Claves para formar un equipo de cobranza exitoso

Existen diferentes factores que contribuyen a que el proceso de recaudo sea eficiente. Uno de ellos es contar con un equipo de cobranza profesional que tenga a su disposición todas las herramientas necesarias para su gestión, entre ellas un software de cobranza de deudas.

Los equipos de cobranza deberían ser formados antes de que empieces a ofrecer crédito a tus clientes; ya que el proceso de cobranzas no inicia con el envío de facturas, sino con el desarrollo de las políticas de cobranza que aplicarás a tu cartera. Además, también deben realizar procesos previos como diseñar el workflow de cobros. 

Entonces ¿cómo puedes formar tu departamento de cobranza? Estos consejos te ayudarán:

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• 1. Habilita un área de cobranzas en tu empresa
• 2. Define los puestos que necesitarás en tu área de cobranza
• 3. Contrata al personal que será necesario
  
• 4. Haz evaluaciones de desempeño

1. Habilita un área de cobranzas en tu empresa

Antes de lanzar la convocatoria y contratar, es importante que cuentes con el área, los recursos y las herramientas que tu equipo de cobranza requerirá. Asegúrate de que el espacio sea profesional y permita que tus trabajadores realicen sus deberes enfocados, sin distractores para reducir el riesgo de error. Si tienes la posibilidad de que el área de cobros esté separada de otras ¡mucho mejor! 

Además del lugar, también necesitarás proveerlos de los útiles de oficina necesarios, además de equipos como computadoras o laptop, impresoras, teléfonos. Y en cuanto a la tecnología, un buen software de cobranzas como Moonflow será el pilar para tener un mejor control de tus procesos y mayores tasas de recaudo. 

2. Define los puestos que necesitarás en tu área de cobranza

Antes de lanzar la convocatoria es importante que definas qué puestos serán necesarios en este departamento. Por ejemplo, ¿requerirás sólo gestores de cobros o también tendrás un supervisor de cobranza y un gerente de cobranza? Se trata de roles con funciones diferentes y es importante detallar los deberes y responsabilidades de cada uno de ellos. 

3. Contrata al personal que será necesario

Asegúrate de definir cuántos empleados necesitarás en esta área según el volumen de tu cartera. De esta manera todas las cuentas por cobrar podrán ser atendidas como se debe.

Por otro lado, también al momento de contratar debes evaluar ciertos aspectos clave en tus prospectos; por ejemplo:

• Que tengan conocimientos de leyes que aplican en la cobranza de deudas en el país. De esa manera te aseguras que cumplan con ellas durante su gestión, evitando que tu empresa sea denunciada por clientes y sancionada por entidades regulatorias.
• Evalúa que cuenten con habilidades blandas que contribuyan con su trabajo. En el caso de gestores de cobranza, existen ciertas habilidades blandas que son altamente valoradas, por ejemplo, la comunicación efectiva y la resolución de problemas son dos de ellas. A esto también hay que sumar capacidades de negociación y, por otra parte, la empatía para poder comprender la situación de los deudores y ofrecerles soluciones que no afecten a la empresa, pero que permitan la retención del cliente.
• Verifica que los prospectos cuenten con las habilidades duras requeridas para el perfil. Tener experiencia en cobranzas o haber llevado cursos, talleres o diplomados en análisis de datos, finanzas y gestión de riesgos pueden hacer que un prospecto destaque para ser gestor de cobros. Recuerda que la capacidad de análisis y el desarrollo de estrategias es clave en esta área para favorecer el recaudo. 
  

Aunque los factores anteriores son clave para contratar a los mejores elementos, no está de más que también consideres presupuesto para capacitar a tus equipos. Después de todo, existen variaciones en la legislación, lanzamiento de nuevas tecnologías, etc. que necesitarán conocer. Por otra parte, la capacitación también es necesaria si notas puntos débiles en el proceso que necesitan ser fortalecidos. 

4. Haz evaluaciones de desempeño

Realizar evaluaciones de desempeño periódicas es esencial para garantizar que tu equipo de cobranza esté cumpliendo con los objetivos establecidos. Estas evaluaciones no solo sirven para medir el rendimiento de cada miembro del equipo, sino también para identificar áreas de mejora, tanto a nivel individual como del proceso en general.

Al evaluar la eficiencia de las políticas de cobranza, el uso del software y las estrategias de trabajo, podrás detectar posibles brechas en la gestión y aplicar ajustes necesarios. Además, estas evaluaciones te permiten reconocer a los miembros del equipo con mejor desempeño, lo que fomenta la motivación y el compromiso, mejorando los resultados generales.