Carta de cobranza ¿cómo escribirla?

Existen diferentes formas para ponernos en contacto con las personas que nos deben dinero. Una de las más recomendadas es mediante una carta de cobranza. La carta de cobranza es un documento que las empresas envían a sus deudores cuando han incurrido en morosidad. El objetivo es comunicar el estado actual de la deuda para convencer al cliente de cumplir con sus obligaciones.

El uso de un software de gestión de cobranza es sumamente útil para automatizar el envío de este tipo de mensaje. Sin embargo, es deber de los gestores y supervisores adecuar el tono de comunicación de dichas cartas. En muchos casos, se recomienda que el texto de la carta de cobranza sea revisado por abogados, ya que un error en la comunicación que atente contra las leyes de los consumidores podría afectar la reputación de la empresa y acarrear sanciones por parte de las entidades regulatorias.

En esta publicación de Moonflow, software especializado en cobranzas, queremos ayudarte a escribir cartas de cobro que sean efectivas y cuyo contenido se encuentre dentro de la ley. Así evitas malas prácticas de cobranza y aumentas las probabilidades de obtener el pago de tus clientes. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Carta de cobranza ¿Qué debes tener en cuenta antes de escribirla?

Tipos de carta de cobranza

Partes de una carta de cobranza

Carta de cobranza ejemplo

Carta de cobranza ¿Qué debes tener en cuenta antes de escribirla?

Hay muchos aspectos que debes de considerar antes de poner manos a la obra y escribir la carta. Por ejemplo: 

• El tono de comunicación: El cual debe ser respetuoso, pero seguro. Después de todo, queremos obtener el pago de la deuda, pero mantener una buena relación con el cliente.  En ese sentido, es crucial evitar redactar la carta de cobranza desde un enfoque personal y siempre procurar que sea lo más clara posible.
  
• Verificar la identidad del destinatario: Es contra la ley de cobranzas enviar una comunicación de cobro a alguien que no sea el cliente directo. Por eso es importante que la información de tu cartera esté verificada y sea correcta. 
  
• Adjuntar la factura: Es crucial que quede claro en tu comunicación el monto que estés cobrando a tu cliente. Por eso, si bien debes incluirlo en el mensaje de cobranza, también es pertinente adjuntar la factura para que pueda ver el detallado. 
  
• Facilidades de pago: Otro elemento que debes tener claro en tu comunicación de cobranza vía e-mail es proporcionar al cliente las opciones de pago que tiene disponibles. De hecho, si es posible incluir un link de pago es mucho mejor, ya que si te encuentras ante un cliente predispuesto a pagar, será más simple que concrete esta acción. 
  
• Recordar las consecuencias de persistir en la mora: También es necesario incluir un recordatorio de las sanciones o penalizaciones en caso de que la mora persista.  Esto último, por ningún motivo debe incluir el uso de lenguaje amenazante (directa o indirectamente). ¡Recuerda que amenazar o acosar al deudor es ilegal! 
  

Tipos de carta de cobranza

Podemos decir que existen diferentes tipos de cartas de cobranza de deudas. Por un lado, están los recordatorios, y por otro los avisos formales de cobranza.

Los primeros, son las comunicaciones de cobranza que hace la empresa, con el objetivo de que el cliente se ponga al día con sus obligaciones. Estas generalmente se hacen desde el día 1 de morosidad hasta el día 90. Aunque cada empresa puede tener sus propios márgenes de tiempo.

Posterior a ello, cuando la intención de la comunicación ya no es obtener el pago directamente, sino comunicar una acción tomada por la empresa, debido a la prolongación del impago, nos encontramos con “avisos formales de cobranza”. Si bien se trata también de una carta o e-mail, la intención no es cobrar, sino notificar que se empezarán a realizar acciones legales o que la cuenta será derivada a una agencia de cobranza.

Partes de una carta de cobranza

Ahora que tienes más claro qué es una carta de cobranza, qué factores debes tener en cuenta para escribirla, cuáles evitar, y los tipos de carta de cobranza que existen, hablemos sobre cuáles son sus partes. Esto te ayudará a crear plantillas de carta de cobranza que puedas adaptar según cada segmento de tu cartera.

• Asunto:  Debe quedar claro ante el deudor el motivo de tu carta y el sentido de urgencia de la misma. Esto motivará a que dé clic y abra el correo.
• Saludo Personalizado: El saludo al deudor es clave en tu carta de cobranza porque le ayudará a confirmar que el mensaje y el desarrollo del mismo está dirigido a él. Por eso en este saludo debes incluir su nombre.  
• Motivo de la carta: El siguiente apartado corresponde al cuerpo de la carta de cobranza. Y sin rodeos, debe partir por el motivo de la comunicación. La información crucial que se debe incluir aquí, es el motivo del mensaje, el monto de la deuda vencida y la fecha de dicho vencimiento. Además, se debe mencionar los cargos que han aplicado por morosidad.
• Proporcionar medio de pago. Para que de esa manera le sea más simple al deudor concretar la acción.
• Una despedida amable que muestre apertura al diálogo en caso el cliente quiera comunicarse para exponer su situación y obtener una prórroga o un nuevo acuerdo.
• Información del gestor de cobranza a cargo de la cuenta: Para que el cliente pueda comunicarse directamente con él. 
  

Carta de cobranza ejemplo

¡Te ayudamos a crear una carta de cobranza que puedas replicar! Esta es una plantilla que te será útil: 

Asunto: Urgente: Notificación de Deuda Vencida

Estimado/a [Nombre del Deudor],

Espero que te encuentres bien. Te escribo para informarte sobre una deuda vencida el [Fecha de Vencimiento] por el monto de [Monto de la Deuda] que tienes con [Nombre de la Empresa] por motivo de [Servicio].

Entendemos que es posible que hayas olvidado la fecha de vencimiento. Por eso, para facilitarte el proceso, te invitamos a realizar el pago a través de los siguientes medios:

• Transferencia bancaria: [Detalles de la Cuenta Bancaria]
• Pago en línea: [Enlace al Portal de Pago]

Si tienes alguna pregunta o necesitas discutir tu situación, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Estoy aquí para ayudarte a encontrar una solución que funcione para ambas partes. Puedes comunicarte conmigo directamente a través del siguiente contacto:

Agradezco tu pronta atención a este asunto.

Atentamente.

[Nombre del Gestor de Cobranzas]
[Su Cargo]
[Información de Contacto]
[Nombre de la Empresa]

Esperamos que este texto te sea de ayuda para que tus cartas de cobranza sean más efectivas. Para asegurarte de que se envíen a las personas correctas dentro de los horarios legalmente permitidos: ¡automatiza el envío de tus cartas de cobranza con Moonflow!