Los elementos clave de un aviso de cobranza exitoso | Moonflow

Pese a la estrategia de cobros que hayamos podido desarrollar, a veces algunas personas de nuestra cartera tienden a retrasarse en sus pagos. Es en este momento en los que tenemos que recurrir a redactar avisos de cobranza que motiven a que nuestros clientes paguen su deuda; sin embargo ¿cómo podemos escribir avisos de cobranza efectivos? En esta publicación te brindaremos algunos consejos. ¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Cuándo enviar un aviso de cobranza?

¿Qué debe tener un aviso de cobranza?

1. El nombre de la organización que envía el e-mail

2. Un "asunto" claro

3. El contenido bien definido

4. Documentos de cobranza

¿Cuándo enviar un aviso de cobranza?

Los mensajes de cobranza se pueden enviar tanto antes de que el cliente caiga en mora, como después de que esto suceda. En el primer caso, nos encontramos con una estrategia de cobranza preventiva, mientras que, en el segundo, lo que buscamos es que pague la deuda atrasada voluntariamente, sin necesidad de ir a ámbitos judiciales. Un aviso de cobro bien redactado es una herramienta que ayuda a reducir la cantidad de morosos de nuestra cartera. 

¿Qué debe tener un aviso de cobranza?

Existen diferentes medios que podemos usar para enviar avisos de cobranza; si este es escrito, se puede enviar una carta o notificación física al cliente; como también mensajes por WhatsApp, SMS o e-mail. 

Cada una de estas modalidades de comunicación tiene elementos distintos; a continuación, nos concentraremos en el contenido o elementos que debe tener un e-mail de cobranza: 

1. El nombre de la organización que envía el e-mail

Para que el destinatario sepa que se trata de un mensaje confiable, es importante que el e-mail contenga el nombre de la organización o entidad que esté realizando el cobro. En ese sentido, el mensaje debe ser enviado desde un e-mail corporativo. 

2. Un “asunto” claro 

Cuando enviamos un e-mail de cobranza debemos centrarnos en que el asunto del mensaje quede totalmente claro; de esa manera se reducirán las posibilidades de que el destinatario omita el mensaje o lo envíe a la papelera. Generalmente, como asunto se pueden usar los siguientes:

• Carta de cobranza
• Aviso de cobro
• Factura vencida

Sin embargo, desde Moonflow te aconsejamos que en el asunto agregues el nombre de tu empresa. Por ejemplo “Carta de cobranza - (Nombre de la empresa)”.  Eso sí, te recordamos que poner el nombre de tu empresa aquí no significa que no tengas que ponerlo también en el contenido del mensaje.  

3. El contenido bien definido

Escribimos avisos de cobranza con un objetivo: notificar al deudor sobre el pago que debe efectuar para así conseguir que lo realice; en ese sentido, debemos enviar un mensaje que presente la situación e indique al cliente la acción que debe realizar.  Aquí un ejemplo: 

• Situación: tiene una deuda de S/2000 con 70 días de vencida. 
• Acción: necesitamos que efectúe el pago de esta factura en un plazo máximo de “x” días. 

Por otro lado, en cuanto al contenido textual del mensaje, debería tener las siguientes partes:

1. Estimado (nombre del cliente)
2. Saludo y presentación de la situación más la acción que debe realizar.
3. Mensaje de despedida. 
4. Firma del agente de cobranza a cargo de la cuenta con sus datos para facilitar el contacto inverso. 

Adicionalmente se podría poner también en el mensaje las instrucciones de pago. 

4. Documentos de cobranza

Como parte del e-mail de cobranza no debemos olvidar adjuntar los documentos asociados, por ejemplo, la factura, el estado de cuenta. 

Finalmente, para enviar el e-mail de cobro también te recomendamos que tengas cuidado con el tono de la comunicación, para el éxito del aviso. En cuanto al tono, este varía según el momento en el que se envía el aviso; así, por ejemplo, en una cobranza preventiva, el tono suele ser amigable.

Por otra parte, cuando se ha caído en mora, pero aún no ha pasado mucho tiempo, el tono suele ser de preocupación. Finalmente, si ya han pasado suficientes días como para que el siguiente paso sea la cobranza judicial, el tono es más severo, sin ser amenazador ni irrespetuoso; puesto que lo que buscamos es notificar que de no pagarse en una fecha límite se tendrá que ir a esta otra vía de cobranza.