¿Qué es la gestión de cobranza? La gestión de cobranza es el proceso mediante el cual el área se encarga de la recuperación de los pagos de los deudores de forma oportuna. Con una buena gestión de cobro de cartera se reducen riesgos financieros; por ejemplo, problemas de insolvencia o liquidez.
Aunque existen clientes que pueden caer en morosidad, el propósito del proceso de gestión de cobranza es que el porcentaje sea el mínimo. Además, motivar a la cartera en mora para que pueda concretar el pago en el menor tiempo posible o, en su defecto, llegar a nuevos acuerdos que garanticen el pago en un lapso y bajo condiciones realistas.
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Existen diferentes medidas que las empresas pueden tomar para que la gestión de cobros que realicen tenga índices favorables. La base son las medidas preventivas, entre las cuales se encuentran:
Además de esto, también se pueden tomar medidas en el mismo proceso de cobranza para mejorar los indicadores de recuperación. Entre ellas:
Los procesos manuales tienen una mayor predisposición a errores, sobre todo para tareas rutinarias y de gran volumen. Además, es poco sostenible manejar grandes volúmenes de datos con ellos. A causa de esto cada vez más empresas optan por la automatización, de esa forma procesos simples y rutinarios como el envío de facturas o recordatorios de pago, así como la generación de reportes pueden hacerse en automático por programas especializados como un software de cobranzas.
No basta solo con la implementación de nueva tecnología. También es crucial que las organizaciones puedan cuidar las comunicaciones que tengan con los clientes. Esto no solo protege la relación que se mantiene con ellos, sino que también cuida que no se emplee un lenguaje o tono de comunicación que atente contra las leyes de cobranza en Colombia (como la Ley 2300 “Dejen de fregar”).
Contar con una estrategia de comunicación efectiva permite identificar los medios autorizados por clientes para contactar, además de reconocer aquellos que, dentro de este grupo, tengan mejor tasa de efectividad. Del mismo modo, diseñar mensajes de cobranza o guiones de comunicaciones que sean estratégicamente pensados para favorecer el recaudo, e incluso anticiparse a las diferentes objeciones que puede presentar el cliente para pagar.
Los mensajes previamente ideados, además, al pasar por un filtro más riguroso, evitan problemas como malos entendidos y permiten un mejor seguimiento de las comunicaciones.
El proceso de cobranza va más allá de emitir facturas y verificar que los pagos se hayan realizado. También implica hacer un seguimiento continuo de la cartera y analizar su comportamiento.
Un monitoreo adecuado permite identificar patrones que pueden anticipar una predisposición a la morosidad. De esta manera, es posible implementar medidas efectivas para prevenir el incumplimiento y mejorar la gestión de los pagos.
Por otro lado, la evaluación de gestión de cobranza también debe formar parte del seguimiento, ya que de esa manera no sólo se evalúa el comportamiento de la cartera, sino también el rendimiento de los gestores de cobro. Esto permite identificar áreas de mejora para invertir en capacitaciones o detectar oportunidades que ayuden a la recuperación.
Por ejemplo, el monitoreo podría revelar que el problema de recaudo no radica en las posibilidades de los clientes para pagar las cuotas mensuales, sino en retrasos en el envío de las facturas por parte de un grupo de gestores o en fallas del programa de correos electrónicos masivos que utilizan. En este caso, se identificaría la oportunidad de implementar un software de cobranza que automatice y optimice estas tareas, asegurando un proceso más ágil y eficiente.
No todos los clientes tienen acceso a los mismos medios de pago; por lo que disponer de solo una o pocas alternativas puede ser una causa de morosidad. Para mejorar este proceso, puedes implementar diferentes medios, por ejemplo, además del pago presencial (cada vez menos usado), podrías implementar enlaces de pago, débito automático (ideal para empresas que cobren suscripciones o membresías), abono a cuenta bancaria corporativa, pagos con tarjeta de crédito o débito, entre otros.
Esto es útil y bueno para el recaudo ya que de esa manera los clientes que presenten alguna queja con sus recibos pueden comunicarse con tu equipo de cobranza para resolverlos. De esa manera se reduce la tasa de impagos por inconformidad y además se ayuda a la preservación y buena relación con el cliente.
Estos son algunos consejos que te ayudarán a mejorar tu proceso de gestión de cobranza. La implementación de tecnología, como los software de cobros es una decisión inteligente que te permitirá tener centralizada la información de tu cartera y el estado de sus cuentas, así como también el monitoreo del trabajo de tus gestores y la identificación de oportunidades, entre otros beneficios. ¡Implementa Moonflow hoy!