Consejos para la administración de cuentas por cobrar

¿Cómo mejorar la administración de cuentas por cobrar? Si estás evaluando mejoras en tus procesos ¡Enhorabuena! Y es que el análisis para detectar debilidades o errores y corregirlos, es clave para que la administración financiera de cuentas por cobrar sea más eficiente. Para conocer qué mejoras puedes hacer, es necesario que antes hayas establecido indicadores clave de desempeño. Estos son incluso más fáciles de visualizar y analizar si tuviste la precaución de implementar un sistema de cobranza en tu empresa.

A continuación compartimos algunos tips que te ayudarán con la administración de cuentas por cobrar. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. Implementa un sistema de cobranza

2. Envía las facturas de cobranza y comunicaciones de cobro a tiempo

3. Diseñar planes de negociación de cobranza

4. Cuidar que los métodos de cobranza sean legales 

1. Implementa un sistema de cobranza

El primer consejo que vamos a darte, si es que aún no lo has hecho, es que implementes un sistema para recuperación de cartera.  Y es que con esta solución podrás tener un mejor control de tus cuentas por cobrar y de cada una de las acciones que estén realizando tus gestores de cobranza. 

Además, los softwares de cuentas por cobrar modernos, incluyen tecnología como Inteligencia Artificial (IA), gracias a la cual es posible automatizar el envío de recordatorios de pago, actualizar automáticamente el estado de los pagos de clientes, así como el de las comunicaciones de cobranza; generar reportes en segundos, basados en información real y actualizada, e incluso realizar análisis predictivos de cobranza.

2. Envía las facturas de cobranza y comunicaciones de cobro a tiempo

¿Qué pasa si tus clientes no reciben sus facturas a tiempo? Lo más probable es que tampoco las paguen antes del vencimiento. Si tu empresa sigue utilizando métodos tradicionales para el envío de facturas (como la revisión de fechas una por una) lo más probable es que esta sea una de las causas de morosidad en tu cartera.

Si bien es viable en una cartera pequeña, no lo es cuando tienes cientos o miles de cuentas por cobrar al mes y pocos gestores a cargo. En su lugar, es mejor automatizar el envío de facturas antes del vencimiento. Esto se puede hacer desde diferentes canales, por ejemplo, mediante correos electrónicos, SMS o WhatsApp. Es importante que el medio elegido esté autorizado por el cliente y asegurarse de que se trate de una comunicación directa con éste. Esto último garantiza no infringir las leyes de cobranza que rigen en el país.

Por otro lado, respecto al medio elegido, es necesario elegir el más pertinente según el tipo de cliente. Y es que, mientras que los SMS y WhatsApp son bastante útiles para cobranzas a clientes directos, no son la más efectiva si tratamos de cobranza a empresas. En este último caso, un e-mail de cobranza es más pertinente y efectivo.

Además del e-mail de cobro, también es necesario programar recordatorios de pago en cuanto se detecte la mora. Ya que, a menos tiempo pase mayor será la probabilidad de que se cancele el recibo.

El uso de plataformas de cobranza con IA resulta útil en este aspecto, debido a que es capaz no solo de realizar el envío de mensajes estratégicos en fechas clave; sino porque también puede lanzar alertas a los gestores o supervisores de cobranza, si detecta que una cuenta ha superado los intentos de acuerdos por vía escritas, para así asignar llamadas de cobranza y, en caso estas no procedan, recomendar la necesidad de externalizar el proceso, ya sea vía despachos de cobranza o agencias de cobranza que inicien procesos judiciales. 

3. Diseñar planes de negociación de cobranza

Con tanto tiempo libre de tareas repetitivas, gracias a la implementación de una herramienta de cobranza de deudas, los gestores de cobranza y supervisores, tienen más tiempo para centrarse en actividades que logren conversiones. Por ejemplo: ¡La negociación de cobranzas!

En cobranzas hay que estar preparados para diferentes escenarios. Y ser conscientes de que los deudores con predisposición a pagar, pueden tener problemas que se los impida. Entonces ¿qué hacer con este segmento? Adelantarse a las diferentes situaciones posibles para establecer un plan de pagos que sea conveniente para el deudor, pero que tampoco afecte las finanzas de la empresa.

Esto no solo ayuda a que la compañía disfrute de la liquidez que necesita. Sino que preserva una buena relación con el cliente, permitiendo que, en un futuro, una vez saldada su deuda, adquiera nuevos compromisos de este tipo con la empresa. 

4. Cuidar que los métodos de cobranza sean legales

El objetivo de la oficina de cobranzas de una empresa es obtener el pago de las deudas de los clientes. Sin embargo, hay que tener cuidado de los métodos que se sigan para conseguirlo. Después de todo, existe una ley de cobranza en México que regula las comunicaciones que los cobradores deben tener con los deudores, protegiendo a los segundos de posibles malas prácticas de los primeros.

Cumplir con las leyes no solo es ético, sino que también evita que la empresa quede sujeta a sanciones y auditorías que concluyan en una posible pérdida de reputación y costos legales.

El uso de software de gestión de cobranzas es, otra vez, una solución efectiva para evitar cobranzas ilegales. Y es que esta tecnología puede ayudar a evitar el envío de mensajes u otro tipo de comunicaciones fuera del horario establecido. Fijar scripts de cobranza que se envíen a cada segmento, y que hayan sido previamente aprobados por los gestores; entre otras acciones.

Estos son algunos tips de administración de cuentas por cobrar que puedes seguir para optimizar el proceso y hacer una gestión más eficiente. Te invitamos a seguir estos consejos e implementar un sistema de cobranza de deudas para alcanzar el éxito y aumentar tu recaudo.