Cobro de facturas por correo: guía práctica

Contar con una gestión de cobranza efectiva es crucial para mantener la liquidez necesaria en tu negocio. Por esta razón, muchas empresas exitosas han optado por incorporar un software de cobranza, el cual automatiza los procesos y aumenta la probabilidad de éxito en la recuperación de la cartera de cobro.

Además de contar con un sistema de cobranza efectivo, es esencial saber cómo cobrar una factura por correo u otro medio seleccionado. ¿Pero estás familiarizado con los pasos necesarios? En este artículo, te ofrecemos una guía exhaustiva que te ayudará a comprender cómo cobrar una factura a través del correo electrónico, desde consejos de redacción hasta el proceso de envío. ¡No te lo puedes perder! Asegúrate de tomar nota de estos consejos indispensables.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Consejos para cobrar una factura por correo
Aprende cómo redactar un correo para cobrar factura
Recomendaciones para redactar un e-mail de cobro
Formas de enviar un correo de cobro

Consejos para cobrar una factura por correo

Dominar el arte de cobrar un pago pendiente es fundamental, ya que se debe saber cómo abordar la situación para evitar recibir un "no" como respuesta. Existen consejos útiles que pueden ayudarte a mejorar la efectividad de tu cobranza por correo electrónico, como por ejemplo:

• Desarrolla una estrategia de cobranza por correo electrónico que aborde tanto la cobranza preventiva como extrajudicial, es decir tanto antes como después de que venza la fecha de pago.
• Crea un cronograma de envío de correos electrónicos a tu cartera de cobranzas. Por ejemplo, puedes programar el envío del e-mail unos días antes del vencimiento, otro para el día de vencimiento y otro para algunos días después. Esto puede ser automatizado a través de software de cobranzas donde además es posible conocer el estado de cada cuenta (si el cliente contestó, si pagó, etc.).

Aprende cómo redactar un correo para cobrar factura

En relación a qué contenido debe incluirse en un correo de cobranza de factura, esto dependerá de la etapa de cobranza en la que te encuentres. Por ejemplo, si se trata de una cobranza preventiva, puedes considerar utilizar un tono amigable en el que informes al cliente sobre la fecha de vencimiento, el monto a pagar y las opciones y canales de pago disponibles. Es importante agregar un apartado de agradecimiento en caso de que el cliente ya haya realizado el pago al momento de recibir el correo, en cuyo caso puede ignorar el mensaje. Este correo preventivo también servirá como una vía de comunicación para que el cliente pueda resolver cualquier duda o inconveniente.

Recomendaciones para redactar un e-mail de cobro

Para ayudarte con tu correo de cobranza; aquí te enumeramos algunas recomendaciones:

1. Elige un título y asunto del mensaje informativo y directo, recuerda que no debe sonar amenazante.
2. Mantén siempre un lenguaje profesional; esto ayuda a mantener una buena relación cliente-empresa.
3. Siempre incluye todos los detalles necesarios que faciliten el pago. Por este motivo, es importante adjuntar la factura.
4. No olvides integrar en tu mensaje las condiciones de pago. Así el cliente sabrá cuál es la fecha de vencimiento, qué pasará si no paga a tiempo, etc.
5. Evita los correos muy largos, la brevedad es tu mejor aliada.

Formas de enviar un correo de cobro

Existen diferentes formas como puedes enviar un correo de cobranza. Lo mejor es que lo hagas desde el correo corporativo para que sea una comunicación confiable y exista constancia de la interacción. Por otro lado, también es recomendable que uses un sistema informático para cobranzas; por ejemplo, Moonflow. Hay varios motivos para preferir software de cobranzas; uno de ellos es que los mensajes pueden automatizarse; asimismo, que se puede tener un mejor control de las comunicaciones con los clientes y el estado de sus respuestas y cuentas, ya que cada interacción queda registrada en dicha plataforma.