Cómo gestionar impagados y proteger el flujo de caja

12. Gestion de impagos

La gestión de impagos es el proceso mediante el cual una empresa intenta recuperar el pago de una deuda que ha vencido. Cuando se produce una situación de morosidad, la liquidez del negocio se ve comprometida, lo que dificulta el cumplimiento de obligaciones financieras inmediatas. Por ello, el recobro de impagos es una labor que debe abordarse con seriedad y planificación.

Contar con una política de cobros clara, bien definida y adaptada al perfil de los clientes es esencial para una buena gestión de deudas impagadas. Sin embargo, no basta con tener procedimientos escritos: también es importante aplicar estrategias preventivas, realizar seguimientos oportunos y mantener una comunicación constante con los deudores.

En esta publicación abordamos un poco más acerca de la gestión de impagos en España, incluyendo cómo puedes mejorarla.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Documentación imprescindible para la gestión de impagos
¿Cómo proceder en un recobro de impago?
¿Externalizar la gestión de impagos es buena idea?
¿Se puede evitar la gestión de impagados?

Documentación imprescindible para la gestión de impagos

Aunque las políticas de cobro son fundamentales, hay otro aspecto clave en la gestión de impagos: ¡una facturación adecuada! La factura es un documento esencial en la gestión de cuentas impagadas, ya que, si no existe o presenta errores, no es posible exigir formalmente el pago.

Una facturación clara, con todos los datos legales correctos (como la identificación del emisor y del cliente, el concepto del servicio o producto, el importe, el IVA correspondiente y la fecha de vencimiento), facilita el recobro de impagos y aporta respaldo legal en caso de tener que iniciar un procedimiento de reclamación judicial o extrajudicial.

Pero ¿es este el único documento que debes tener para hacer efectivo el recobro de impagos? En teoría sí, una factura puede ser sustento de que la deuda existe, pero también existen otros documentos que pueden apoyar el recobro, por ejemplo, están los contratos donde se estipule la deuda y sus cláusulas. Asimismo, funciona una orden de compra o de pedido (con la firma correspondiente) o un albarán.

¿Cómo proceder en un recobro de impago?

Lo primero es tener claras las condiciones del contrato. De este modo, se puede verificar la fecha de vencimiento y el importe adeudado. Una vez que se cuenta con la documentación necesaria, el siguiente paso es:

Contactar con el cliente a través del canal de comunicación previamente autorizado por este. Un simple recordatorio de pago ya sea por correo electrónico o mensaje de texto, puede bastar para que se efectúe el pago sin necesidad de recurrir a medidas legales. No obstante, esto dependerá de la causa de la morosidad y del tipo de cliente.
Negociar, si es necesario. En caso de que el cliente no pueda pagar —algo que suele descubrirse tras una comunicación bidireccional, generalmente mediante llamadas de cobro—, es conveniente ofrecer alternativas de pago más flexibles. Esto puede evitar que la morosidad se prolongue y facilitar que el dinero entre en caja.
Formalizar la reclamación mediante una carta de requerimiento de pago es un paso inevitable si las gestiones anteriores no dan resultado. Además, es un requisito básico antes de iniciar un proceso de cobranza judicial.

¿Externalizar la gestión de impagos es buena idea?

Depende. Si se cuenta con un buen equipo humano encargado de las gestiones de cobro, no es imprescindible recurrir a apoyo externo, al menos durante la fase de cobranza extrajudicial. No obstante, si no se dispone de personal capacitado o el volumen de impagos es elevado, puede resultar útil contratar a una agencia de recobros, ya que esta cuenta con profesionales especializados, experiencia y las herramientas necesarias para gestionar el proceso de forma eficaz.

Eso sí, es recomendable preguntar por las herramientas que utilizan, ya que lo ideal sería que trabajen con un software de gestión de cobranza. Esta tecnología permite un seguimiento más riguroso de las deudas, mejora la trazabilidad de las gestiones y optimiza los tiempos de respuesta.

¿Se puede evitar la gestión de impagados?

En negocios pequeños, posiblemente sí. Sin embargo, en realidad, cuando se ofrece cualquier servicio o producto a crédito, el riesgo de impago siempre está presente. Este riesgo es aún mayor en el mercado B2C, como ocurre con los grandes almacenes o tiendas almacenes.

No obstante, existen medidas que pueden reducir considerablemente la posibilidad de impagos, tales como:

Investigar los antecedentes crediticios del cliente antes de otorgar el crédito.
Contar con documentación adecuada que respalde el acuerdo comercial y el crédito otorgado.
Mantener una base de datos actualizada con la información de los clientes y el estado de sus cuentas.
Automatizar la gestión de cobranza mediante un software especializado, para evitar errores internos que puedan causar morosidad, como el envío tardío de facturas o la falta de recordatorios.

Dejar una deuda sin gestionar hoy puede traducirse en una pérdida difícil de asumir mañana. Implantar un buen sistema de cobros protege la liquidez y refuerza la estabilidad del negocio. Si todavía no has definido un protocolo claro para prevenir y recuperar impagos, es el momento de hacerlo. Automatiza los procesos y protege tu tesorería, mantén tus registros al día y actúa con previsión. Cada factura cobrada a tiempo es una garantía más de que tu empresa avanza con paso firme.