8 consejos clave para mejorar la cobranza en universidades

Las cobranzas en las universidades también afrontan problemas de morosidad. Según diario Gestión, en 2020 la tasa de morosidad en las universidades peruanas fue del 20%. Si bien el factor financiero es una de las principales causas de la mora e incluso de la deserción, también existen factores internos que pueden afectar la recaudación.

Por ejemplo, un estudio reveló que una de las razones más frecuentes es la falta de un área de cobranzas con políticas claramente definidas y un adecuado seguimiento de los pagos. Esto no solo impacta la relación con los estudiantes, sino que también representa un riesgo para la liquidez y solvencia de la institución.

La buena noticia es que estos errores pueden solucionarse. La pregunta que sigue es: ¿cómo mejorar las cobranzas en universidades? A continuación, te brindamos ocho consejos.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. Recopilar y analizar datos financieros de los estudiantes con deudas
• 2. Implementar estrategias de apoyo para estudiantes con dificultades de pago
• 3. Enviar notificaciones anticipadas sobre vencimientos y deudas pendientes
• 4. Automatizar los procesos de facturación y cobranza
• 5. Ofrecer planes de pago flexibles y accesibles
• 6. Coordinar esfuerzos de cobranza entre departamentos
• 7. Evaluar y ajustar las estrategias de cobranza periódicamente
• 8. Mejora el proceso de pago ¡hazlo sencillo!

1. Recopilar y analizar datos financieros de los estudiantes con deudas

Antes de tomar cualquier acción de cobranza, es clave entender la situación de cada estudiante. Revisar historiales de pago, identificar patrones de morosidad y analizar los motivos de retraso permite tomar decisiones más acertadas. 

Hay que considerar que algunos estudiantes pueden estar pasando por dificultades económicas temporales, mientras que otros simplemente olvidan los vencimientos. Con esta información, la universidad puede anticiparse a los problemas y ofrecer soluciones antes de que se genere la deuda acumulada.

2. Implementar estrategias de apoyo para estudiantes con dificultades de pago

En lugar de solo insistir en la cobranza, es útil buscar maneras de ayudar a los estudiantes a cumplir con sus pagos. Se pueden establecer programas de asesoría financiera, brindar información clara sobre opciones de financiamiento o incluso crear planes especiales para quienes han demostrado compromiso con su educación. Un enfoque más humano no solo mejora la recuperación de pagos, sino que también fortalece la relación de la universidad con sus alumnos.

3. Enviar notificaciones anticipadas sobre vencimientos y deudas pendientes

Muchas veces, los retrasos en los pagos ocurren simplemente por olvido. Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento ayuda a los estudiantes a organizarse y evitar intereses adicionales. Estos avisos deben ser claros, breves y enviarse por diferentes canales, como correo electrónico, mensajes de texto o notificaciones en plataformas digitales.

4. Automatizar los procesos de facturación y cobranza

Realizar seguimientos manuales puede ser una tarea tediosa y poco eficiente. Contar con un sistema que envíe recordatorios automáticos, genere reportes y actualice estados de cuenta en tiempo real facilita enormemente el trabajo del equipo administrativo. Además, al reducir la carga operativa, el personal puede enfocarse en atender casos especiales o resolver dudas de los estudiantes en lugar de hacer llamadas repetitivas.

5. Ofrecer planes de pago flexibles y accesibles

No todos los estudiantes pueden hacer un solo pago grande, pero sí pueden comprometerse con cuotas más pequeñas. Dar la opción de fraccionar los pagos en montos manejables ayuda a que más personas cumplan con sus compromisos sin afectar su economía personal. Es importante que las condiciones sean claras desde el inicio y que el proceso para solicitar un plan de pagos sea sencillo y sin trámites innecesarios.

6. Coordinar esfuerzos de cobranza entre departamentos

La gestión de cobranza no debe recaer únicamente en el área administrativa. Finanzas, bienestar estudiantil e incluso las facultades pueden trabajar en conjunto para encontrar soluciones antes de que una deuda se convierta en un problema mayor. Cuando la información se comparte entre áreas, es más fácil detectar estudiantes en riesgo y brindarles apoyo antes de que acumulen retrasos.

7. Evaluar y ajustar las estrategias de cobranza periódicamente

No todas las estrategias funcionan igual con el tiempo, por lo que es fundamental revisar periódicamente los procesos y hacer ajustes cuando sea necesario. Analizar qué métodos han sido más efectivos, revisar tasas de morosidad y recibir retroalimentación del equipo administrativo ayuda a mejorar la gestión de cobranza. La clave está en adaptarse a las necesidades de los estudiantes sin descuidar la salud financiera de la universidad.

8. Mejora el proceso de pago ¡hazlo sencillo!

Si pagar la matrícula o las mensualidades es complicado, los estudiantes pueden retrasar sus pagos por frustración o falta de tiempo. Es fundamental que el proceso sea rápido, accesible y sin trabas innecesarias. Ofrecer múltiples opciones de pago, como transferencias, tarjetas o plataformas digitales, y asegurar que el sistema funcione sin fallos reduce la morosidad.

Cuando las cobranzas son complicadas, las universidades no solo pierden ingresos, sino que también afectan la experiencia del estudiante. Optimizar estos procesos con estrategias efectivas y herramientas adecuadas puede marcar la diferencia en la recuperación de pagos y la sostenibilidad financiera. Implementar un software de cobranza automatizado permite mejorar la gestión, reducir la morosidad y liberar tiempo del equipo administrativo. ¡Conoce e implementa Moonflow!