mejores prácticas en gestión de cuentas por cobrar

Según Diario Estrategia, la gestión de cuentas por cobrar es un desafío constante para muchas micro y pequeñas empresas en Chile. De hecho, los errores en el proceso conllevan  que alcancen la suma de hasta seis cuentas incobrables al año.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• Cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez
  • 1. Mejorar el proceso de selección y otorgamiento de créditos
  • 2. Definir y comunicar las condiciones de pago desde el inicio
  • 3. Revisar y corregir los procesos de facturación
  • 4. Implementar una estrategia de cobranza preventiva
  • 5. Hacer seguimiento a los KPI de cobranza
  • 6. Integrar una estrategia de cobranza omnicanal inteligente
  • 7. Implementar un software de cobranzas automatizado

Cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez

Las cuentas por cobrar representan ingresos pendientes que, si no se gestionan correctamente, pueden convertirse en un obstáculo para la estabilidad financiera de una empresa. Esto se debe a que la acumulación de cuentas incobrables afecta directamente el flujo de caja de las empresas, limitando su capacidad para operar con normalidad.

Además, la morosidad prolongada puede derivar en problemas como el retraso en el pago a proveedores, la necesidad de financiamiento externo y el debilitamiento de la posición financiera del negocio.

Para reducir estos riesgos, es clave implementar estrategias que permitan optimizar el proceso de cobranza y minimizar la incidencia de los impagos. A continuación, presentamos siete mejores prácticas para mejorar la gestión de cuentas por cobrar y fortalecer la liquidez empresarial.

1. Mejorar el proceso de selección y otorgamiento de créditos

Un error común que luego dificulta el proceso de cobranza es otorgar crédito sin revisar los antecedentes de los solicitantes. Consultar la información en centrales de riesgo es clave para evitar entregar financiamiento a clientes morosos o con predisposición a la mora. Además del historial crediticio, es importante definir qué otros criterios serán relevantes para otorgar este beneficio, como la capacidad de pago, el nivel de endeudamiento, la existencia de ingresos fijos mensuales o la disponibilidad de recursos que puedan servir como aval.

2. Definir y comunicar las condiciones de pago desde el inicio

Lo ideal es contar con un documento formal, como un contrato o acuerdo, donde queden establecidas de manera clara las condiciones del crédito y su pago. Este debe incluir aspectos clave como la fecha de facturación, el cronograma de pagos, las penalizaciones en caso de morosidad y quien asumirá los costos asociados a la cobranza. 

Además, es recomendable que estas condiciones sean comunicadas de forma transparente antes de concretar la venta, asegurándose de que el cliente las comprenda y las acepte. Implementar este proceso reduce el riesgo de impagos y facilita la gestión de cuentas por cobrar en caso de incumplimiento.

3. Revisar y corregir los procesos de facturación

A pesar  de la digitalización de la facturación, todavía existen errores en este proceso, como fallas en los montos, en la información de los clientes o en la fecha de envío de las facturas. Por esta razón, aunque un software de facturación puede ser una herramienta útil, no es suficiente para garantizar un proceso de cobranza eficiente. Si la gestión posterior a la facturación sigue siendo manual, persiste el riesgo de errores.

Una de las causas de morosidad es que los clientes no reciben su factura a tiempo o que se les envía una factura equivocada. Revisar cómo se está facturando para identificar y corregir errores es clave para mejorar la recuperación de pagos.

4. Implementar una estrategia de cobranza preventiva

No hay que esperar a que la morosidad ocurra para comenzar a cobrar; lo ideal es prevenirla. Para esto, se pueden implementar medidas como el envío de recordatorios de pago en fechas estratégicas y de forma automática apenas se detecte un retraso. También es posible ofrecer incentivos por pago anticipado, lo que motiva a los clientes a cumplir con sus obligaciones a tiempo y reduce el riesgo de morosidad.

5. Hacer seguimiento a los KPI de cobranza

La mejor forma de gestionar las cuentas por cobrar es monitorear constantemente el desempeño de la cobranza. Por ello, no es recomendable esperar hasta fin de mes para evaluar los resultados de los gestores, sino que se debe contar con acceso a indicadores clave en tiempo real, cada vez que sea necesario. La digitalización de las cobranzas facilita este proceso y es fundamental establecer fechas estratégicas para realizar estas revisiones.

6. Integrar una estrategia de cobranza omnicanal inteligente

La cobranza omnicanal consiste en utilizar distintos canales de contacto con los clientes, asegurando que todas las interacciones estén conectadas y centralizadas. De esta manera, cuando un cobrador vuelva a contactar al cliente por otro canal, podrá conocer la última comunicación o acuerdo pactado.
Esta estrategia puede ser aún más efectiva si se incorpora inteligencia artificial (IA) al proceso. Gracias a esta tecnología, los algoritmos pueden identificar el canal de comunicación preferido por cada cliente, optimizando la gestión de cobranza y aumentando la tasa de recuperación de pagos.

7. Implementar un software de cobranzas automatizado

Finalmente, una de las mejores prácticas para optimizar la gestión de cobranza es implementar un software de cobranzas automatizado, idealmente impulsado por inteligencia artificial. Esta tecnología permite reducir los errores humanos en el proceso, agilizar los tiempos de gestión y centralizar la información de cobranza en un solo sistema.

Además, los softwares modernos permiten la integración con otras herramientas corporativas, como sistemas ERP, lo que facilita el acceso a información actualizada en tiempo real y mejora la coordinación entre distintas áreas de la empresa. Esto no solo optimiza la recuperación de pagos, sino que también mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones.

¿Estás buscando el mejor software de cobranza de Chile? ¡Te invitamos a conocer Moonflow y sus funcionalidades!