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Artículo por: Moonflow
La cobranza es el proceso mediante el cual se busca recuperar los pagos pendientes de clientes que tienen deudas vencidas. En cuanto a los tipos de cobranza que puede hacer un negocio, hay varios; por ejemplo la cobranza preventiva, la cobranza administrativa, extrajudicial y la cobranza judicial. Pero ¿cuál es la que corresponde hacer a tu organización? ¡A continuación te brindamos más detalles!
¿Qué encontrarás en este texto?
Los dos grandes tipos de cobranza
Los tipos de cobranzas según tu negocio
¿Qué es la cobranza?
¿Qué es cobranza? La definición de cobranza aborda el proceso destinado a cobrar y recuperar fondos adeudados por individuos o entidades, comprendiendo una serie de acciones encaminadas a obtener el pago de obligaciones financieras pendientes.
Los objetivos de la cobranza comprenden tanto la recuperación efectiva de la deuda como el mantenimiento de relaciones cordiales con los deudores, preservando la reputación y la solidez financiera de la entidad acreedora.
En este proceso, se pueden identificar diferentes tipos de deudores, que van desde aquellos que, por circunstancias temporales, han incurrido en retrasos en sus pagos hasta aquellos que muestran una resistencia persistente a cumplir con sus compromisos financieros.
Es esencial que la cobranza b2b o b2c (también conocidas como Cobranzas a empresas o Cobranzas a personas) se realicen de manera ética y conforme a las regulaciones establecidas, evitando prácticas abusivas o coercitivas, y respetando los derechos y la dignidad de los deudores.
Los dos grandes tipos de cobranza: directa y tercerizada
Ahora que conoces qué son las cobranzas y antes de contarte cuáles son los tipos de cobranza que puedes elegir para tu negocio, es necesario que definas si realizarás una cobranza directa o tercerizada. La cobranza directa es la que realizas tú directamente a los clientes que tienen deudas con tus negocios. Para ello, es necesario que habilites un departamento de cobranzas en tu organización, el cual debe estar conformado por especialistas en gestión de cobranzas, los cuales deben contar con las herramientas necesarias para optimizar los procesos de cobranza; por ejemplo, un software para gestión de cobranzas automatizado.
Otra opción es tercerizar la gestión de cobranzas; en este caso, en vez de montar un área de cobranza, lo que debes hacer es buscar un socio estratégico especializado en recupero de activos. Esta solución resulta beneficiosa si no quieres distraer a tu equipo ni usar recursos de tu empresa en procesos que no forman parte de tu core business.
Los tipos de cobranzas según tu negocio
Si has determinado que te vas a encargar de las cobranzas de tu negocio, es necesario que sepas cuáles son los tipos de cobranza que puedes realizar. En este caso, necesitas conocer qué es la cobranza preventiva, administrativa y extrajudicial; que forman parte del proceso de cobranza normal; además, está la cobranza judicial; que ya implica la contratación de equipo legal, ya que es un proceso que se desarrolla en los tribunales.
Cobranza preventiva
¿Qué es la cobranza preventiva? Este tipo, también llamado cobranza temprana, se realiza antes de la fecha de vencimiento de la deuda. Como su nombre indica, el objetivo es prevenir la morosidad y de esa manera no comprometer las finanzas de tu organización. La principal ventaja de la cobranza preventiva recae en hacer que una deuda sea más fácil de recuperar.
En cuanto a los objetivos de la cobranza preventiva, esta permite mantener actualizado al cliente respecto a su deuda; asimismo, conocer con anticipación las razones de los retrasos en los pagos y garantizar que el cliente esté informado sobre las consecuencias de los impagos o morosidades, para esto último es clave tener políticas de cobranza y crédito claras.
Ahora que conoces el concepto de cobranza preventiva y sus objetivos, es necesario que partamos por definir qué tipo de cobranza preventiva aplicar; si la directa o la indirecta. Una vez elegido el tipo, en el caso de la cobranza preventiva directa, lo que sigue es segmentar a tu cartera; de esa manera puedes identificar a quienes aún no han caído en moras con facilidad. Asimismo, dentro de este grupo puedes realizar una segmentación en base a su comportamiento ante tus comunicaciones. Para ayudarte con la segmentación y el análisis de los datos obtenidos, te será de ayuda un software de cobranza que te permita delimitar tus KPIs.
Cobranza preventiva, ejemplos de estrategias
Para que tu cobranza de deudas, preventiva sea efectiva, puedes seguir unas estrategias clave; por ejemplo, ofrecer descuentos por pagos adelantados, este sms de cobranza preventiva te ayudará:
¡Hola [Nombre]! Tu factura vence el [Fecha]. Paga antes y recibe un 10% de descuento. ¿Necesitas ayuda? Llama al [Número]. ¡Gracias por elegirnos! [Empresa]
También podrías ofrecer otros incentivos como el ingreso a sorteos por pagos adelantados o antes del vencimiento.
¡Hola [Nombre]! Al pagar puntualmente este mes, entras al sorteo mensual. ¡No pierdas la oportunidad de ganar! -[Nombre de la Empresa] 🎉
Recuerda, entre las fases de cobranza, desarrollar estrategias efectivas en la cobranza temprana, puede ayudar a reducir la tasa de morosidad, ahorrar tiempo y recursos, preservar la relación con tus clientes y mejorar la liquidez de tu negocio.
Cobranza administrativa
¿Qué es la cobranza administrativa? La cobranza administrativa es cuando gestionas el cobro de las deudas que aún no han caído en moras o que tiene una mora temprana. Generalmente, se entiende como cobranza administrativa aquella que se encarga de cuentas que, como máximo, tienen 90 días de retraso, por lo que fácilmente puede ser gestionado por el área de finanzas de una organización.
En cuanto a los tipos de cobranza administrativa, sucede lo mismo que con la preventiva, puedes elegir entre la directa o con intermediación. Si te inclinas por la primera opción, resulta beneficioso para tu equipo contar con una plataforma de cobranza automatizada en esta fase. Esto no solo garantiza una gestión eficiente de la cartera y previene errores, sino que también facilita el seguimiento del estado de las interacciones con los clientes.
Como parte de las estrategias de cobranza administrativa se encuentran los avisos de cobro que enviamos luego de que ha pasado un día del vencimiento de la factura. Aquí un SMS que puedes usar como plantilla:
Hola [Nombre], queremos recordarte que tu factura vence hoy. Te pedimos por favor que realices el pago antes de finalizar el día. ¡Gracias por tu atención!
Cobranza extrajudicial
¿Qué es una cobranza extrajudicial? Además de ser un tipo de cobranza, también es una etapa de la gestión de cobranzas que se da cuando no se ha obtenido el pago de la deuda, pese a las estrategias de cobranza administrativas. En este tipo de cobranza las técnicas de negociación son un factor clave para no llegar a la etapa judicial y obtener el pago de la deuda.
Asimismo, es importante conocer al cliente moroso para saber qué técnica aplicar con cada uno, por ejemplo, hay deudores involuntarios, que son aquellos que desean cumplir con sus obligaciones, pero por motivos que escapan de sus manos no pueden hacerlo; también hay deudores por desacuerdo con la prestación de servicios; y el deudor moroso habitual, es decir el que se vuelve deudor moroso voluntariamente.
Ahora que conoces qué es una cobranza de este tipo, a continuación, compartimos una plantilla de e-mail de cobranza que tu departamento de cobranza extrajudicial puede usar para comunicarse con tus clientes:
Asunto: Opciones de pago flexibles para resolver su cuenta pendiente
Estimado [Nombre del Cliente],
Mis cordiales saludos. Me comunico en nombre de [Nombre de la Empresa] para abordar la situación pendiente con respecto a su deuda por [Monto de la deuda].
Entendemos que pueden surgir circunstancias imprevistas que dificulten el cumplimiento de sus obligaciones financieras. Por ello, nos gustaría trabajar en conjunto para encontrar una solución que le permita ponerse al día con sus pagos.
Para ayudarlo en este proceso, nos complace ofrecerle algunas opciones de pago flexibles que pueden adaptarse a su situación actual:
- [Solución 1].
- [Solución 2].
Entendemos que cada situación es única, por lo que estamos abiertos a discutir otras opciones que puedan ser más adecuadas para usted. Nuestro objetivo es encontrar una alternativa que sea justa y que le permita resolver su deuda de manera efectiva.
Por favor, tómese un momento para revisar estas opciones y hágame saber cuál sería más conveniente para usted. Estoy aquí para responder cualquier pregunta que pueda tener y para ayudarlo en el proceso de negociación.
Agradecemos su cooperación. Quedo a la espera de su respuesta y estoy disponible para cualquier consulta adicional que pueda tener.
Atentamente,
[Tu Nombre]
[Posición]
[Nombre de la Empresa]
[Teléfono de Contacto]
[Correo Electrónico de Contacto]
Cobranza judicial
¿Qué es la cobranza judicial? Cuando los deudores de cartera se niegan a pagar pese a las medidas extrajudiciales tomadas, es necesario pasar a la vía judicial. Para tener que realizar este tipo de cobranza es necesario que pases por todas las anteriores; además, la etapa judicial se inicia cuando el deudor tiene al menos 90 días de deuda vencida. En este momento, queda en manos del departamento de cobranza judicial encargarse del asunto o delegar la tarea a una empresa de cobranza especializada.
Ahora que conoces qué tipos de cobranza existen y has identificado el que necesitas aplicar a tu cartera, elige entre los mejores métodos de cobranza para ayudarte a mejorar tu porcentaje de recaudo. Existen diferentes formas de cobrar una deuda; sin embargo, independientemente de la que elijas, te contamos que con un software de cobranza te ayudará en cualquiera de ellas. Con estos programas es más fácil segmentar a los deudores de tu cartera, realizar procesos de cobranza legal y establecer medidas automatizadas para agilizar procesos de cobranza. ¡Además, te ayudará a afinar tus técnicas de cobranza al poder acceder a tus principales KPI de cobros!. Conoce Moonflow y optimiza tu gestión de deudas por cobrar.
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