Documentos por cobrar: qué son, funciones y ejemplos

Muchas empresas en México ofrecen productos o servicios a sus clientes, facturan y cobran a crédito. Cuando sucede esto se generan los documentos por cobrar, los cuales pueden ser entendidos como promesas de pago. Sin embargo, las promesas de pago no son solo uno de los tipos de documentos por cobrar.

En esta publicación te contamos más acerca de qué es un documento por cobrar, qué son los documentos por cobrar en contabilidad, entre otros datos relevantes al respecto.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Documentos por cobrar en contabilidad 
  • Los Documentos por cobrar ¿son un activo circulante?
  • ¿Los documentos por cobrar a largo plazo van en el balance general?
  • ¿Los documentos por cobrar generan intereses?
  • ¿Qué implica el registro contable de un documento por cobrar?
  • ¿Por qué es importante llevar un control adecuado de los documentos por cobrar en una empresa?
  • Documentos por cobrar: ¿es activo o pasivo?
• Tipos de documentos por cobrar 

Documentos por cobrar en contabilidad

Los documentos por cobrar son acuerdos de pago que se generan cuando se realiza una venta a crédito. Y pueden hacerse tanto en el entorno B2B como B2C.

En cuanto a qué significan documentos por cobrar en contabilidad podemos decir que son los derechos de cobro que tiene una empresa acreedora por las operaciones o servicios prestados a un tercero.

A diferencia de las cuentas por cobrar con las que están relacionadas, los documentos por cobrar son, como su nombre indica, un sustento documentario legal que presenta términos más definidos que los primeros. Además, otra diferencia que tienen los documentos por cobrar de las cuentas por cobrar es que, el plazo otorgado para pagar el crédito es más prolongado. Mientras una cuenta por cobrar puede vencer en 30 días, un documento por cobrar puede tener un período mayor.

Los Documentos por cobrar ¿son un activo circulante?

Depende, si el documento por cobrar tiene un vencimiento menor a un año aplica como activo circulante. 

Entonces, ¿los documentos por cobrar a largo plazo a qué cuenta pertenecen?  Si pasa el año, se trata de documentos por cobrar a largo plazo, por lo que son identificados como activos no circulantes. Esto se debe a que no se volverán efectivos para la empresa en su año fiscal. 

¿Los documentos por cobrar a largo plazo van en el balance general?

Sí, los documentos por cobrar forman parte del balance general, sin embargo, su ubicación va a depender del plazo de vencimiento. Si es menos de un año en el circulante, y si es más de un año (largo plazo), dentro de los no circulantes.

¿Los documentos por cobrar generan intereses?

Sí, los documentos por cobrar generan intereses. Estos se calculan de acuerdo con el valor del documento, la tasa de interés y el tiempo que ha pasado desde su emisión.

¿Qué implica el registro contable de un documento por cobrar?

El registro implica contabilizar el documento como un activo circulante con un saldo deudor. Cuando se cobra, se abona a la cuenta de ventas.

¿Por qué es importante llevar un control adecuado de los documentos por cobrar en una empresa?

Es crucial para evitar problemas financieros y asegurar que los pagos sean recibidos correctamente y a tiempo, lo que también ayuda a tener una contabilidad precisa.

Documentos por cobrar: ¿es activo o pasivo?

Los documentos por cobrar son un activo. Representan una deuda que otros deben pagar a la empresa, por lo tanto, son considerados activos porque son recursos que la empresa espera recibir en el futuro.

Tipos de documentos por cobrar 

Los documentos por cobrar se clasifican en diferentes tipos, aquí algunos de ellos:

• Letra de cambio. Se utiliza para cobros a corto o largo plazo en transacciones entre empresas y se trata de un documento de cobranza que involucra a 3 personas: un girador (librador) que es quien emite el documento, un girado (librado) que es quien debe pagar y un beneficiario (la persona que recibirá el dinero y que puede ser también el girador). 
  
• Pagarés. En este caso nos encontramos con una promesa de pago presentada por escrito. Aquí solo entran en juego dos personas o entidades: el beneficiario y el deudor o firmante, que es quien promete hacer el pago en la fecha establecida. Suele ser un documento de cobranza más sencillo que el primero, por lo que es común en cobranzas B2C.
• Facturas por cobrar. En este caso nos encontramos con un documento fiscal de cobranza, donde se aclara que la venta fue hecha al crédito y se establece una fecha límite de pago. Generalmente se usa para cobranzas a corto plazo.
• Cheques por cobrar. Es común en cobranzas B2C y consiste en emitir un cheque posfechado.  
  
• Títulos de crédito.  Tienen diferentes subtipos como los bonos o certificados y consiste en títulos que otorgan derechos de cobro. Se emiten a modo de pago y pueden ser cobrados por el beneficiario en un lapso de un año. 
  

Comprender qué son los documentos por cobrar es fundamental para una gestión financiera eficiente. Estos instrumentos no solo respaldan legalmente las ventas a crédito, también permiten un mejor control de los ingresos y una contabilidad más precisa. Si deseas fortalecer la salud financiera de tu empresa, comienza por conocer y administrar adecuadamente tus documentos por cobrar.