Para hablar de los tipos de cartera en cobranza, debemos considerar el recaudo de cartera. ¿Por qué? Porque para identificar cada segmento debemos considerar el tiempo que ha pasado desde la emisión de la factura hasta el momento de pago.
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Tipos de cartera en contabilidad: para cobranzas
¿Pueden variar los días que corresponden a cada segmento mencionado?
¿Se puede evitar que aumente la tasa de clientes en cartera morosa o castigada?
En Colombia, se pueden clasificar los tipos de cartera en cobranza de la siguiente manera:
Se refiere a clientes cuya factura ha sido emitida, pero que todavía no ha vencido. Generalmente comprende desde la fecha de emisión hasta menos de 30 días. Teniendo como referencia que desde la facturación el cliente tiene 30 días de pago (fecha de vencimiento), aunque este rango podría variar en cada empresa.
En cuanto al cobro de cartera para este segmento, la estrategia debería estar orientada a prevenir la morosidad. En ese sentido un SMS recordando que su factura fue enviada o notificando que es el último día de pago puede ser suficiente. En esta etapa las llamadas de cobranza o visitas no están contempladas, ya que no existe morosidad, por lo que no hay necesidad de presionar para obtener el pago.
En cuanto a la deuda vencida, son clientes cuya fecha de vencimiento de factura ha caducado. Y se considera como cartera vencida si no ha cumplido más allá de los 60 días de mora. En este caso, ya empiezan a correr intereses por morosidad para los clientes de este segmento, pero todavía la deuda sigue siendo gestionada por la misma empresa acreedora.
La forma de cobrar a los clientes de este segmento debe ser persuasiva. Lo que se busca es que la deuda no pase a una oficina de cobranzas o, en el peor de los casos, a un proceso judicial. En esta etapa de la cobranza, las comunicaciones pueden variar según los días que vayan transcurriendo. Si bien inicialmente se pueden usar mensajes de cobranza por SMS y WhatsApp, un correo electrónico en el que se notifique el retraso y las consecuencias también resulta útil, dentro de las primeras semanas.
Posterior a ellas, es ideal empezar con las llamadas de cobranza, puesto que lo que se busca es obtener el pago lo antes posible. Para este fin, es posible que los gestores de cobranza ofrezcan nuevas condiciones o acuerdos que favorezcan a ambas partes.
Cuando las estrategias del cobro persuasivo se agotan, es momento de que la deuda pase a manos de la dirección o de una oficina jurídica. Ninguna empresa quiere llegar a esta etapa con sus deudores, pero muchas veces resulta necesario. Las cuentas que pasan a este segmento de la cartera no son el último peldaño de la morosidad; ya que solo comprenden desde la última fecha de ejecutado el cobro persuasivo hasta 1,800 días. Es decir, casi cuatro años. En esta etapa corresponde el cobro jurídico y los intereses por mora siguen corriendo, sumados a los gastos incurridos por iniciar el proceso judicial.
Se trata de la cartera que no ha pagado en más de 1,800 días. En este punto, son clientes que no tienen probabilidades de pagar, por lo que no les corresponde ningún tipo de cobro, ni hay intereses que corran. Las cuentas castigadas es uno de los riesgos de cartera a los que toda empresa que dé créditos se enfrenta, y es importante que el menor número de cuentas llegue a esta etapa.
Lo que sucede es que son clientes ante los cuales no se puede realizar ninguna acción de cobro. En general, la empresa acreedora que tenga clientes de este tipo de cartera no recuperará el dinero que le deben; pero esto no significa que el cliente no sufra alguna consecuencia por faltar al compromiso adquirido. Lo que sucede es que los clientes de este segmento entran a la lista negra de deudores; en ese sentido, si solicitan algún crédito o préstamo ante bancos o entidades financieras no tendrá posibilidad de que les sean otorgados. Esto se debe a que ya han sido registrados como malos pagadores.
Sí, hay empresas que consideran menos o más tiempo para considerar a su cartera como morosa o castigada. Sin embargo, para que esto quede estandarizado, generalmente queda estipulado en sus políticas de créditos y cobranzas.
Si con estrategias preventivas o de cobranza temprana es posible. Pero además hace falta un buen control de la gestión de cobranza y del estado de las cuentas por cobrar. El uso de tecnología, como un software de gestión de cartera suele ser sumamente efectivo. Moonflow es una solución que además de lograr contribuir a la reducción de la tasa de morosidad, ha ayudado a empresas a reducir sus costos operativos de cobranza considerablemente.