Comparativa entre gestión manual y automatizada de cobranzas

¿Qué tan diferente es encargarse de la gestión de cobranzas de forma manual que automatizada? ¡Mucho! Y es que con un sistema de gestión de cobranza el trabajo de tus gestores puede mejorar considerablemente. Además, el uso de estos programas informáticos también representa un ahorro tanto al corto como al mediano y largo plazo. Esto se debe a que se ahorran costos operativos, lo que permite una reducción de hasta el 75% en este campo. 

Veamos con más detalle las principales diferencias entre ambos tipos de gestión de cobranzas.

¿Qué vas a encontrar en este texto?

Predisposición a errores humanos frente a eficiencia en la subida de datos

Horas hombre invertidas en tareas rutinarias versus optimización del tiempo y reducción de costos

Productividad estándar versus mejora en la productividad basada en datos

Predisposición a errores humanos frente a eficiencia en la subida de datos

Por muy calificados que estén los gestores de cobranza, pueden cometer errores en procesos repetitivos y manuales que deriven en serios problemas para una empresa. Por ejemplo, registrar con un cero menos una cuenta por cobrar puede afectar gravemente los informes financieros, llevar a errores en el seguimiento de las deudas y afectar la relación con los clientes. Este es solo una muestra de cómo un error por realizar la cobranza con métodos manuales puede ser nocivo para la gestión.

En contraste con este escenario, los sistemas automatizados de gestión de cobranzas están diseñados para minimizar estos riesgos de varias formas. Inicialmente, la información de las facturas se sube y se procesa automáticamente, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos y, por lo tanto, minimizando los errores asociados con la captura incorrecta de información.

Por otro lado, cada vez que un usuario realice un pago, el sistema actualiza automáticamente el estado de la cuenta correspondiente. Esto asegura que la información sobre los pagos y saldos pendientes esté siempre al día y refleja con precisión el estado de cada cuenta. Además, los sistemas automatizados aplican controles de calidad en tiempo real, verificando que todos los registros y transacciones cumplan con las políticas establecidas y alertando a los usuarios sobre posibles inconsistencias o errores.

Horas hombre invertidas en tareas rutinarias versus optimización del tiempo y reducción de costos

Otra diferencia entre la gestión de cobranza manual y la automatizada es el tiempo y los recursos invertidos en cada enfoque. En el caso de la gestión manual, se requiere una cantidad significativa de horas hombre para manejar una cartera. Aquí, los gestores deben realizar tareas repetitivas como el seguimiento de pagos, el envío de recordatorios y la actualización de registros, lo que demanda un esfuerzo constante y extenso.

Este enfoque también implica la necesidad de contratar más personal para cubrir todas las tareas de cobranza, especialmente cuando la base de datos de clientes es considerable. Además, la carga de trabajo puede resultar en una disminución en la capacidad para contactar a todos los clientes de manera oportuna y efectiva.

Por otro lado, en una gestión automatizada, la tecnología optimiza el tiempo y reduce los costos operativos. Los sistemas automatizados gestionan de manera eficiente las tareas rutinarias, como la generación y envío de recordatorios de pago, la actualización de registros y el seguimiento de las cuentas, lo que permite a los gestores concentrarse en actividades más estratégicas. La automatización también elimina la necesidad de incrementar el personal para manejar grandes volúmenes de cuentas, ya que el sistema puede gestionar simultáneamente múltiples tareas con precisión y rapidez. Esto no solo ahorra tiempo y reduce costos, sino que también mejora la eficacia en la gestión de cobranzas al asegurar que los procesos se realicen de manera consistente y eficiente.

Productividad estándar versus mejora en la productividad basada en datos

A las diferencias mencionadas, podemos agregar el hecho de que, en la gestión manual, es difícil detectar a tiempo cuentas que han caído en mora y, aún más complicado, identificar cuentas con predisposición a caer en morosidad. El tiempo que un gestor necesitaría para analizar y detectar estos indicadores sería considerable, lo que lo distraería de otras actividades importantes.

Sin embargo, este no es un problema en la gestión de cobranzas digitalizada. Al utilizar software automatizado, se pueden obtener indicadores clave de la cartera en tiempo real a través de un dashboard ordenado y claro. Además, estos sistemas ofrecen análisis predictivo del comportamiento de la cartera, permitiendo que los gestores sean notificados de cuentas con predisposición a morosidad antes de que se conviertan en un problema serio.

La inteligencia artificial (IA) integrada en estas plataformas también facilita la definición de estrategias para contactar a los clientes, mejorando la tasa de recuperación. Por ejemplo, la IA puede recomendar el medio de contacto preferido por el cliente y la hora óptima para realizar la llamada. Esto permite al gestor comunicarse de manera más efectiva, logrando una mayor tasa de respuesta y obteniendo información sobre la causa de la morosidad. Con esta información, el gestor puede ofrecer soluciones personalizadas y establecer nuevos compromisos de pago, optimizando la recuperación de las cuentas por cobrar.