho tu atención y colaboración. Quedamos a tu disposición para cualquier consulta.

Atentamente,

[Tu nombre]

[Tu cargo]

[Nombre de la empresa]

[Teléfono]

[Correo electrónico]

3. SMS de cobranza

Los SMS de cobranza son una opción más breve para realizar cobros a clientes. Los mensajes de texto para cobranza generalmente tienen una extensión máxima de 160 caracteres, incluidos espacios y son una alternativa para comunicaciones de cobranza extrajudiciales. Se utilizan mucho tanto para enviar las facturas antes del vencimiento, como para comunicar que la deuda está por vencer o ha vencido, facilitando a los clientes links de pagos en las comunicaciones. 

A continuación, compartimos dos ejemplos de mensajes de texto para cobranza:

a. Cobranza preventiva (mismo día de vencimiento)

Hola [Nombre del cliente], te recordamos que tu factura de [Monto de la deuda] vence hoy. Puedes realizar el pago fácilmente aquí: [Enlace de pago]. ¡Gracias!

b. Para una semana desde el vencimiento

Hola [Nombre], tu factura de [Monto] venció hace 7 días. Si necesitas ayuda para pagar, hazlo fácilmente aquí: [Enlace]. ¡Gracias por tu atención!

Usa y modifica estos mensajes de cobranza según lo necesites para motivar el pago de tus clientes.  Y para que el proceso sea más eficiente ¡te invitamos a implementar Moonflow y automatizar el envío de recordatorios de pago!