¿Qué es un asiento contable? Definición y cómo registrar transacciones

¿Qué es un asiento contable? Se conocen también como apuntes o registros; y son cruciales dentro de un plan contable efectivo debido a que de esa forma se puede llevar un mejor control (tanto en términos de orden como de detalle) de las operaciones financieras de una organización.

En esta publicación te contamos más acerca de los asientos contables, incluyendo cómo hacerlos y cómo un software de cobranza puede ayudarte a realizarlos.

¿Qué vas a encontrar en esta publicación?

• Asientos contables: definición 
• Clasificación de los asientos contables
• ¿Cómo se hace un asiento contable?
• ¿Un software de cobranzas puede ayudar a facilitar el registro de asientos contables?

Asientos contables: definición

Un asiento contable no es un libro contable sino las anotaciones que se hacen en estos documentos, con el propósito de registrar un ingreso o egreso de la empresa.

Dentro de un libro contable, un asiento comprende el “debe” y “haber”, los cuales son movimientos financieros opuestos que deben estar en equilibrio. En el “debe” se registran las cuentas que representan incrementos en activos o gastos, mientras que en el “haber” se reflejan los conceptos que representan una disminución de activos o un incremento de pasivos o ingresos.

En la contabilidad de partida doble, cada operación genera al menos un movimiento en el “debe” y otro en el “haber” de igual monto, garantizando que el sistema contable mantenga un balance constante.

Clasificación de los asientos contables

Los asientos contables pueden clasificarse según el fondo o la forma. En el primer caso, se considera su finalidad, así nos encontramos con:

• Asientos de apertura, los cuales se realizan a inicios de cada período contable con la finalidad de recopilar la información de las finanzas de una empresa.
  
• Asientos de gestión, los cuales van siendo registrados en el libro diario de la empresa como el asiento contable de una venta, que refleja los ingresos generados por las transacciones comerciales realizadas en el día a día.
  
• Asientos de ajuste, que permiten corregir errores, actualizar valores o reflejar acumulaciones necesarias al cierre del período contable.
  
• Asientos de regularización, que redistribuyen los saldos de las cuentas temporales, transfiriendo sus valores a las cuentas definitivas para preparar los estados financieros.
  
• Asientos de cierre, que se utilizan al final del período contable para saldar las cuentas temporales y dejar todo listo para el inicio de un nuevo ciclo.
  

En cuanto a la forma, nos encontramos con asientos simples, que son aquellos donde solo nos encontramos con las columnas “debe” y “haber” y, por otro lado, asientos compuestos que son aquellos donde intervienen más de dos cuentas.

¿Cómo se hace un asiento contable?

Los pasos básicos para hacer asientos contables son los siguientes:

• Recopilar los comprobantes que justifiquen los gastos. Pueden ser facturas, recibos, boletas de venta, notas de crédito, etc.
  
• Registrar las transacciones. Generalmente esto se realiza en los libros auxiliares, ya que de esa forma es posible separarlas por tipo, como el costo de ventas asiento contable, que se refiere a los asientos relacionados con los costos asociados a la venta de productos o servicios.
  
• Definir qué información básica será requerida para el registro del asiento. Por ejemplo, la fecha, cantidad de débito o crédito, nombre de la operación, etc.
  
• Asegurar el cumplimiento de los principios contables. Esto implica: que las cuentas estén en orden cronológico, que exista equilibrio entre las columnas de débito y crédito, que exista una referencia a un documento de apoyo por cada asiento, entre otros.
  
• Contabilizar y registrar las facturas de compra y venta. Además de registrar la transacción bancaria correspondiente una vez saldada la deuda. Asimismo, es importante considerar los descuentos, de ser aplicables. Y las devoluciones si las hubiera.
  

¿Un software de cobranzas puede ayudar a facilitar el registro de asientos contables?

Sí, los softwares de cobros a menudo se pueden integrar con los softwares contables de una empresa. De esa forma, los pagos registrados por los clientes se reflejan en automático como asientos contables en el libro diario. Por ejemplo, cuando un cliente realiza un pago, el sistema puede generar automáticamente un asiento que registre el ingreso en el "debe" (cuenta bancaria o caja) y la reducción de la cuenta por cobrar en el "haber".

Esto no es todo, dichos sistemas de cobro también permiten vincular los pagos pendientes con las facturas emitidas, facilitando la conciliación contable al final del período y asegurando que las cuentas por cobrar coincidan con los asientos contables correspondientes.

Por otro lado, programas como Moonflow también incluyen funciones para exportar informes que sirven como base para la contabilidad, como el estado de cuentas por cobrar, detalles de pagos realizados y saldos pendientes, lo que simplifica la elaboración de los asientos.