Consejos para elegir software de facturación electrónica

Existen diferentes softwares empresariales que podemos usar para optimizar los procesos de nuestra empresa. Dos de los que deben ir de la mano son los sistemas de facturación electrónica y el software de cobranzas. Programas importantes para mejorar la eficiencia administrativa, ya que permiten automatizar tareas, reducir errores humanos, y proporcionar información en tiempo real sobre el estado financiero y las cuentas por cobrar de la empresa.

En otras publicaciones de Moonflow te hemos hablado al detalle de cómo elegir los softwares de cuentas por cobrar y cuáles son los mejores. En esta ocasión queremos abordar los sistemas de facturación, para que así sepas cómo elegirlo y la importancia de que pueda integrarse con el software de cuentas por cobrar que uses en tu empresa.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Beneficios de elegir un sistema de facturación electrónica

Consejos para elegir el sistema de facturación electrónica

1. Identifica cuáles son las necesidades de tu negocio

2. Investiga y haz una lista de alternativas 

3. Elige la mejor alternativa

¿Por qué es importante integrar el sistema de facturación con el software de cobranzas?

¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Una de las primeras cosas que debes saber es qué es exactamente un sistema de facturación electrónica. Se trata de un software que se encarga de todo lo que tiene que ver con las facturas que emite una empresa. En ese sentido, no solo resulta útil para su emisión, sino también para su envío, gestión y mantenimiento. Así como también para asegurarse de que la empresa cumpla con todas sus obligaciones fiscales, reduciendo así el riesgo de incurrir en sanciones por incumplimiento de normativas tributarias y mejorando la transparencia en las operaciones financieras. Además, permite un seguimiento más preciso de las transacciones y facilita la auditoría interna y externa.

Beneficios de elegir un sistema de facturación electrónica

Para comprender los beneficios de un sistema de facturación electrónica es clave que lo comparemos con un sistema de facturación tradicional, manual. Si tenemos que enumerar tres ventajas frente a estos últimos, los sistemas de facturación electrónica resultan una alternativa que permite:

• Permite un control tributario superior:  Facilita el cumplimiento de las normativas fiscales al generar y enviar facturas electrónicas que se ajustan a los requisitos legales. Además, simplifica la presentación de informes tributarios y reduce la probabilidad de sanciones por incumplimiento, ya que mantiene un registro preciso y accesible de todas las transacciones comerciales.
• Mejora la seguridad de tu facturación. Reduce significativamente el riesgo de fraudes y falsificaciones al implementar medidas de seguridad avanzadas y trazabilidad en cada factura.
  
• Aumenta la eficiencia operativa: Disminuye el riesgo de errores humanos y la pérdida de documentos, automatizando procesos que antes eran manuales y propensos a equivocaciones.
  
• Facilita un análisis de datos más eficaz: Permite recopilar y analizar información con mayor facilidad, proporcionando datos precisos y en tiempo real que ayudan a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
  
• Representa un ahorro: Reduce los costos asociados con el uso de papel, impresión y almacenamiento físico de documentos. Además, al automatizar procesos y minimizar errores, disminuye el tiempo y los recursos dedicados a la corrección de errores y la gestión manual de facturas, lo que se traduce en un ahorro significativo para la empresa.
  

Consejos para elegir el sistema de facturación electrónica

Como has podido notar los beneficios de implementar un software de facturación online son amplios.  Sin embargo, la pregunta que queda por hacerse es ¿cómo saber qué programa elegir? Estos son algunos consejos que te ayudarán:

1. Identifica cuáles son las necesidades de tu negocio

Antes de buscar entre diferentes soluciones, es mejor que te tomes el tiempo de identificar qué necesita tu negocio. De esa manera, al comparar distintas alternativas podrás elegir aquella que se ajuste más con lo que buscas.

Por ejemplo, algunos aspectos clave a considerar son la cantidad de facturas que emites mes tras mes. Así como también las funcionalidades que requiere. El grado de madurez digital de tu equipo, entre otros.  

2. Investiga y haz una lista de alternativas

Una vez que tengas claras las necesidades de tu empresa, para el tema de facturación, lo que sigue es investigar cuáles son los diferentes softwares de facturación disponibles.

Para tener una idea más clara, te recomendamos hacer una tabla comparativa que te permita evaluar características del software. Por ejemplo:

• El nivel de facturación, que puedes medir de básico hasta avanzado según sus funcionalidades.
• El nivel de gestión de clientes; por ejemplo, si solo te deja ingresar información básica o más detallada, además del límite de usuarios por plan.
• Tiempo en el mercado.
• Si puede usarse en el país.
• Las valoraciones que tiene de otros clientes.
• Planes y precios de suscripción, entre otros.
  

Para que vayas evaluando entre las diferentes opciones, aquí te mencionamos algunos de los mejores softwares de facturación en Perú según las valoraciones de usuarios:  

• Quipu
• Alegra
• Synder
• Senda
• Zoho Invoice 
  

3. Elige la mejor alternativa

Una vez que hayas comparado las diferentes opciones y tengas una idea clara de cuál se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa, es momento de elegir el software de facturación electrónica más adecuado. Sin embargo, antes de implementarlo es pertinente que agendes una demo con el proveedor, para que así puedas conocer al detalle sus funcionalidades, dificultad de uso, además de resolver todas las dudas que puedas tener.

Además, luego de la implementación es importante que evalúes su uso. De esa forma podrás saber qué tan pertinente ha sido tu elección, para así evaluar su continuidad o considerar otras alternativas. 

¿Por qué es importante integrar el sistema de facturación con el software de cobranzas?

La integración entre el sistema de facturación electrónica y el software de cobranzas es esencial para una gestión financiera eficiente. Al estar integrados, permiten la transferencia automática de datos, eliminando errores manuales y ahorrando tiempo.

Por otra parte, facilita el seguimiento en tiempo real de las cuentas por cobrar, mejorando la visibilidad del estado de pagos y permitiendo identificar los cobros pendientes, lo que resulta en una toma de decisiones más informada y una administración más ágil de los recursos financieros.