Auditoría de cobranza: definición y pasos para realizarla

La buena gestión de las cobranzas de una empresa es un factor clave, para que esta tenga la liquidez que necesita para continuar su funcionamiento, pero también lo es tener una visión clara de las finanzas del negocio. Por lo mismo, auditar las cobranzas de una empresa, es vital para conocer qué tan bien estamos gestionando este aspecto de nuestra compañía.

En esta publicación abordaremos qué es la auditoría de cobranzas, cuál es su objetivo, y te indicaremos cómo puedes realizarla. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

¿Qué es y cuál es el objetivo de la auditoría de cobranzas?

¿Cómo se auditan las cuentas por cobrar?

1. Define qué entiende tu empresa por cuentas por cobrar

2. Define los objetivos de la auditoría de cobranza

3. Clasifica tus cuentas por cobrar

4. Verifica la legalidad de los documentos por cobrar y su procedencia

5. Evalúa los riesgos de cobranza

6. Revisa el sistema de control interno de tu empresa, asociado a las cuentas por cobrar

7. Obtén el reporte auxiliar de tus cuentas por cobrar 

8. Verifica los saldos de las cuentas por cobrar con el resto del sustento

9. Revisa las políticas de cobranza para estimar las cuentas incobrables

10. Analiza la efectividad de tus políticas de cobranza

11. Revisa tus provisiones para cuentas incobrables

¿Qué es y cuál es el objetivo de la auditoría de cobranzas?

La auditoría de cobranzas es un proceso de revisión que ayuda a asegurar que la empresa está gestionando de manera efectiva y eficiente el dinero que le deben. Su objetivo principal es garantizar que se estén siguiendo las mejores prácticas para cobrar lo que se le debe a la empresa y reducir al mínimo los riesgos de no poder cobrar esas deudas. Esto implica:

1. Revisar cómo se conceden créditos a los clientes.
2. Evaluar cómo se emiten facturas.
3. Controlar cómo se hace seguimiento a los pagos y cómo se manejan las cuentas vencidas.

Al realizar esta auditoría, se pueden identificar áreas de mejora en los procesos de cobro y en las políticas de crédito, lo que puede ayudar a acelerar los pagos y a reducir las pérdidas por deudas incobrables.

¿Cómo se auditan las cuentas por cobrar?

Las auditorías de cobranza pueden hacerse de forma interna o externa.  Si decides realizarlas internamente, la implementación de un software de cobranzas facilita esta gestión y permite un mejor control de cada tarea asociada al proceso de cobros.

Además, muchos sistemas de cobranza automatizados permiten generar reportes de auditorías con unos pocos clics.

Para tener una auditoría de cobranza interna, eficiente, sigue estos pasos: 

1. Define qué entiende tu empresa por cuentas por cobrar

Este paso implica establecer una definición clara y precisa de lo que constituye las cuentas por cobrar para tu empresa, ya que puede variar según el contexto y las prácticas contables.

2. Define los objetivos de la auditoría de cobranza

Aquí se establecen los objetivos específicos que se pretenden alcanzar con la auditoría, como identificar posibles áreas de mejora en el proceso de cobranza, detectar fraudes o errores, entre otros.

3. Clasifica tus cuentas por cobrar

Este paso implica categorizar las cuentas por cobrar según diferentes criterios, como la antigüedad de la deuda, el tipo de cliente, entre otros, lo que puede facilitar el análisis posterior.

4. Verifica la legalidad de los documentos por cobrar y su procedencia

Se verifica la autenticidad y legalidad de los documentos que respaldan las cuentas por cobrar, así como la legitimidad de las transacciones.

5. Evalúa los riesgos de cobranza

Aquí se identifican y evalúan los riesgos asociados al proceso de cobranza, como el riesgo de crédito, el riesgo de incobrabilidad, entre otros.

6. Revisa el sistema de control interno de tu empresa, asociado a las cuentas por cobrar

Se examina el sistema de control interno de la empresa para asegurar que existan procedimientos adecuados para la gestión de las cuentas por cobrar y prevenir posibles fraudes o errores.

7. Obtén el reporte auxiliar de tus cuentas por cobrar

Se obtiene un reporte detallado que muestra el estado actual de las cuentas por cobrar, incluyendo saldos pendientes, pagos recibidos, entre otros datos relevantes.

8. Verifica los saldos de las cuentas por cobrar con el resto del sustento

Se contrastan los saldos de las cuentas por cobrar con otros registros contables o documentos de respaldo para asegurar su exactitud y precisión.

9. Revisa las políticas de cobranza para estimar las cuentas incobrables

Se analizan las políticas y procedimientos de cobranza de la empresa para determinar cómo se gestionan las cuentas incobrables y si es necesario realizar ajustes en dichas políticas.

10. Analiza la efectividad de tus políticas de cobranza

Se evalúa la eficacia de las políticas de cobranza implementadas por la empresa y se identifican áreas de mejora para optimizar el proceso de cobranza.

11. Revisa tus provisiones para cuentas incobrables

Se examinan las provisiones contables destinadas a cubrir posibles pérdidas por cuentas incobrables para asegurar que estén adecuadamente calculadas y reflejen el riesgo real de incobrabilidad.