Despacho de cobranza: qué es, cómo funciona y sus principales desafíos

Como parte de la cobranza administrativa, las empresas que tienen cuentas por cobrar realizan diferentes acciones con el propósito de obtener el pago de sus clientes. Sin embargo, cuando estas se agotan y no hay respuesta, suelen acudir a los despachos de cobranza en México para que se encarguen de obtener el pago adeudado. Según Milenio, en 2021, existían al menos 475 despachos de cobranza en el país empleados por bancos, aunque en términos de todo el sector financiero se contabilizaban más de 2,650. Además, un solo banco podía tener a más de 10 despachos de cobranzas trabajando para él. 

Pero ¿qué hace exactamente un despacho de cobranza? ¿siempre es efectiva su gestión o presentan desafíos?

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Qué es un despacho de cobranza?
• ¿Cómo funciona un despacho de cobranza?
• ¿Cuánto tiempo tiene un despacho de cobranza para cobrar?
• Principales desafíos de los despachos de cobranza 

¿Qué es un despacho de cobranza?

Se trata de empresas debidamente constituidas en México que, usualmente, están conformadas por abogados especialistas en gestión de cobros mediante métodos legales.

Aunque su labor puede derivar en una demanda ejecutiva mercantil para recuperar el pago pendiente, antes de llegar a ese punto deben agotar los esfuerzos para negociar nuevos acuerdos con el cliente y lograr la liquidación de la deuda.

Los acuerdos son el método menos costoso para obtener el pago de la deuda. Sin embargo, es importante que este quede por escrito en lo que se denomina “carta de convenio”, donde quedan claras las condiciones del trato. En este también se puede especificar si quedará o no registrado una clave de observación en el reporte, una vez que la deuda quede en cero.

En caso de que se inicie el proceso judicial, que puede desarrollarse en un juzgado civil o mercantil, la empresa que dio el préstamo o crédito debe presentar todas las pruebas del adeudo, más los gastos generados por esta (incluidos los honorarios de abogados). Si el fallo es a favor del acreedor, el deudor puede rematar sus posesiones para obtener el monto adeudado y saldarla o entregar sus bienes a la entidad acreedora.

¿Cómo funciona un despacho de cobranza?

Los despachos de cobranza funcionan como intermediarios entre deudores y acreedores. Ya sea con el propósito de obtener el pago puntual de las mensualidades de la deuda, negociar con el cliente una deuda atrasada o iniciar un proceso legal para la obtención del pago.

En otras palabras, los despachos de cobranza pueden ofrecer sus servicios tanto para la etapa de cobranza administrativa (aquellas que tienen máximo 90 días de retraso); como para una cobranza extrajudicial (entre 90 a 120 días de retraso) o judicial (después de 120 días de mora).

¿Cuánto tiempo tiene un despacho de cobranza para cobrar?

El tiempo va a depender de cada entidad. Sin embargo, a partir de los 120 días de mora un despacho de cobranza puede iniciar un proceso de cobranza judicial en México. 

Principales desafíos de los despachos de cobranza

Aunque delegar la cobranza de deudas a un despacho de cobranza puede permitir que la empresa acreedora se concentre en su core business; lo cierto es que las mismas empresas de cobros, también presentan retos propios en su proceso. Algunos de estos son:

• Un mal manejo de la validación de antecedentes crediticios. Si bien esta no es responsabilidad de los despachos de cobranza, sí es un factor que afecta su trabajo. Después de todo, los créditos o préstamos otorgados a personas que no tienen solvencia o presentan un mal historial crediticio son los que tienen mayor predisposición a mora. 
  
• Uso de procesos tradicionales para la gestión de cobros. Un despacho de cobranza que ofrezca una gestión eficiente no puede continuar operando sus procesos de forma manual. La automatización, mediante el uso de software de cobranzas resulta un factor clave para poder manejar grandes volúmenes de cuentas de forma eficaz. Además, con el uso de tecnología se reducen errores y se tiene una versión actualizada del estado de las cuentas por cobrar. 
  
• Falta de personalización en el proceso de cobros. Manejar grandes volúmenes de cuentas puede dificultar ofrecer un trato personalizado a cada deudor. Sin embargo, la hiperpersonalización es una estrategia clave para mejorar las tasas de recuperación de pagos. Para lograrlo, es fundamental contar con herramientas que permitan segmentar a los clientes y analizar su comportamiento de pago. Con esta información, los despachos de cobranza pueden adaptar sus estrategias, eligiendo los canales de contacto más efectivos, ajustando los mensajes según el perfil del deudor y ofreciendo soluciones de pago flexibles que aumenten la probabilidad de éxito en la recuperación de la deuda.
  

Los despachos de cobranzas pueden ser grandes aliados en la gestión de cobros. Sin embargo, es crucial que cuando se elija uno, la empresa contratante pueda asegurarse de que tiene buenos antecedentes, emplee tecnología de cobranza, cuente con personal capacitado y ofrezca un trato personalizado a la cartera. Por otro lado, si quieres encargarte de la cobranza por tu cuenta, ¡puedes optimizar tu proceso con un software de cobros! Te invitamos a conocer más sobre Moonflow.