¿Cómo gestionar las cuentas por cobrar en una empresa?

Según Diario Estrategia en Chile, las micro y pequeñas empresas cuyos ingresos anuales no superan las 25 UF tienen un aproximado de 6 cuentas incobrables al año. Entendiéndose por esto aquellas cuentas por cobrar a clientes que han superado los 180 días de mora.  

Entre los factores que ocasionan este problema en las cuentas por cobrar de una empresa se encuentran principalmente una mala gestión de la cartera, aunque también la falta de capacidad de negociación de los cobradores, la carencia de políticas de créditos y cobranzas; así como la costumbre de seguir usando métodos manuales de cobranza, en lugar de un software especializado en cobros que optimicen el proceso. 

La importancia de las cuentas por cobrar en una empresa radica en que son activos que necesitan ser convertidos en dinero líquido que la organización pueda usar para costear sus gastos y costos. La alta tasa de morosidad representa una amenaza para la continuidad de sus operaciones y puede ocasionar problemas de solvencia a la larga. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cómo administrar las cuentas por cobrar en una empresa?
  • 1. Contar con un proceso de solicitud y otorgamiento de crédito bien definido.
  • 2. Contar con un plan de cobranza 
  • 3. Automatizar el envío de facturas y recordatorios de pago

¿Cómo administrar las cuentas por cobrar en una empresa?

Para mejorar la gestión de las cuentas por cobrar, estos son algunos consejos:

1. Contar con un proceso de solicitud y otorgamiento de crédito bien definido.

Una buena administración de las cuentas por cobrar parte desde el momento en que se decide dar crédito a los clientes. Y es que, si no existen políticas y condiciones para el otorgamiento, se puede terminar dando crédito a personas que no sean solventes. En consecuencia, acumular un mayor número de deudas incobrables la empresa puede acumular un mayor número de deudas incobrables.

Es importante establecer qué factores son determinantes para aprobar un crédito; por ejemplo, el historial crediticio de la persona, su condición laboral o información comercial (de ser empresa), así como la racionalidad del monto solicitado según  a la capacidad de endeudamiento. 

Por otro lado, también hay que aclarar en el contrato que se ofrezca a la persona o empresa, las condiciones del préstamo o crédito. Entre ellas, las tasas, intereses y comisiones, así como los costos asociados (como el de cobranzas). Es fundamental verificar que la información proporcionada sea verídica y validar los medios de contacto autorizados por el cliente.

2. Contar con un plan de cobranza 

La empresa que otorga crédito debe establecer tanto sus políticas de cobranza como un plan estructurado para gestionar los pagos pendientes. El primero implica definir los plazos máximos de pago, las condiciones para aplicar intereses por mora y las acciones a seguir en caso de incumplimiento.

Por otro lado, el plan de cobranza en sí mismo, debe contemplar un proceso escalonado de seguimiento, que incluya recordatorios previos al vencimiento, notificaciones una vez superada la fecha límite y estrategias específicas según el nivel de morosidad. 

En ambos casos es importante tener presente las regulaciones de cobranza que rigen en el país, en el caso de Chile es importante evitar llamar fuera del horario legalmente permitido o abusar del número de comunicaciones de cobranza. Para más información, lee nuestro artículo sobre la Ley de Cobranza en Chile. 

3. Automatizar el envío de facturas y recordatorios de pago

Uno de los principales errores y puntos del dolor de las cobranzas, son las fallas en el envío de facturas. Por ejemplo, el envío fuera de fecha o a una persona que no sea el cliente. Esto último incluso puede ser ilegal, ya que está prohibido compartir información de la deuda con terceros. 

Es importante que el proceso esté automatizado, de esa forma las facturas se envían siempre en las fechas que corresponde; además, si el pago fue realizado la base de datos puede actualizarse, de esa forma no se continuará enviando recordatorios de pago a quienes se encuentren al día en sus pagos. 

Esto último incluso resulta beneficioso para cuidar la relación con el cliente, quien no será importunado por un pago que ya concretó. Por otro lado, respecto a las facturas, es importante cuidar la información que existe en ellas. Debe ofrecer detalle de la deuda, pero también ir acompañada de un mensaje que permita que el cliente pueda comunicarse con la empresa en caso quiera presentar una queja (error en la información) o solicitud (aplazamiento o fraccionamiento de la deuda). 

Estas son las medidas básicas para mejorar la administración de las cuentas por cobrar. La base de todas ellas es la implementación de un sistema de cobranza de deudas automatizado. Soluciones como Moonflow, que integra inteligencia artificial, son la mejor opción, puesto que, además de automatizar procesos, permite realizar análisis predictivo del comportamiento de pago y generar informes en tiempo real. ¡Contáctanos para conocer más sobre las funciones del producto!