Workflow de cobranza: ¿qué es y cómo mejora tu empresa?

¿Qué es workflows?  “workflow” es una palabra en inglés que se traduce como “flujo de trabajo”, por lo que el término se emplea para definir el flujo que se realiza para alcanzar un fin. 

En el caso de workflow de cobranza el término se refiere al conjunto de acciones y actividades que se realizan para obtener el recaudo de la cartera. En consecuencia, un flujo de cobros efectivo es necesario para que la empresa tenga una buena salud financiera.

En esta publicación de Moonflow, software de cobranzas, te contamos más acerca del workflow, ampliaremos un poco su definición, te contaremos acerca de su utilidad y te brindaremos un ejemplo de flujo de cobranza eficiente.  

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Workflow en cobranzas ¿qué es?
• ¿Para qué sirve workflow en cobranzas?
• ¿Cómo crear un workflow de cobranzas?
  • 1. Traza tus objetivos 
  • 2. Realiza un esquema 
  • 3. Implementa tu flujo de trabajo
  • 4. Haz seguimiento

Workflow en cobranzas ¿qué es?

Si bien a grandes rasgos lo podemos entender como el flujo de trabajo en cobranzas, lo cierto es que abarca mucho más que esto, puesto que implica la colaboración de “participantes” para lograr los objetivos trazados. El motivo por el que colocamos “participantes” entre comillas es porque cuando nos referimos a ellos no sólo contamos a gestores de cobranza humanos, sino también a software o tecnologías como la Inteligencia Artificial o los agentes de cobranza con IA. 

El objetivo del trabajo en conjunto de este “equipo” es optimizar el proceso. Es decir, hacerlo más productivo y eficiente. Para esto, la clave del workflow es dejar de lado procesos manuales y automatizar todo lo que sea posible. Esto no quiere decir que se prescinda de recursos humanos, sino de que estos aprovechen al máximo la tecnología disponible para ellos. 

Con el uso de tecnologías al servicio de los gestores de cobranza es posible estandarizar procesos y simplificar las tareas. Por ejemplo, si implementas un sistema de cobranza de deudas online puedes programar el envío automático de recordatorios de pago a través de canales como WhatsApp o correo electrónico. Esto no solo agiliza el proceso al reducir las tareas manuales de los gestores, sino que también permite personalizar los mensajes y optimizar los tiempos de envío, aumentando la efectividad de la comunicación con los clientes.

¿Para qué sirve workflow en cobranzas?

Existen varios beneficios de implementar un workflow en gestión de cobros; algunos de ellos implican:

• La reducción de errores y retrasos en el envío de facturas a clientes.
  
• Mejora la visibilidad del estado de cobranzas.
  
• Facilita la identificación de las cuentas en mora. 
  
• Contribuye a mantener una buena relación con los clientes.
  
• Se optimizan las operaciones y reducen las tareas repetitivas.
  

Para que el workflow en cobranzas sea eficiente, es necesario comenzar con una buena gestión del mismo. Esto implica la definición, el orden y el control de las tareas que se llevarán a cabo durante el proceso de cobranza. Lo que resulta crucial, ya que permite identificar procesos innecesarios o aquellos que pueden mejorarse, además de detectar los puntos donde el flujo se estanca.

Partir por una buena gestión inicial garantiza que la comunicación y la organización entre los participantes mejore, favoreciendo además la repartición de tareas o actividades.

¿Cómo crear un workflow de cobranzas?

Para poder crear un proceso de workflow de cobranza eficiente, puedes seguir estos pasos: 

1. Traza tus objetivos 

Utiliza la información actual de tus cobranzas para reconocer dónde estás y dónde quieres llegar. Esto último son tus objetivos. Es importante que sean realistas, alcanzables, claros, bien definidos y medibles. 

Algunos ejemplos pueden ser:

• Reducir la tasa de morosidad en un 15% durante los próximos tres meses.
• Aumentar el porcentaje de recuperación de deuda en un plazo determinado.
  
• Mejorar la puntualidad en los pagos recurrentes de clientes en un 20%.
  

2. Realiza un esquema 

A partir de los objetivos puedes diseñar un flujo de trabajo que te ayude a alcanzarlos. Para hacerlo más visual puedes usar un esquema o dibujo con cada uno de los pasos. Es importante que no quede ninguno fuera del diagrama.

3. Implementa tu flujo de trabajo

Un consejo para poder evaluar la efectividad de tu workflow de cobranzas es hacer una implementación inicial a una parte de tu cartera para medir resultados y compararlos con tu flujo anterior. Si observas que los indicadores mejoran ¡Podrás implementarlo al resto sin correr riesgos!

4. Haz seguimiento

Tras la implementación y como trazaste objetivos medibles, es importante que los evalúes para saber si estás alcanzando los hitos propuestos en los lapsos determinados. Aquí es importante recordar que si algo no está funcionando siempre se puede replantear el esquema para hacer modificaciones.

En Moonflow, puedes construir fácilmente flujos de cobranza a partir de estrategias, plantillas y campañas automáticas. Esto optimiza el proceso, aumentando la productividad de tu equipo y mejorando la experiencia del cliente, garantizando pagos puntuales y relaciones más fluidas. ¡Transforma tu proceso de cobranza con Moonflow hoy mismo!