Sistema de facturación electrónica: definición y ventajas

Hasta hace algunos años estábamos acostumbrados a emitir facturas a mano a los clientes. Sin embargo, esto traía problemas como la pérdida de dichos documentos o la dificultad para llevar un control adecuado de las ventas y pagos. Además, el proceso manual era propenso a errores y tomaba mucho tiempo, lo que afectaba la eficiencia y la satisfacción del cliente. Frente a este método de facturación tradicional, existe hoy en día lo que se conoce como sistema de facturación electrónica. Sin embargo ¿de qué se trata exactamente?

En esta publicación de Moonflow, software de cuentas por cobrar, te contamos más sobre estos programas. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

La facturación electrónica en Perú

1. Sistema de Emisión Electrónica SOL

2. Sistema de Emisión Electrónica desde los sistemas del contribuyente

¿Qué contribuyentes están obligados a emitir facturación electrónica en Perú?

Beneficios de la facturación electrónica

1. Representa un ahorro de costos y tiempo de facturación

2. Facilita que la información esté disponible en un medio electrónico

3. Favorece el avance de la declaración jurada

4. Reduce el consumo de papel y el impacto ambiental que este genera

Sistema de facturación electrónica | ¿Qué es?

Empecemos por definir qué es un sistema de facturación electrónica. Se trata de plataformas mediante las cuales podemos gestionar la facturación de nuestra empresa de forma digital.

Esto no quiere decir que realicemos facturas a mano y luego las digitalicemos con un escáner, sino que emitamos desde el inicio un documento electrónico que reemplace a la factura tradicionalmente emitida en papel, con la misma validez legal.

En algunos casos, dichos sistemas de facturación implementan funcionalidades de software de cobranzas, como el seguimiento de los pagos. Sin embargo, para una gestión más eficiente de las cobranzas, resulta conveniente adquirir un sistema de cobranzas especializado que se integre con este otro programa. De esa manera, se optimiza el proceso de facturación y cobranza, asegurando una mayor precisión y eficacia en la gestión financiera de la empresa.

La facturación electrónica en Perú

Cada país tiene sus propios requisitos y regulaciones en cuanto a la facturación electrónica. En Perú, la implementación de este sistema está regulada por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT). Desde su implementación, se busca modernizar la gestión tributaria y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

1. Sistema de Emisión electrónica SOL

El cual es una plataforma proporcionada por SUNAT desde la cual los contribuyentes pueden emitir sus facturas. Esta es recomendada tanto para pequeñas como medianas empresas que no cuenten con sus propios sistemas de facturación.

2. Sistema de Emisión Electrónica desde los sistemas del contribuyente

En este caso, se refiere a los sistemas de facturación electrónica desarrollados o adquiridos por las empresas, los cuales deben cumplir con los requisitos y estándares fijados por SUNAT. Además, estos sistemas deben estar conectados con la plataforma de SUNAT para que la información sea validada y registrada adecuadamente.

No cualquier empresa puede emitir facturas bajo esta modalidad sin previa autorización. Antes de ser aprobados, los sistemas deben pasar por un proceso de homologación. Una vez homologado, el contribuyente puede emitir sus comprobantes desde su propio sistema u optar por que un tercero (Proveedor de Servicios Electrónicos) lo haga en su nombre.

¿Qué contribuyentes están obligados a emitir facturación electrónica en Perú?

Básicamente todos aquellos que han sido designados como emisores electrónicos mediante resolución de SUNAT. En el siguiente enlace de SUNAT se puede consultar, por número de RUC, si la persona natural o jurídica está obligada a realizar esta modalidad de facturación.

Beneficios de la facturación electrónica

Ahora que conoces un poco más qué es un sistema de facturación electrónica coy cuáles existen en Perú, conviene preguntarse ¿qué ventajas ofrece sobre los métodos tradicionales y manuales? Estas son algunas de ellas: 

1. Representa un ahorro de costos y tiempo de facturación

La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir, almacenar y enviar facturas en papel, lo que reduce significativamente los costos asociados con material de oficina y logística. Además, al automatizar el proceso de emisión y envío de facturas, se reduce el tiempo que se emplea en tareas administrativas, permitiendo que los empleados se concentren en actividades más estratégicas.

2. Facilita que la información esté disponible en un medio electrónico

Al optar por la facturación electrónica, toda la información se gestiona online. Lo que facilita el acceso y la consulta de documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que se tenga acceso a la plataforma correspondiente. La disponibilidad inmediata de datos contribuye a una mejor organización y agiliza el proceso de búsqueda y recuperación de documentos.

3. Favorece el avance de la declaración jurada

La integración de los sistemas de facturación electrónica con las plataformas tributarias permite una transferencia más eficiente de datos a las autoridades fiscales. Esto simplifica el proceso de preparación y presentación de declaraciones juradas, ya que la información necesaria se encuentra fácilmente disponible y actualizada, lo que ayuda a garantizar que los informes sean precisos y se presenten a tiempo.

4. Reduce el consumo de papel y el impacto ambiental que este genera

La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir facturas en papel, lo que contribuye a la reducción del consumo de papel y, por ende, disminuye el impacto ambiental asociado con la producción de documentos físicos. Al optar por un sistema digital, las empresas ayudan a reducir la deforestación y la generación de residuos, promoviendo prácticas más sostenibles y respetuosas con el medio ambiente. Esta transición no solo beneficia al planeta, sino que también puede mejorar la imagen corporativa de la empresa al alinearse con iniciativas ecológicas.