Errores en el proceso de facturación que afectan a la cobranza

El proceso de facturación de cuentas por cobrar es una tarea administrativa que puede parecer tediosa; sin embargo, es necesaria puesto que impacta en la salud financiera de la empresa. Si cometemos errores en el proceso de facturación en una empresa, el tiempo de cobro y recuperación de la deuda puede verse afectado. A continuación, analizaremos algunos errores comunes en el proceso de facturación que tienen un impacto directo en la eficiencia de la cobranza.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

1. No tener una fecha estratégica para enviar las facturas

2. No optimizar el proceso de facturación

3. Pérdida de las facturas

4. No ser coherente en las comunicaciones con el cliente

5. No reclamar el pago el mismo día que la factura venció

6. No programar recordatorios de pago en fechas estratégicas

1. No tener una fecha estratégica para enviar las facturas

Uno de los errores más comunes en el proceso de facturación es no tener una fecha estratégica para enviar las facturas. Lo ideal es enviar la factura recurrente el mismo día cada mes. Los usuarios suelen dar prioridad al pago de facturas de empresas que envían puntualmente sus facturas. Cuando las fechas de envío varían, los clientes pueden olvidarse de realizar el pago a tiempo, lo que resulta en retrasos en la cobranza. Para evitar este error, es importante establecer un calendario de facturación y seguirlo rigurosamente.

2. No optimizar el proceso de facturación

Otro error frecuente es no optimizar el proceso de facturación. Seguir con procesos manuales ocasiona que haya más fallas en la facturación; por ejemplo, errores en la misma digitación de la factura, almacenamiento o envío. 

Es importante usar un sistema de facturación que permita la emisión de comprobantes de pago; además de un sistema de cobranzas que permita el envío programado de mensajes de cobranza donde se incluyan las facturas. La automatización de estos procesos reduce significativamente la posibilidad de errores.

3. Pérdida de las facturas

La pérdida de facturas es un problema que se da cuando se siguen métodos tradicionales para la gestión de cobranzas. Sucede porque las facturas físicas no llegan directamente al área de contabilidad, por lo que tienden a retrasarse y, por ende, a extraviarse. 

Para mejorar los procesos de facturación y evitar este error, es recomendable implementar un software de cobranza que unifique todas las tareas del proceso en una sola herramienta de gestión. Esto garantizará que las facturas se gestionen de manera eficiente y se evite su pérdida.

4. No ser coherente en las comunicaciones con el cliente

La incongruencia en las comunicaciones con los clientes genera problemas en la facturación y retrasos en el pago de las facturas. Para evitar estas incongruencias, un software de cobranzas donde se maneje un historial de las conversaciones y el estado de las mismas suele ser eficaz. Mantener un registro claro de las interacciones con los clientes garantiza que todas las comunicaciones sean coherentes y que los clientes estén informados sobre el estado de sus cuentas.

5. No reclamar el pago el mismo día que la factura venció

No reclamar el pago el mismo día de la facturación aumenta las posibilidades de una recuperación de la cuenta por pagar. Al comunicarte, el cliente sabe que el pago de la deuda es importante para tu organización, además, en el caso de que el impago sea por desconocimiento de la fecha de vencimiento lo priorizará. Es importante que la comunicación tenga el seguimiento debido, ya que en ella, por ejemplo, el cliente podría indicar que no pagará el mismo día, pero sí al siguiente o próximo día hábil.

6. No programar recordatorios de pago en fechas estratégicas

Si envías la factura demasiado antes de la fecha del vencimiento, el cliente puede olvidar la fecha de pago. Lo ideal es que si bien puedas enviar la factura o recordatorio de esta unos días antes del vencimiento. La programación también evitará que el cliente reciba una factura fuera de fecha. Establecer recordatorios de pago en fechas estratégicas es una práctica efectiva para garantizar que los clientes recuerden y cumplan con sus obligaciones financieras.

Evita estos errores de facturación que están afectando tu cobranza. Al implementar soluciones como Moonflow; verás cómo estos problemas disminuyen y aumenta el recaudo de tu cartera.