¿Que funciones tiene un gerente de crédito y cobranza?

En toda empresa que tenga cuentas por cobrar, debería existir un gerente de crédito y cobranza. Y es que de esa manera se contaría con una persona a cargo de este departamento, responsable de reportar directamente al director de finanzas el estado de la gestión de su equipo.

Al contar con un área específica para gestionar las cuentas por cobrar, se libera al director de finanzas de tareas que lo distraen de sus responsabilidades estratégicas. Pero ¿cuáles son entonces las funciones de un gerente de crédito y cobranza?

En esta publicación te hablamos más sobre ellas y te contamos cómo un software de cobro puede hacer que tanto el trabajo del gerente, como el de su equipo, sea más eficiente. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Gerente crédito y cobranza: roles clave

1. Desarrollo de documentos para el control interno del departamento 

2. Dirigir al personal de crédito cobranza y evaluar su desempeño 

3. Establecer el presupuesto anual del departamento de crédito y cobranza

El perfil de un gerente de crédito y cobranza

Gerente crédito y cobranza: roles clave

La morosidad es un riesgo de crédito al que se enfrentan todas las empresas que ofrecen este beneficio a sus clientes. Por eso es crucial que incluso antes de empezar a dar créditos o préstamos, las organizaciones cuenten con un departamento de créditos y cobranzas definido y establecido. Los gerentes de cobranza forman parte de este departamento y lo encabezan. Y tienen bajo su mando a supervisores de cobranza para las distintas áreas a las que un negocio puede otorgar créditos, así como a los gestores de cobros. 

En cuanto a qué funciones específicas desempeñan los gerentes de crédito y cobranza, estas son tres de las funciones más importantes.  

1. Desarrollo de documentos para el control interno del departamento

Uno de los roles clave de un gerente de crédito y cobranzas recae en la elaboración de la documentación estratégica de su departamento, esto implica tanto la creación de las políticas de crédito como de cobranza de la empresa.

Pero estos no son los únicos documentos. Los gerentes son los responsables de crear los informes de crédito y cobranza para pasarlos al área financiera. Y, del mismo modo, también tienen a su cargo la elaboración de los contratos de crédito que se otorgarán a los clientes. 

Por su parte, también están encargados de elaborar los informes de riesgos de crédito, para que la empresa tenga una visión clara de los riesgos asociados a la concesión de crédito y pueda tomar decisiones informadas.

Del mismo modo, desarrollan el plan de acción para recuperar las deudas atrasadas, diseñando estrategias específicas para maximizar la recuperación de cuentas vencidas. También son responsables de establecer el protocolo para la resolución de disputas con clientes, asegurando que los procesos para manejar reclamaciones y desacuerdos sean claros y efectivos.

2. Dirigir al personal de crédito cobranza y evaluar su desempeño

Además de la función anterior, los gerentes de crédito y cobranza también tienen a su cargo la evaluación de sus propios equipos de trabajo. Esto es importante porque, más allá de solo conocer el comportamiento de los clientes, también se puede saber cómo está desarrollando el personal su trabajo para garantizar la efectividad del departamento.

La evaluación del desempeño del equipo permite identificar áreas de mejora, proporcionar retroalimentación constructiva y asegurar que las metas de cobranza se estén cumpliendo de manera eficiente.

Para evaluar el desempeño, los gerentes pueden monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI), lo que, con el uso de un software de cobranza es mucho más eficiente.

Algunos indicadores que pueden observar para conocer cómo marcha el desempeño de sus equipos son el tiempo promedio de cobro, la tasa de recuperación de deudas y el nivel de morosidad, entre otros, como el número de llamadas hechas, las promesas de pago obtenidas, etc.

Otra forma de evaluar el desempeño es partiendo del establecimiento de metas al inicio de cada período (por ejemplo, cada mes) para saber, al final de este lapso, si estas han sido trazadas, ha habido errores y se pueden establecer mejoras. 

3. Establecer el presupuesto anual del departamento de crédito y cobranza

Cada uno de los departamentos de una empresa cuenta con un presupuesto asignado para cubrir sus gastos y alcanzar sus objetivos. Una de las responsabilidades clave del gerente de crédito y cobranza es establecer el presupuesto anual para su área. Este proceso implica desglosar y planificar los gastos necesarios para el funcionamiento eficiente del departamento.

El presupuesto debe incluir:

• Gastos Operativos: Costos relacionados con las operaciones diarias del departamento, como suministros de oficina, servicios de comunicación y otras necesidades operativas.
  
• Pago de Trabajadores: Salarios y beneficios para el personal del departamento, asegurando que los costos de recursos humanos estén adecuadamente cubiertos.
  
• Equipos de Trabajo: Inversiones en herramientas y materiales necesarios para el personal, como computadoras, software especializado y otros recursos que faciliten la gestión de cuentas por cobrar.
  
• Adquisición de Tecnología: Presupuesto para la compra de tecnología avanzada y sistemas de software que mejoren la eficiencia de la gestión de crédito y cobranza, como sistemas de gestión de cuentas, herramientas de análisis de riesgo y plataformas de cobranza automatizadas.

Establecer un presupuesto preciso y bien planificado permite al gerente garantizar que el departamento cuente con los recursos necesarios para cumplir con sus objetivos, optimizar sus operaciones y contribuir al éxito financiero general de la empresa.

El perfil de un gerente de crédito y cobranza

Como se ha observado en el apartado anterior, el rol de un gerente de crédito y cobranzas es bastante complejo. Es por este motivo, que cuando se busca a la persona que ocupe este puesto, esta tenga ciertos rasgos. Algunos de ellos son: 

• Habilidades de comunicación y negociación: Gracias a las cuales puedan no solo atender los casos más difíciles en su gestión directa con clientes; sino también para poder intervenir en disputas internas de su departamento; o entre su departamento y otras áreas.
• Habilidades de liderazgo: Todo puesto gerencial implica un perfil de líder. De esa manera, los equipos pueden ser dirigidos hacia el éxito y motivados para que su trabajo sea eficiente y comprometido.
• Capacidad de organización: Los equipos de cobranza generalmente no son pequeños, por eso es necesario que el gerente tenga la capacidad de organizarse para hacer frente a todas las tareas y proyectos que tenga a su cargo.
• Facilidad para resolución de problemas: Esta habilidad va de la mano con la comunicación y negociación, pero involucra también la capacidad de identificar y abordar problemas complejos que puedan surgir en el proceso de crédito y cobranza. El gerente debe ser capaz de encontrar soluciones efectivas y rápidas para obstáculos para mantener el flujo de trabajo eficiente y minimizar el impacto negativo en la empresa.
  
• Habilidades tecnológicas: Hoy en día, el uso de tecnología es fundamental en la gestión de crédito y cobranza. El gerente debe estar familiarizado con sistemas de software de gestión de cuentas por cobrar, herramientas de análisis de datos y plataformas de automatización de procesos de cobranza.
  
  La habilidad para utilizar estas tecnologías permite una gestión más eficiente y precisa de las cuentas, facilita el seguimiento de pagos, y optimiza la comunicación con los clientes. Además, el conocimiento en la implementación de nuevas tecnologías puede ayudar a mejorar los procesos internos y a adaptarse a las tendencias emergentes en el sector.