Reclamación de impagos: cuándo se usa y cómo proceder

¿Qué se entiende por reclamación de impagos? También llamada reclamación de deudas es el proceso mediante el cual se busca recuperar el pago de una deuda que ha incurrido en impago.

Si consideramos que, en España, el 5% de las empresas tienen un riesgo de cierre a causa de la morosidad, la reclamación de impagos es un proceso necesario para garantizar la supervivencia de un negocio.

Pero ¿qué tipo de proceso es la reclamación de impagados? ¿Se trata de solo medidas de cobranza o implica también procesos legales? ¡En esta publicación te contamos. 

¿Qué vas a encontrar en este texto?

• ¿Es la reclamación de impagos un proceso judicial?
• ¿Qué documentos se necesitan para la reclamación de impago?
• ¿La deuda prescribe en España?
• ¿Cómo gestionar la reclamación de impagos?
• ¿Se puede evitar llegar a la reclamación de impagos?

¿Es la reclamación de impagos un proceso judicial?

No necesariamente. Antes de iniciar el proceso judicial, existe lo que se denomina mediación, que busca alcanzar un acuerdo entre la empresa acreedora y el deudor. Por lo general , la mediación es un proceso gratuito, siempre y cuando sea realizado por la propia empresa. Si el impago se resuelve en esta etapa, no es necesario recurrir a un proceso legal.

El proceso legal posterior tampoco comienza directamente con una acción judicial, sino con una demanda que otorga al deudor un plazo de hasta 21 días para saldar la deuda. Si transcurre ese plazo sin que se resuelva la situación, el cobro puede derivar en un proceso judicial.

¿Qué documentos se necesitan para la reclamación de impago?

La factura es uno de los documentos esenciales en el proceso de reclamación; sin embargo, a esta se pueden sumar acuerdos de pago, en caso se hayan dado en el proceso. Los contratos son otro tipo de documentación efectiva para procesos de recobro.

¿La deuda prescribe en España?

Sí, las deudas tienen prescripción en España y es importante tenerlo en cuenta en el proceso de reclamación de facturas impagadas. El tiempo de prescripción varía según el tipo de deuda, por ejemplo, en cuanto a la prestación de servicios vence a los 3 años, pero si hablamos de deudas derivados por contratos civiles o mercantiles, su vigencia suele ser de hasta 5 años. 

Ahora bien, también se puede dar lo que se denomina “interrupción del plazo de prescripción de la deuda”, gracias a lo cual el tiempo se reinicia, sin embargo, solo se puede dar si se interpone una demanda judicial para reclamar el recobro.

Considera que el tiempo de prescripción es clave para no perder los derechos de cobro sobre la deuda. Esto permite no solo cobrar el monto adeudado, sino también los intereses y gastos generados, incluyendo los gastos asociados a  la demanda.

¿Cómo gestionar la reclamación de impagos?

Estos son los pasos que debes seguir para iniciar la reclamación de impagos en España. 

• Contar con la documentación necesaria.  Es imprescindible disponer de documentos que acrediten la existencia de la deuda y el compromiso asumido por el deudor. Sin esta documentación, no es posible iniciar procesos legales de reclamación, ya que no se puede demostrar la validez del impago.
  
• Comunicarse con el deudor para obtener el pago.  Antes de iniciar un procedimiento más formal, la empresa debe haber intentado contactar con el deudor, ya sea para reclamar el pago o al menos obtener una respuesta. Esta etapa busca resolver el conflicto de manera amistosa.
  
• Enviar una reclamación de impago formal.  Si los intentos de contacto no han dado resultado, el siguiente paso es acudir a un abogado para que redacte una carta de reclamación formal. Este documento, también conocido como requerimiento de pago, tiene por objetivo presionar al deudor y fomentar una solución extrajudicial, como un acuerdo de pago.
  
• Iniciar un proceso legal.  Cuando las vías amistosas - como la negociación, la mediación o incluso el arbitraje - no surten efecto, se puede iniciar un procedimiento judicial. Dependiendo del caso, puede optarse por un proceso monitorio, si la deuda está bien documentada, o por un procedimiento ordinario, si se requiere mayor análisis. En ambos casos, será un juzgado quien determine la resolución del conflicto y, en su caso, ordene el pago de la deuda.
  

¿Se puede evitar llegar a la reclamación de impagos?

Sí, es posible reducir el riesgo de llegar a una reclamación de impagos mediante un mejor control de la cartera de clientes y la implementación de diversas estrategias de prevención. Una de las herramientas más eficaces en este sentido es el uso de software de gestión de cobros, que permite llevar un seguimiento más riguroso de las cuentas pendientes de  cobro.

Gracias a estas herramientas, se pueden automatizar tareas clave, como el envío puntual de facturas y la emisión de recordatorios de pago en cuanto se detecta un retraso. Esto ayuda a evitar errores humanos, como el envío fuera de plazo, y permite actuar con rapidez cuando un cliente incurre en mora.

Este tipo de automatización tiene un impacto positivo en el ciclo de cobro, ya que permite recuperar pagos de aquellos clientes que disponen del dinero, pero han olvidado efectuar la transferencia o el pago correspondiente.

Por otro lado, los programas de gestión de cobros también ofrecen funcionalidades útiles, como el análisis del comportamiento de pago de los clientes, la segmentación de la cartera según el riesgo de impago y la elaboración de informes detallados. Todo ello facilita la toma de decisiones y permite anticiparse a posibles problemas, reduciendo la necesidad de recurrir a procedimientos formales o judiciales.

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