Pasos clave para una conciliación bancaria sin errores

¿Qué es la conciliación bancaria? La conciliación bancaria es un proceso contable que consiste en comparar el saldo registrado en los libros contables de una persona o empresa con el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco.

Esta revisión es muy importante, ya que ayuda a detectar a tiempo cualquier diferencia, error u omisión que pudiera causar problemas financieros o fiscales. También permite identificar movimientos sospechosos o delictivos, como fraudes, cargos no autorizados o depósitos no reflejados . Entonces, ¿cómo hacer una conciliación bancaria? En esta publicación te lo contamos. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cómo hacer una conciliación bancaria ahorrando tiempo y recursos?
  
• ¿Cómo realizar una conciliación bancaria en Excel? 
  • 1. Recopila la información 
  • 2. Compara los movimientos bancarios con los contables
  • 3. Haz el balance de saldos
  • 4. Ajusta las diferencias
  • 5. Verifica y finaliza la conciliación

¿Cómo hacer una conciliación bancaria ahorrando tiempo y recursos?

Las conciliaciones bancarias se pueden clasificar según el método que se utilice. Por un lado, están las que se hacen de forma manual, ya sea en papel o con ayuda de Excel, y por otro, las conciliaciones bancarias automatizadas.

Nuestra recomendación es optar por las conciliaciones bancarias automatizadas. Este método ofrece varias ventajas, ya que permite:

• Conciliar las cuentas en tiempo real, lo que facilita la detección inmediata de errores, omisiones o cargos indebidos.
  
• Reducir el tiempo y esfuerzo que normalmente requiere una conciliación manual.
• Minimizar el riesgo de equivocaciones humanas.
• Tener mayor control y visibilidad sobre los movimientos bancarios.
  

¿Cómo realizar una conciliación bancaria en Excel?

Si continúas realizando la conciliación bancaria de forma manual, aquí te enseñamos cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso en Excel. 

1. Recopila la información

Lo primero es obtener dos fuentes de información esenciales:

• Estado de cuenta bancario: Este documento es el extracto bancario del periodo que deseas conciliar. Contiene todos los movimientos realizados en la cuenta, como depósitos, retiros, comisiones y otros cargos.
• Libros contables o auxiliar de bancos: Aquí debes tener el registro de todas las transacciones que has ingresado en tu sistema contable, es decir, los movimientos que has registrado internamente.

Es importante que ambas fuentes cubran el mismo periodo y que los datos estén completos y actualizados. Si hay diferencias entre lo que muestra el banco y lo que tienes registrado, deberás identificarlas y corregirlas antes de continuar con el proceso de conciliación.

2. Compara los movimientos bancarios con los contables

El siguiente paso consiste en comparar las transacciones del estado de cuenta bancario con las registradas en el libro contable. Para esto, debes seguir estos puntos:

• Cargos del estado de cuenta bancario (retiros, comisiones, pagos) deben coincidir con las partidas de egresos registradas en el libro contable.
• Depósitos (abonos, transferencias recibidas) deben coincidir con las partidas de ingresos registradas en el libro contable.
  

Es crucial que todos los movimientos bancarios estén registrados en los registros contables. Si alguna transacción no coincide, debes investigar la causa de la diferencia y corregirla.

3. Haz el balance de saldos

Una vez que hayas comparado los movimientos y encontrado las diferencias, el siguiente paso es aplicar una fórmula aritmética para balancear los saldos.

La fórmula aritmética básica para hacer el balance de saldos en una conciliación bancaria es la siguiente:

Saldo final (banco) = Saldo inicial (libro contable) + Depósitos - Retiros (y otros ajustes)

Es decir, se parte del saldo inicial de la cuenta, se suman los depósitos y se restan los retiros u otros movimientos que  hayan afectado el saldo. Esto te dará el saldo correcto que debería coincidir con el saldo mostrado en el estado de cuenta bancario.

En la práctica, el proceso consiste en ajustar el saldo según las transacciones que aún no se han reflejado o que han sido registradas incorrectamente, hasta igualar a un saldo final que coincida con el estado de cuenta.

4. Ajusta las diferencias

Si al aplicar la fórmula o al comparar los saldos encuentras discrepancias, tendrás que hacer ajustes en los libros contables o investigar si hay movimientos bancarios no reflejados, cargos no registrados, etc. Esto puede incluir comisiones, intereses, o transacciones pendientes de registrarse.

5. Verifica y finaliza la conciliación

Una vez realizados los ajustes necesarios, verifica que ambos saldos (el del banco y el de los libros contables) coincidan. Si lo hacen, la conciliación está completa. Si no, tendrás que revisar nuevamente los movimientos hasta encontrar la causa de las diferencias.

Las conciliaciones bancarias manuales están propensas a errores y toman más tiempo que las hechas con programas especializados, como software contables y de facturación. Digitalizar tu información financiera y procesos contables es clave para ahorrar tiempo, recursos, dinero y reducir el riesgo de errores. ¡Comienza tu digitalización ahora!