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Artículo por: Moonflow
La forma como nos comunicamos con nuestros clientes, para cobrar sus facturas ha cambiado. Por eso debemos preguntarnos, ¿qué tan efectivo es el correo de cobranza a clientes que redactamos? En esta publicación te brindamos algunos consejos y ejemplos que te ayudarán a que tus e-mails de cobranzas sean exitosos. ¿Qué vas a encontrar en este texto?
¿Qué es un correo de cobranza?
¿Cuáles son las ventajas de enviar correos de cobranza en vez de usar métodos tradicionales?
¿Cómo redactar un correo para cobrar una factura?
El mensaje debe ser claro y directo
El mensaje debe ser profesional
¿Cómo cobrar una factura por correo?
Mensaje de cobranza por correo: recordatorio de pago
Correo de cobranza a clientes morosos
¿Qué es un correo de cobranzas?
Un correo de cobranza es una de las tantas formas como tenemos para comunicarnos con nuestra cartera, usando plataformas digitales.
Este correo puede ser preventivo (antes del vencimiento) o luego del vencimiento de la fecha de pago, y en él se incluye la factura correspondiente al monto adeudado por el cliente. Para elaborar esta factura, es necesario que tengas los datos de tu cliente actualizados. Además, para el email para cobrar cliente debes generar el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) si te encuentras en México, o el equivalente al lugar en el que estés, y donde se establezca los términos y condiciones del pago
¿Cuáles son las ventajas de enviar correos de cobranza en vez de usar métodos tradicionales?
El uso del correo postal para enviar recordatorios de pago o cartas de cobranza se ha descontinuado por varios motivos. Uno de los principales son los altos costos que representaba seguir este proceso; ya que no solo se consumía el papel impreso, sino también los servicios postales, cuyo costo variaba según la distancia de envío.
Pero el costo no es el único factor que hace que los correos de cobranza sean una mejor opción. A esto hay que sumar el hecho de que al usar este método nos aseguramos de que el mensaje ha sido enviado y recibido por la persona correcta. Incluso hay herramientas que permiten saber si la otra persona no sólo recibió, sino también abrió el correo; por lo que está informada del cobro de su deuda.
La automatización de los mensajes para cobrar deudas es otro punto clave en este cambio. Así, el equipo de cobranzas ya no tiene que estar al pendiente de cada fecha de pago; los programas facilitan la programación de los recordatorios para clientes, mediante correos de cobranza; y, a su vez, son softwares que notifican a los gestores de cobranza cuando una deuda ha pasado a formar parte de la cartera vencida, para que puedan tomar medidas que favorezcan su recuperación.
¿Cómo redactar un correo para cobrar una factura?
Ahora que conoces qué es un correo para cobrar y cuáles son las ventajas que ofrecen para la gestión de cobros; queda detallar cómo escribir un mensaje para cobrar. A continuación, te brindamos algunos consejos:
El mensaje debe ser claro y directo
Un mensaje de cobranza no debe ser complicado ni demasiado adornado. Los deudores deben entender que se trata de un mensaje de cobranza desde la primera impresión; así que prioriza que sea un email corto y claro que indique no solo el monto adeudado, sino la fecha de vencimiento y las consecuencias de caer en mora.
Escribe un mensaje profesional
Además de tener en cuenta qué debe incluir un correo de cobranza; también debes considerar el tono de comunicación; de esto va a depender la experiencia del cliente con tu comunicación. En este contexto, es clave que escribas un mensaje en un tono profesional en todo momento; incluso cuando se trate de correos para cobrar deudas vencidas. En este caso incluso, es recomendable que propongas soluciones para resolver el problema, incluyendo quizá, planes de pago más flexibles.
¿Cómo cobrar una factura por correo?
Saber cómo redactar un correo de cobranza es solo uno de los pasos para que esta forma de comunicarte con tu cartera sea efectiva. A esto hay que sumar la manera cómo envías estos mensajes.
Si bien las plataformas de marketing por correo electrónico, tipo MailChimp, son útiles para estrategias de este tipo, no son igual de eficaces para los objetivos de cobranza. Esto se debe a que no son especializadas. Al usar un software de cobranza automatizado, tenemos el beneficio de que no solo podemos enviar mails de pago con estas herramientas; sino que también podemos obtener métricas clave y segmentar los mensajes automatizados según el tipo de cartera.
Para cobrar una factura por correo, usando un software para cobrar deudas lo primero que hay que hacer es configurar los recordatorios de pago para que salgan en automático en fechas clave; por ejemplo, antes del vencimiento, el primer día de vencimiento, una semana después... y así sucesiva y estratégicamente, antes de tener que tomar medidas administrativas.
Correos de cobranza: ejemplo
Para ayudarte, aquí compartimos algunos ejemplos de mensajes de cobranza por correo.
Mensaje de cobranza por correo: recordatorio de pago
Empecemos por los mensajes de cobranza que se envían antes del vencimiento de la deuda. Aquí un correo de cobranza amistoso:
Buenas tardes [nombre del cliente]
Esperamos que te encuentres bien. El motivo de este mensaje es recordarte que la factura, correspondiente a [tu servicio o producto] vencerá el próximo [fecha de vencimiento]
Entendemos que a veces pueden surgir situaciones imprevistas, y queremos asegurarnos de que tengas toda la información necesaria para evitar cualquier inconveniente
Por favor, tómate unos minutos para revisar los detalles de la factura adjunta y realizar el pago antes de la fecha de vencimiento.
Puedes realizar el pago a través de [Método de Pago Preferido]. Si ya has realizado el pago, le agradecemos de antemano por su pronta acción.
Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia, no dudes en contactar con nuestro equipo de atención al cliente al [Número de Teléfono] o [Correo Electrónico de Atención al Cliente]. Estamos aquí para ayudarle en todo momento.
¡Gracias por su atención y colaboración!
Atentamente,
[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Nombre de tu Empresa]
[Teléfono de contacto]
[Correo Electrónico de Contacto]
Correo de cobranza a clientes morosos
Si estás buscando cómo cobrar facturas vencidas por correo, puedes usar la siguiente plantilla:
Asunto: Recordatorio de Pago Urgente: Factura Vencida
Estimado/a [Nombre del Cliente]
Esperamos que te encuentres bien. Te escribimos con respecto a la factura pendiente, correspondiente a nuestros servicios/productos, con número de factura [Número de Factura], la cual tenía una fecha de vencimiento el [Fecha de Vencimiento].
Lamentablemente, observamos que, hasta la fecha de hoy, la factura aún no ha sido saldada. Entendemos que pueden surgir circunstancias imprevistas, y estamos aquí para ayudarte a resolver cualquier problema que pueda haber surgido.
No obstante, es crucial abordar esta situación a la brevedad para evitar interrupciones en tus servicios y para mantener nuestra relación comercial en buen término.
A continuación, te proporcionamos los detalles de la factura:
Monto Total: [Monto Total de la Factura]
Fecha de Vencimiento Original: [Fecha de Vencimiento Original]
Fecha Actual: [Fecha Actual]
Para tu comodidad, te recordamos los métodos de pago disponibles
- [Detalles del Método de Pago 1]
- [Detalles del Método de Pago 2]
Te agradecemos de antemano por tu pronta atención a este asunto. Si ya has realizado el pago, por favor, ignora este recordatorio. En caso contrario, te solicitamos amablemente que nos proporciones una fecha estimada para el pago o que te comuniques con nuestro departamento de cuentas pendientes al [Número de Teléfono] o [Correo Electrónico de Atención al Cliente] para discutir cualquier problema o arreglos alternativos.
Esperamos poder resolver esta situación de manera satisfactoria y agradecemos tu cooperación en este proceso.
Atentamente,
[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Nombre de tu Empresa]
[Teléfono de Contacto]
[Correo Electrónico de Contacto]
Con esta guía básica estarás preparado para escribir correos de cobranza exitosos. Esperamos que estos ejemplos te hayan sido de ayuda. Y para que tu proceso de cobranza sea más eficiente, ¡no olvides implementar nuestro software de cuenta por cobrar! Al usarlo, podrás gestionar tus cobros a través de correos electrónicos y diseñar las plantillas de acuerdo a la identidad de tu marca, usando tus colores, logos y demás elementos.
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