¿Cómo automatizar el cobro a clientes y optimizar tu cobranza?

El proceso de cobrar a clientes puede incluir diferentes tareas repetitivas. Por ejemplo, el envío de facturas o recordatorios de pagos; así como la actualización del estado de los pagos pendientes, etc.  Si traducimos todas estas acciones en horas hombre, no tendríamos problemas para empresas con pocas cuentas por cobrar; sin embargo ¿imaginas cuántos recursos se necesitaría para aquellas que manejan miles de clientes? En este escenario cobrar a clientes con métodos tradicionales sería insostenible. Por eso, como parte de las estrategias de cobranza es necesario incluir la automatización de cobros.

En esta publicación de Moonflow te contamos más acerca de qué es el cobro automático y qué herramientas para cobrar automáticamente puedes usar.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es la automatización de cobros?
• Principales herramientas para cobrar automáticamente
  • 1. Softwares de cobranza de deudas 
  • 2. Pasarelas de pago 
  • 3. Plataformas de gestión de pagos recurrentes

¿Qué es la automatización de cobros?

Como parte del proceso para cobrar a clientes podemos valernos de métodos tradicionales o modernos. Los tradicionales incluyen el uso de libros contables físicos o programas que requieren ser instalados en la computadora para ser usados.

Estos generan muchas desventajas a la gestión; por ejemplo:

• No permiten trabajar con información actualizada.
• Hay mayor predisposición a cometer errores humanos.
• No permiten el trabajo colaborativo en tiempo real de todo el equipo de cobranzas.
• No brinda acceso a métricas clave a menos que se ordene realizar un reporte de cobranza manual.

Los anteriores, son puntos de dolor de la cobranza que fácilmente pueden ser superados con tecnología. La automatización es la clave de estas herramientas; sin embargo, es importante que, al elegir los programas automáticos, estos estén enfocados en el proceso de cobranza. Y que esto no sea una simple funcionalidad. De esa manera, la inversión será rentable y se notarán mejoras en la tasa de recaudo, entre otros KPI de cobranza importantes.

La automatización en cobranzas consiste en que todos los procesos repetitivos de la gestión, generalmente delegados a gestores de cobros, sean realizados por el software. Esto reduce el tiempo desperdiciado en tareas rutinarias, que no requieran especialización; en consecuencia, los gestores pueden concentrarse en otras más estratégicas. Por ejemplo, en la creación de nuevas estrategias de recaudo, realizar ajustes en las políticas de cobranza, realizar llamadas de cobranza a la cartera, etc.

Principales herramientas para cobrar automáticamente

Ahora que conoces que para un proceso de cobranza eficiente es necesario contar con tecnología ¿cuáles son las herramientas de cobro automático que puedes implementar en tu estrategia? Una empresa de cobranza los usa, por lo que es una buena idea que tu área de cobros también. ¡Ten en cuenta este listado!

1. Softwares de cobranza de deudas

Entre las diferentes alternativas los software de cobranza automática son la mejor opción; puesto que se trata de plataformas que permiten concentrar toda la gestión de cobros en un solo lugar. Incluso puede integrarse con otras herramientas orientadas a las cobranzas como las pasarelas o enlaces de pago, así como software empresarial usado por la compañía (de facturación, ERP, CRM, entre otros).

Pero ¿qué son los softwares de cobranza? La definición de software de cobranza no es muy compleja: son programas informáticos (descargables u online) que se usan para gestionar la cartera en cobranzas. Aunque con ellos se puede gestionar también la comunicación con clientes, no se trata de un CRM, ya que incluye funcionalidades que estos últimos no poseen. Por ejemplo:

• Envío de facturas.
• Seguimiento de las cuentas por cobrar.
• Segmentación de la cartera en base a estado de sus cuentas (entre otros factores relevantes y personalizables).
• Actualización del estado de las cobranzas.

Los softwares de cobranza más modernos incluso implementan Inteligencia Artificial. Este es el caso de Moonflow que, gracias a esta tecnología ofrece también:

• Análisis predictivo de cobranzas. Para conocer cuáles son los clientes que manifiestan señales de predisposición a morosidad.
• Identificación de los canales de cobranza más efectivos. De esa manera aumentan las probabilidades de que los clientes respondan a las comunicaciones y efectúen los pagos.

Adicional a esto, Moonflow también integra una web de cobranzas, que las empresas pueden usar para que sus clientes estén al tanto del estado de sus cuentas y puedan incluso realizar pagos mediante pasarelas integradas.

2. Pasarelas de pago

Las pasarelas de pago son una forma cómo se puede contribuir a la automatización de cobranzas. Softwares especializados como Moonflow integran las principales, y son una forma de motivar el pago rápido de las facturas sin necesidad de registrar números de cuenta o ir al banco o agente a pagar.

3. Plataformas de gestión de pagos recurrentes

Esta es una herramienta eficaz para clientes que tengan pagos recurrentes, tanto si se trata de servicios adquiridos bajo modalidad prepago o pospago. Funcionan bien, por ejemplo, para gimnasios, clínicas o aseguradoras. Sin embargo, para que puedan ser usadas el cliente tiene que estar de acuerdo que se debite mensualmente de su cuenta el monto acordado.

Si bien reducen el riesgo de impago, se trata de plataformas que se deben complementar con softwares de cobro puesto que no se concentran en procesos de cobranza en caso se incurra en morosidad.

Ahora que conoces el valor de las herramientas de cobranza automatizadas y cómo puedes mejorar tus procesos, te invitamos a integrarlas. ¡Empieza con Moonflow!