Evita los 5 errores más comunes en la gestión de cobranzas

En la gestión de créditos y cobranzas existen algunos errores que no nos podemos permitir si queremos tener una buena tasa de retorno. Y aunque no implementar un sistema de gestión de cobranzas es el principal, existen otros problemas serios en la gestión de cobros.   En esta publicación te contamos cuáles son. Conócelos y reduce los desafíos en gestión de cobranza. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. No contar con una política de crédito y cobranza
  
• 2. Retrasar u omitir el envío de facturas
• 3. No contestar los mensajes de inconformidad de los clientes
  
• 4. No actualizar la información de la base de datos
• 5. No tener una estrategia de cobranza omnicanal

1. No contar con una política de crédito y cobranza

En todo proceso de gestión de cobranza es necesario contar con políticas de crédito y cobranza que estén claramente definidas antes de dar este servicio a los clientes. Después de todo, si no existe una directriz hay mayores probabilidades de cometer errores en los procesos. Por otra parte, no basta que estas queden en el papel, sino que se comuniquen a los equipos y personal involucrado para que puedan ejecutarlas adecuadamente. 

Se puede evitar este error contando con gerentes, supervisores y gestores capacitado a cargo de su redacción e implementación, Por otro lado, también haciendo una revisión periódica de las políticas para comprobar que se está siguiendo lo dicho en ellas.

2. Retrasar u omitir el envío de facturas

El envío tardío de facturas o la omisión de estas son fallos que pueden desencadenar retrasos en los pagos, ya que los clientes no reciben la información necesaria a tiempo. Esto puede llevar a que las cuentas se vuelvan morosas simplemente por ineficacia en el proceso de envío.

La solución es automatizar el proceso de envío de facturas mediante la implementación de un software de gestión de cobranzas. Esto no solo asegura que los documentos lleguen a tiempo, sino que también reduce errores manuales y permite un proceso más eficiente. Además, facilita la generación automática del informe de gestión de cobranza para medir indicadores internos. 

3. No contestar los mensajes de inconformidad de los clientes

Cuando un cliente experimenta insatisfacción y no recibe una respuesta rápida y adecuada, es probable que postergue el pago como forma de protesta o hasta que se resuelva la situación. Ignorar las inquietudes de los clientes no forma parte de cómo hacer una buena gestión de cobranza, ya que puede aumentar la insatisfacción y reducir la probabilidad de recibir pagos. Para evitar este error se debe establecer un sistema de atención al cliente que garantice respuestas rápidas y soluciones a las quejas o inconformidades.

4. No actualizar la información de la base de datos

Una base de datos desactualizada puede llevar a errores en el proceso de cobranza, como enviar recordatorios a números de contacto incorrectos o mantener datos de pagos desfasados. Es vital que la información tanto de los clientes como del estado de las cobranzas se mantenga al día para evitar malentendidos y optimizar la gestión.

Para evitar este error se deben implementar procedimientos de revisión y actualización periódica de la base de datos. Esto incluye verificar la información de contacto de los clientes y registrar con precisión el estado actual de las cuentas.

5. No tener una estrategia de cobranza omnicanal

Los clientes utilizan diversos medios de comunicación para interactuar con la empresa, y es común que consulten sobre un mismo tema a través de diferentes canales. Si estos canales no están integrados, es probable que se produzcan errores en la comunicación, lo que afecta la experiencia del cliente y reduce la eficiencia en la gestión de cobranzas.

Para evitar este error implementa un sistema de gestión de cobranzas omnicanal que integre todas las plataformas de comunicación. Una solución como Moonflow, es la mejor decisión e inversión para tu empresa.