¿Cuándo realizar cobranza por WhatsApp y tener éxito?

La cobranza por WhatsApp es un medio al que recurren diferentes empresas para pedir a sus clientes deudores que paguen sus facturas por vencer o vencidas. Sin embargo, ¿es el mejor canal de comunicación para todos? 

Lo ideal es que la cobranza por WhatsApp se realice solo en el caso de que nuestro negocio sea B2C ya que nos estamos dirigiendo a un público que, por lo general, está más acostumbrado a utilizar esta aplicación para comunicaciones personales y comerciales. Esto facilita una interacción más rápida y directa, permitiendo una mayor tasa de respuesta y efectividad en la cobranza. Sin embargo, es importante que el mensaje sea claro, respetuoso y no invasivo, para no generar una mala percepción del cliente hacia nuestra empresa. 

¿Por qué no usar WhatsApp para cobranza empresas? 

En el caso de la cobranza B2B, la forma de comunicarnos debe ser más formal; por este motivo, es preferible utilizar otros medios como correos electrónicos oficiales o llamadas telefónicas, que reflejan una imagen más profesional y adecuada para el entorno corporativo. Además, estas vías permiten documentar las comunicaciones de manera más estructurada, lo cual es crucial en relaciones comerciales donde se maneja información sensible y se requieren registros claros. 

¿En qué momentos cobrar a un cliente directo por WhatsApp? 

Para que la cobranza por WhatsApp sea efectiva, es fundamental elegir el momento adecuado para cada comunicación WhatsApp puede ser, en ese sentido, un canal efectivo para enviar la factura de pago. Las cuales pueden ser enviadas un promedio de 15 días antes del vencimiento. Aunque va a depender de las políticas de cobranza de cada negocio.  

Asimismo, se puede aprovechar este canal para enviar recordatorios de pago una semana antes del vencimiento y el último día de pago de la misma. De esa manera estamos realizando una cobranza preventiva de deuda, evitando que el cliente se retrase en su pago por omisión. Sin embargo, es importante, para no afectar la satisfacción del cliente, mantener una base de datos actualizada, del estado de sus cobranzas, para evitar insistir en el cobro cuando este ya fue realizado.  

WhatsApp también resulta un canal de cobranza efectivo si queremos cobrar deudas que han caído en mora temprana. Y es que, mediante esta plataforma, unida a un software de cobranzas que permita el monitoreo y automatización de recordatorios, se puede remitir un mensaje de cobranza desde el día 1 de retraso. El tono de este mensaje, debe ser amistoso, pero recordando al cliente las consecuencias de la mora;  además, facilitar en la comunicación un enlace de pago o los medios de pago disponibles.  

¿Hasta cuántos recordatorios de pago puedo enviar por WhatsApp? 

Aunque cada empresa pone sus propios límites de envío de recordatorios de pago, luego de detectada la mora, es importante que quede establecido, en las políticas de cobranza, dicha periodicidad. De esa manera, nos aseguramos de no atentar contra las leyes de hostigamiento de cobranza, abusando de las comunicaciones de cobro con los clientes.  

Lo ideal es, como hemos mencionado antes, que nos comuniquemos con el cliente el día 1 de mora, luego a la semana de la mora, y así una vez por semana hasta llegar al cumplimiento del mes. Luego, aunque se puede seguir usando WhatsApp es mejor buscar la forma de alcanzar una comunicación bidireccional con el cliente para poder entender el motivo de la mora y llegar a acuerdos de pago, por lo que una llamada telefónica suele ser más efectiva en este momento. 

¿Cómo mejorar la efectividad de las cobranzas por WhatsApp?

Como has podido notar, las cobranzas vía WhatsApp son un medio efectivo para obtener el pago de los clientes; sin embargo, podemos optimizarlas aún más. La forma más simple es con la implementación de sistemas de cobranza de deudas; ya que con ellos tenemos un mejor control de las cuentas por cobrar. 

Aquí algunos consejos más para mejorar la tasa de recaudo, gracias a las cobranzas vía WhatsApp:  

1. Simplifica el proceso de pago  

¿De qué sirve cobrar por WhatsApp si no le facilitas a tus clientes el pago de sus facturas en tu mensaje? Si entre tus opciones de pago incluyes un enlace de pago directo será más fácil que el cliente concrete esta acción.  

2. Mantén actualizada el estado de las cuentas por cobrar

Si no mantienes actualizada tu base de datos de cobranza, podrías estar perdiendo energía y recursos en cobrar clientes que ya saldaron su deuda. Una base actualizada evita este inconveniente que además puede resultar molesto para un cliente puntual. 

3. Automatiza para evitar reprocesos o perder tiempo en tareas repetitivas

WhatsApp puede vincularse con tu sistema de cobranza para automatizar tareas: como el envío de recordatorios de pago en fechas estratégicas o la actualización del estado de cada cuenta. Esto evita que pierdas energía en aquellas tareas que sean repetitivas y te permite mantener al día el estado de las cobranzas e interacciones con clientes.

4. Segmenta a tus clientes

No se debe hablar de la misma forma a todos los clientes de la cartera. Por eso, para tener una comunicación más personalizada y conocer el estado de sus cuentas, es mejor segmentarlos. Las herramientas de cobranza automatizada pueden ayudarte con ello, luego solo es cuestión de que desarrolles scripts de cobranza para cada segmento y mejorar tus comunicaciones con tus clientes.  

5. Evalúa incluir chatbots  como parte de tu estrategia de cobranza

De esa manera podrías programarlos para responder preguntas frecuentes de los clientes, así como brindar la opción de comunicarse con un asesor, en caso las dudas de estos no puedan resolverse con mensajes preestablecidos.  

Como puedes observar, WhatsApp es una herramienta útil para cobranzas, solo es cuestión de que sepamos usarla, aprovecharla e integrarla con nuestro software de cobro de deudas para aumentar su tasa de efectividad.