Optimiza el flujo de cobranza: Estrategias para mejorar tu recaudo

¿Qué es el flujo de cobranza? Se refiere al proceso mediante el cual la empresa gestiona su recuperación de deudas. En ese sentido, comprende cada una de las etapas involucradas en la gestión de cuentas por cobrar, desde la emisión de la factura hasta el seguimiento de los pagos pendientes. El uso de tecnología como un software de cobranza contribuye significativamente a optimizar este flujo al automatizar tareas rutinarias, facilitar la comunicación con los clientes y proporcionar análisis en tiempo real sobre el estado de las cuentas.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Cómo mejorar el flujo de cobranza?
  • Automatizar el flujo de cobranza
    
  • Crear procesos estandarizados
  • Aplica lo establecido en tus políticas de cobranza
  • Implementa una estrategia omnicanal para cobrar 

¿Cómo mejorar el flujo de cobranza?

Un mal manejo del flujo de cobros puede repercutir en los indicadores de cobranza. Y es que, por ejemplo, si las facturas no se envían a tiempo, esto puede ocasionar que la empresa tarde más en recuperar el pago de sus deudas y por ende tener además un flujo de caja más lento.

Por otro lado, errores en el flujo de caja también pueden provocar que un KPI de cobranza como la tasa de morosidad aumente. Asimismo, dificultades en la segmentación de clientes porque no se puede identificar con claridad aquellos de mayor riesgo, etc.

Si bien los errores que pueden afectar negativamente el flujo de cobranza, también hay estrategias de flujo de cobranza que ayudan a mejorarlo, estas son algunas de ellas:

Automatizar el flujo de cobranza

Muchos de los problemas en el flujo de cobranza se dan por errores humanos en tareas rutinarias. Por ejemplo, el envío de una factura, recordatorio de pago, la actualización del estado de cobro, etc. Si automatizas el flujo de tu cobranza mediante la implementación de un software de cuentas por cobrar, notarás que muchos procesos rutinarios se optimizan y el recaudo mejora. 

Crear procesos estandarizados

Para mejorar el flujo de cobros, también es necesario que diseñes y respetes el flujograma de cobros.  Para su desarrollo, podrías contemplar inicialmente dividir el proceso en etapas. La siguiente puede serte de ayuda:

• Cobranza preventiva: Consiste en el envío de facturas y recordatorios de pago antes de que el cliente caiga en morosidad. En esta etapa, también puedes realizar un análisis predictivo con herramientas como el software de cobros de Moonflow para anticiparse a casos de morosidad.
• Inicio de la cobranza administrativa: Una vez que los clientes han caído en mora y están identificados en tu flujo de cobranza, debes determinar qué tipo de cliente moroso es para aplicar la estrategia previamente diseñada para cada caso. Esto incluye decidir qué medio de contacto utilizar para comunicarte con él.
• Negociación: Si los clientes son contactados, lo siguiente es obtener el recaudo o negociar la deuda. Si no paga, se ofrece un nuevo acuerdo; si acepta, se realiza un seguimiento del ingreso del pago. Si no acepta, el flujo podría indicar el envío de cartas de cobranza para insistir en la negociación y, de no proceder, remitir el caso para iniciar el proceso legal.
  

Aplica lo establecido en tus políticas de cobranza

Las políticas de cobranza no son un simple documento más de tu organización. Fueron hechas precisamente para contribuir a que el flujo de cobranza sea óptimo para la empresa. Asegúrate de cumplir con lo establecido en este archivo, por ejemplo: las fechas de envío de facturas y recordatorios, las sanciones que aplican ante la morosidad, las formas de contactar a un cliente según el nivel de morosidad presentado, etc. 

Implementa una estrategia omnicanal para cobrar

En algunos casos, los retrasos en la cobranza se deben a problemas de comunicación, ya sea con los clientes o entre los clientes y la empresa. Por ejemplo, si un cliente está inconforme con su factura y no tiene forma de comunicarse con la organización para plantear su reclamo, esto puede ocasionar una mora.

Para evitar que esto suceda, implementar una estrategia omnicanal de cobranza es una solución efectiva. Esto implica utilizar diferentes canales de comunicación (previamente evaluados) para establecer una comunicación bidireccional con tus clientes. Además, estas comunicaciones deben estar integradas. Es decir, si un cliente inicia una conversación por el chat de tu web y la continúa por WhatsApp, la información de este último medio debe seguir el hilo de la anterior.

Con estos consejos podrías optimizar tu flujo de cobranzas y ver favorecido tu recaudo. No olvides medir tus indicadores para detectar anomalías en el comportamiento de tus clientes o en recuperación de deudas, a tiempo.