Consejos para automatizar el envío de cartas de cobranza

Como bien es sabido, una buena gestión de la las cuentas por cobrar repercute en la salud financiera de una empresa. Debido a ello, resulta crucial que optimicemos los diferentes mensajes de cobranza que enviamos a nuestros clientes; esto incluye el envío de cartas de cobranza. En esta publicación, te hablamos más acerca de la importancia de la automatización del envío de la carta de cobranza de deuda para favorecer la tasa de recaudo. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Qué es una carta de cobranzas?

¿Por qué es mejor automatizar el envío de cartas de cobranza de deudas?

¿Cómo automatizar el envío de cartas de cobranza?

¿Qué es una carta de cobranzas?

Empecemos por definir qué son las cartas de cobranza. Se trata de un medio formal, mediante el cual las empresas con cuentas por cobrar se comunican con sus clientes con saldos pendientes. El objetivo principal de este documento es recordar a cada cliente que existe una deuda pendiente y motivar el pago de la misma, dentro de las fechas establecidas. 

En base a esta definición, podríamos enumerar las funciones clave que tiene una carta de cobranza de deuda en los siguientes: 

• Es un recordatorio formal que recuerda al cliente que tiene una deuda con tu empresa.
• Es un documento que establece los plazos límites para el pago de la deuda.
• Es útil porque permite manifestar las consecuencias que traería el retraso en el pago de la cuota mensual.
• Es un registro de la comunicación entre la empresa y el cliente.
• Es una forma en que se fomenta la comunicación abierta con el cliente. De esa manera, este último puede responder a tiempo, en caso tenga problemas para cumplir con el pago puntual de su deuda. 

¿Por qué es mejor automatizar el envío de cartas de cobranza de deudas?

Hasta hace un par de décadas, lo usual era que las empresas enviaran cartas por correo postal a tu cartera, para recordarles el próximo vencimiento de su deuda. Sin embargo, este no era un proceso eficiente debido a que no se tenía la certeza de que la correspondencia llegara a los destinatarios ni que la leyeran. Con la era digital esto ha cambiado, y ahora es más fácil enviar una carta de cobranza de deuda online, a través del correo electrónico. Con esto se tiene un mejor control del seguimiento de deuda y la interacción de cada miembro de la cartera, con los gestores de cobranza y la empresa. 

Entre los beneficios puntuales de la automatización del envío de cartas de cobranza a través de medios como un sistema de gestión de cobranzas se consigue: 

• Liberar al personal dedicado a cobranzas de tareas repetitivas; de esa manera pueden concentrarse en actividades más estratégicas. 
• Facilitar la programación de recordatorios de cobranza en momentos estratégicos, favoreciendo la puntualidad de los pagos. 
• Existen software de cobranza, como Moonflow, que permiten la segmentación de la cartera; de esa manera se pueden enviar mensajes personalizados por segmento. 
• Se reduce la tasa de errores humanos en la redacción de los mensajes por cobrar, así se garantiza la precisión de la información que recibe el cliente. 
• Los sistemas de cobranzas se pueden integrar con pasarelas de pago que faciliten el pago inmediato de la deuda. 
• La automatización mantiene un registro documentado de todas las comunicaciones, lo que resulta invaluable en situaciones legales o para realizar un seguimiento detallado de la historia de pagos y comunicaciones con cada cliente.

¿Cómo automatizar el envío de cartas de cobranza?

Como has podido notar, automatizar el envío de las cartas de cobranza es un paso estratégico para mejorar la eficiencia de los procesos de cobranza y fortalecer la relación con los clientes. Debido a los beneficios que ofrece, es clave implementarla a tu estrategia de cuentas por cobrar, pero ¿cómo hacerlo? Aquí los pasos que debes seguir: 

• Elige la herramienta adecuada. De preferencia elige un software de cobranza que pueda integrarse con otros softwares empresariales que maneje tu empresa y que tengas las funcionalidades que necesitas según las características de tu cartera.
• Una vez elegido el software, segmenta a tu cartera; dicha segmentación puede hacerse en base a factores como la antigüedad de la deuda, el historial de pago, el tiempo de retraso, etc. 
• Define en tus políticas de cobranza, el momento estratégico para enviar las cartas de cobranza en piloto automático. En general, se recomienda enviar la primera carta los días previos al vencimiento. 
• Personaliza el contenido de las cartas según cada segmento de clientes. Esto puede influir positivamente en la forma como estos respondan. 

• Incluye en tu mensaje de cobranza un enlace de pago que facilite esta transacción. 
• Utiliza la herramienta para mantener un registro del estado de la comunicaciones y cuentas por cobrar.